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오피스 환경 전반의 컨설팅을 진행하다 보면, “ 직원들의 소통이 조금 더 원활하게 이루어지는 환경을 만들고 싶다 “라는 담당자님들의 의견을 많이 듣습니다. 실제로 최근 많은 기업들의 업무 형태를 보면 “ 혼자 하는 일 “에서 “ 여럿이 함께 하는 일 “ 로 업무의 형태가 바뀌고 있고, 이런 협업의 필요성을 인지한 회사들은 협업이 강조되는 업무환경으로 환경을 꾸미고 있습니다.  

그럼 이런 협업이 잘 이루어지는 사무환경이란 무엇일까요? 단순히 막혀있던 개인 자리의 파티션을 제거하고, 회의실을 만들어 주는 것일까요? 대부분의 기업에서는 기존의 업무공간 형태는 유지하며 회의실 몇 개만을 확보하는 것에서 그치기에, 공간이 마련되어 있음에도 잘 활용되지 못하고 직원들은 회의공간이 부족하다는 불편함을 호소하고 있습니다. 그럼 사무공간 내에서 원활한 협업이 이루어질 수 있도록 어떻게 협업 공간을 확보하는 것이 좋을까요?

• 업무 형태에 맞는 회의실 크기를 계획하라

많은 기업에서 사무환경을 계획할 당시 자신들의 업무 형태를 고려하지 않고, 일반적인 사무환경에 배정되는 < 대회의실 / 중규모 이상의 회의실 > 등을 획일적으로 배치하는 경우가 많습니다. 실제로 공간의 구획이 줄고, 사무집기를 여러 곳에 배치할 필요가 없어 단기간에는 효율적이라고 보일 수 있습니다. 하지만, 이는 필요 이상의 크기에서 오는 부담감으로 대회의실의 사용은 줄고, 직원들의 협업을 방해하는 요소가 될 수 있습니다.

많은 기업들의 업무 형태를 보았을 시 4~8인 정도의 회의 규모가 가장 많습니다. 4~8인의 경우 그에 맞게 회의실을 작게 구획하는 것이 좋습니다. 16m^2 정도의 공간이면 인원이 필요한 가구와 미디어 장비를 설치하기에 충분한 크기입니다. 또한 2~3인의 소규모 회의가 많은 경우라면, 굳이 공간을 구획하기 보다 테이블을 분리하는 것이 좋습니다. 쉽게 생각할 수 있는 휴게공간과 같은 오픈된 공간에서 여러 개의 테이블을 세팅하고 이동이 가능한 ” 독립형 디스플레이 거치대 “를 설치하여, 미디어 자료가 필요한 팀에서 자유롭게 활용 가능하고 다수의 회의를 진행할 수 있도록 고려하는 것이 좋습니다. 실제로 대부분의 회의가 30분 내외로 끝나는 점을 고려할 때 이런 작은 규모의 회의는 여러 팀의 회의를 대응할 수 있다는 점에서 사무공간을 효율적으로 활용할 수 있는 좋은 방법이 될 수 있습니다.

•  IT 기기를 적극적으로 활용하라

최근 업무 형태를 분석하면, 자료를 출력하여 공유하던 방식보다 개인의 노트북이나 태블릿을 활용하여 화면에 자료를 공유하여 업무가 진행되는 경우가 많습니다. 그로 인해 간단한 회의는 자신의 자리에서 모니터를 보며 이루어지기도 하고, 회의실에서는 빔 프로젝터나, 무선으로 자료가 화면에 송신되는 장비를 사용하기도 합니다.

실제로 많은 오피스용 가구들이 이러한 요구 사항을 반영하여 < 배선 및 충전 기능이 내포 > 되어 있거나, 협업 솔루션을 위해 < 노트북 및 태블릿의 화면을 버튼 하나로 쉽게 전송 가능한 장비 > 그리고 < 모니터를 이동하며 사용할 수 있는 이동형 가구 > 등이 출시되고 있습니다. 회의의 준비 시간을 단축시키고, 유연하게 여러 공간에서 장비를 활용할 수 있다는 점에서 사무공간 어디에서는 협업이 이루어지고 공간을 효율적으로 활용하는 스마트한 업무 환경을 구성할 수 있습니다.

 

• 휴게 공간을 적극 활용하라

사무공간의 크기가 충분하다면 ” 휴게공간 ” 과 ” 회의공간 ” 을 별도로 구획하는 것이 좋습니다. 하지만, 공간의 크기에 한계가 있다면 ” 휴게공간 ” 을 단순히 휴식을 취하는 공간에서 < 업무, 지식공유, 협업 > 등이 일어날 수 있는 < 소통이 일어나는 공간 >으로 계획하는 것이 좋습니다. 기본적인 탕비기구를 설치하고, 직원들이 휴식할 수 있는 공간으로 활용하지만, 테이블의 한편에 모니터를 설치하거나 ” 스탠드형 테이블 ” 을 곳곳에 두어 간단한 미팅이나 접객 공간으로 활용할 수 있도록 유도하는 것이 좋습니다.

실제로 많은 기업에서 업무공간 중간에 이러한 다기능의 공간을 설치하여 ” 캐주얼한 업무 미팅 ” 장소로 활용하고 있습니다. 또한 직원들이 조금 더 편안한 분위기에서 다양한 아이디어를 이끌어 낼 수 있는 < 아이디어 회의 > 공간으로도 많이 활용되고 있습니다.

사무환경을 구성하는 다양한 요소 중 < 협업공간 >에 대한 이야기를 해보았습니다. 단순히 회의가 일어나는 공간이라고만 생각할 수 있지만, 기업의 성향이 반영되어 있고, 원활한 협업을 진행할 수 있는 공간의 마련은 일의 능률과 생산성 향상에 큰 영향을 미칩니다. 편안한 환경에서 직원들은 만족감을 느끼고, 그러한 만족감은 창의적인 아이디어와 원활한 업무 진행으로 이어집니다. 단순히 공간만을 구획할 수도 있지만, 직원들의 업무환경 만족도 상승과 능률 상승을 고려해 협업 공간을 계획해 보는 것도 좋을 것 같습니다.

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.
새롭게 사업을 시작하는 사람들에게 가장 중요한 요소 중 하나는 구성원들의 의견을 공유하고 업무에 집중할 수 있는 사무공간일 것입니다. 하지만, 새롭게 사업을 시작하는 스타트업에게 공간에 대한 투자는 부담스러운 것이 사실인데요. 이런 부분에서 조금이나마 부담을 덜 수 있는 방안으로 선택하는 것이 < 코워킹 스페이스 >입니다.

이전의 < 코워킹 스페이스 >란, “특정 조직에 소속되지 않은 개인이나 전무 지식인이 공간만이 아닌 지식과 노하우, 업무 형태를 공유하며 서로 상생하는 공간을 지칭” 하는 용어였습니다. 그와 유사한 개념의 < 소호 (SOHO) > 의 경우 “ 회의실이나 사무기기 같은 공용 공간만을 함께 사용하는 소형 사무실을 의미 ” 했고요. 하지만, 최근 이 두 공간의 장점이 섞여 쾌적한 공용공간을 공유하며, 필요에 의해 서로 다른 스타트업끼리 자유로운 소통이 되는 공간을 일반적인 < 코워킹 스페이스 > 라 부르며 진화하고 있습니다.

• 코워킹 스페이스의 장점

그럼 이런 < 코워킹 스페이스 > 의 장점은 무엇일까요? 스타트업을 운영하다 보면 생기는 심리적인 불안감이나, 유능한 인재 채용에 많은 어려움을 겪을 수 있습니다. 혼자 또는 소수가 운영해야 하다 보니 각종 사무환경 인프라의 물리적 어려움이 생기고, 문제 해결을 위한 조언이나 지식공유가 어려운 데서 오는 고립감이 심리적인 불안감으로 이어지는 것인데요.

여러 사람과 함께 공간을 사용하는 < 코워킹 스페이스 >에서 시간을 보내다 보면, 자신의 구성원이 아닌 사람과도 다양한 교류가 가능하고 어느 정도 갖추어진 인프라 시설을 공유해서 사용하다 보니 물리적인 부담감이 줄어들 수도 있습니다.

또한, 다양한 분야의 사람들이 모여 함께 일하는 공간이다 보니, 자신의 팀에서 하기 힘든 한계점을 다른 팀에 제안하여 함께 풀어나갈 수 있는 협업의 기회도 발생하기 때문에 회사 성장에도 긍정적인 기여를 할 수 있습니다.

• 코워킹 스페이스의 단점

다양한 소통이 발생하고, 안정적으로 인프라 시설을 이용할 수 있다는 장점은 최근 급격히 늘어나는 < 코워킹 스페이스 > 의 숫자만 보더라도 충분히 실감할 수 있습니다. 하지만, 이러한 공간이 모든 업무환경에 적합한 것은 아닙니다.

“ 아이디어와 속도 “가 회사의 성패를 좌지우지할 수 있는 스타트업 분야에서는 < 보안이나 집중적인 업무가 필요 >한 경우가 많습니다. 함께 사무실을 공유하다 보니 보안에 대한 취약점과 이용 시간의 한계, 공간 사용의 제약이 있을 수 있습니다. 회의실과 휴게공간을 공유하다 보니, 회의가 많은 기업은 불편함을 느낄 수 있고, 성향이 다른 다양한 사람들이 모여있다 보니, 조용한 휴식을 취할 수 없는 경우도 발생할 수 있습니다.

최근에는 24시간 운영이나, 금고 사용 등 < 코워킹 스페이스 > 의 단점을 보완하기 위한 다양한 옵션이 제안되고 있지만, 추가 비용의 발생으로 최소비용으로 사무환경을 운영하고자 하는 스타트업에게 오히려 부담으로 다가올 수 있습니다.

• 기업에 적합한 공간 선택

세계적으로 < 코워킹 스페이스 > 의 숫자는 매년 36% 성장세를 보이며 늘어나고 있습니다. 국내에도 < 구글 캠퍼스 / Wework > 을 포함한 다양한 코워킹 스페이스가 운영되고 있고요. 다양하게 생겨난 만큼 각 브랜드별 위치별 가격차이와 서비스도 다양한데요.

소통을 중심으로 다양한 이벤트와 컨퍼런스가 개최되는 공간도 있고, 보안을 중시하여 철저하게 개인 사무실로 운영되는 곳도 있습니다. 하지만, 모든 < 코워킹 스페이스 > 가 이러한 조건을 충족하고 있는 것은 아니기에, 사진에서 보이는 화려한 이미지와 달리 공간은 사용자들의 편의가 결여되어 있을 수도 있고, 공용공간 사용이 익숙지 않은 구성원들에게는 불편함을 줄 수 있습니다.

직원들의 업무환경을 개선하는 것이 업무 효율과 성과에 영향을 주고 이를 인지하여 다양한 회사에서 사무환경 개선 및 리모델링을 추진합니다. 상대적으로 자금 운용 상 뛰어난 사무환경을 제공하기 위한 대체 방안으로 스타트업이 선택하는 하나의 업무환경이 < 코워킹 스페이스 >이고요.

다양한 소통과 사무환경 운영의 부담을 덜 수 있어 많은 스타트업에게 각광받고 있는 < 코워킹 스페이스 > 장점이 많은 만큼 감수해야 할 부분도 있는 것이 사실입니다. 사무공간을 선택 전 자신들의 기업 문화와 특성을 파악한 후 전문가와 상담 후 공간을 결정할 것을 추천드립니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru