[사무환경 가이드] 협업이 잘 이루어지는 회사의 비밀은?

오피스 환경 전반의 컨설팅을 진행하다 보면, 직원들의 소통이 조금 더 원활하게 이루어지는 환경을 만들고 싶다 “라는 담당자님들의 의견을 많이 듣습니다. 실제로 최근 많은 기업들의 업무 형태를 보면 혼자 하는 일 “에서 여럿이 함께 하는 일 로 업무의 형태가 바뀌고 있고, 이런 협업의 필요성을 인지한 회사들은 협업이 강조되는 업무환경으로 환경을 꾸미고 있습니다 

그럼 이런 협업이 잘 이루어지는 사무환경이란 무엇일까요? 단순히 막혀있던 개인 자리의 파티션을 제거하고, 회의실을 만들어 주는 것일까요? 대부분의 기업에서는 기존의 업무공간 형태는 유지하며 회의실 몇 개만을 확보하는 것에서 그치기에, 공간이 마련되어 있음에도 잘 활용되지 못하고 직원들은 회의공간이 부족하다는 불편함을 호소하고 있습니다. 그럼 사무공간 내에서 원활한 협업이 이루어질 수 있도록 어떻게 협업 공간을 확보하는 것이 좋을까요?

 
  • 업무 형태에 맞는 회의실 크기를 계획하라

많은 기업에서 사무환경을 계획할 당시 자신들의 업무 형태를 고려하지 않고, 일반적인 사무환경에 배정되는 < 대회의실 / 중규모 이상의 회의실 > 등을 획일적으로 배치하는 경우가 많습니다. 실제로 공간의 구획이 줄고, 사무집기를 여러 곳에 배치할 필요가 없어 단기간에는 효율적이라고 보일 수 있습니다. 하지만, 이는 필요 이상의 크기에서 오는 부담감으로 대회의실의 사용은 줄고, 직원들의 협업을 방해하는 요소가 될 수 있습니다.

많은 기업들의 업무 형태를 보았을 시 4~8인 정도의 회의 규모가 가장 많습니다. 4~8인의 경우 그에 맞게 회의실을 작게 구획하는 것이 좋습니다. 16m^2 정도의 공간이면 인원이 필요한 가구와 미디어 장비를 설치하기에 충분한 크기입니다. 또한 2~3인의 소규모 회의가 많은 경우라면, 굳이 공간을 구획하기 보다 테이블을 분리하는 것이 좋습니다. 쉽게 생각할 수 있는 휴게공간과 같은 오픈된 공간에서 여러 개의 테이블을 세팅하고 이동이 가능한 ” 독립형 디스플레이 거치대 “를 설치하여, 미디어 자료가 필요한 팀에서 자유롭게 활용 가능하고 다수의 회의를 진행할 수 있도록 고려하는 것이 좋습니다. 실제로 대부분의 회의가 30분 내외로 끝나는 점을 고려할 때 이런 작은 규모의 회의는 여러 팀의 회의를 대응할 수 있다는 점에서 사무공간을 효율적으로 활용할 수 있는 좋은 방법이 될 수 있습니다.

  •  IT 기기를 적극적으로 활용하라

최근 업무 형태를 분석하면, 자료를 출력하여 공유하던 방식보다 개인의 노트북이나 태블릿을 활용하여 화면에 자료를 공유하여 업무가 진행되는 경우가 많습니다. 그로 인해 간단한 회의는 자신의 자리에서 모니터를 보며 이루어지기도 하고, 회의실에서는 빔 프로젝터나, 무선으로 자료가 화면에 송신되는 장비를 사용하기도 합니다.

실제로 많은 오피스용 가구들이 이러한 요구 사항을 반영하여 < 배선 및 충전 기능이 내포 > 되어 있거나, 협업 솔루션을 위해 < 노트북 및 태블릿의 화면을 버튼 하나로 쉽게 전송 가능한 장비 > 그리고 < 모니터를 이동하며 사용할 수 있는 이동형 가구 > 등이 출시되고 있습니다. 회의의 준비 시간을 단축시키고, 유연하게 여러 공간에서 장비를 활용할 수 있다는 점에서 사무공간 어디에서는 협업이 이루어지고 공간을 효율적으로 활용하는 스마트한 업무 환경을 구성할 수 있습니다.

 

  • 휴게 공간을 적극 활용하라

사무공간의 크기가 충분하다면 ” 휴게공간 ” 과 ” 회의공간 ” 을 별도로 구획하는 것이 좋습니다. 하지만, 공간의 크기에 한계가 있다면 ” 휴게공간 ” 을 단순히 휴식을 취하는 공간에서 < 업무, 지식공유, 협업 > 등이 일어날 수 있는 < 소통이 일어나는 공간 >으로 계획하는 것이 좋습니다. 기본적인 탕비기구를 설치하고, 직원들이 휴식할 수 있는 공간으로 활용하지만, 테이블의 한편에 모니터를 설치하거나 ” 스탠드형 테이블 ” 을 곳곳에 두어 간단한 미팅이나 접객 공간으로 활용할 수 있도록 유도하는 것이 좋습니다.

실제로 많은 기업에서 업무공간 중간에 이러한 다기능의 공간을 설치하여 ” 캐주얼한 업무 미팅 ” 장소로 활용하고 있습니다. 또한 직원들이 조금 더 편안한 분위기에서 다양한 아이디어를 이끌어 낼 수 있는 < 아이디어 회의 > 공간으로도 많이 활용되고 있습니다.

사무환경을 구성하는 다양한 요소 중 < 협업공간 >에 대한 이야기를 해보았습니다. 단순히 회의가 일어나는 공간이라고만 생각할 수 있지만, 기업의 성향이 반영되어 있고, 원활한 협업을 진행할 수 있는 공간의 마련은 일의 능률과 생산성 향상에 큰 영향을 미칩니다. 편안한 환경에서 직원들은 만족감을 느끼고, 그러한 만족감은 창의적인 아이디어와 원활한 업무 진행으로 이어집니다. 단순히 공간만을 구획할 수도 있지만, 직원들의 업무환경 만족도 상승과 능률 상승을 고려해 협업 공간을 계획해 보는 것도 좋을 것 같습니다.

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