결혼에 대한 재미있는 농담이 있다.

Q)결혼하면 좋은 점은 무엇인가요? A) 집에 항상 누가 있는거죠. Q) 그럼 안 좋은 점은 무엇인가요? A) 그것도 집에 항상 누가 있는거죠.

자율 근무의 장단점도 마찬가지다. 같은 사무실에 모여서 일하지 않는 것이 장점인 동시에 단점이다. 2019년 우리는 그 단점을 극복하기 위해 ‘가상의 사무실’을 온라인에 만드는데 집중했고, 그중 성과를 거둔 내용을 공유한다.

(1) 가상의 개인 책상

사무실에 있는 동료의 책상에서 우리는 간접적으로 많은 정보를 얻을 수 있다. 다른 사람이 요즘 어떤 일에 집중하고 있는지 알 수 있고, 내가 알면 좋을 최신 정보를 책상에 놓인 책이나 보고서에서 얻을 수도 있다. 하지만 자율 근무 방식에서 이런 정보 교류는 태생적으로 불가능하다.

우리는 이 문제를 개선하기 위해 회사 내의 문서 기본 작성 도구를 ‘구글 드라이브’에서 ‘노션’으로 옮겼다. 구글 드라이브와 달리 노션은 기본적으로 작성되는 모든 문서에 전체 구성원들이 접근할 수 있고, 업데이트 된 문서 목록을 별도로 모아볼 수도 있다. 구성원들이 어떤 작업을 하고 있는지 넌지시 알 수 있는 방법이 생기는 것이다.

또 팀 단위로 작성하는 문서가 모이는 공간 외에, 각 구성원들이 자유롭게 쓸 수 있는 개인 공간을 별도로 부여했다. 이것을 통해 개인이 작성하는 자잘한 문서로 인한 방해를 줄이는 동시에 개인의 작업 자유도를 보장할 수 있었다.

(2) 가상의 회의실

회의는 혼자가 아니라 팀 단위로 일할 때 발생하는 아주 중요한 활동이다. 회의 자체의 내용도 중요하지만, 회의실에 모여 있는 사람들과 그들의 대화로 회의에 참여하지 않은 사람도 조직이 어떤 방향으로 흘러가고 있는지 감을 잡을 수 있다.

로켓펀치는 업무 대화는 ‘슬랙’을, 화상 회의는 ‘스카이프’를 사용하고 있었다. 스카이프가 슬랙보다 화상 회의 성능이 더 좋았기 때문이다. 하지만 이로 인해 두가지 문제가 발생했다.

1. 누가 회의를 하고 있는지 알 수 없다. (즉, 어떤 사람이 회의 중일 때 업무 때문에 찾게 되는 경우가 생긴다)
2. 회의를 하자고 한 후, 스카이프에서 다시 채팅방을 만들어야 한다.

팀 내의 슬랙 사용을 살펴보자 다른 문제도 파악할 수 있었다. 바로 슬랙 내에서 공유되는 모든 대화 중 90%가 1:1 대화로 이루어지고 있었던 것이다.

‘1:1 대화 비중이 높은 것’, ‘회의를 하는 사람들끼리만 어떤 회의를 하고 있는지 아는 것’ 모두 커뮤니케이션 직접 참여자들에게 큰 문제는 없지만, 다른 구성원들에게 간접적인 정보 전달은 불가능하기 때문에 조직 전체의 커뮤니케이션 비용을 크게 상승 시키게 된다.

우리는 이 문제를 극복하기 위해 모든 회의는 슬랙 내 공개 채널에서 시작해서 필요한 사람들을 초대하는 방식으로 변경했다.

또 업무 대화에 있어서 1:1 대화 대신 공개 채널 대화를 하는 문화가 정착 되도록 많은 노력을 쏟았다.

(3) 가상의 휴게공간

사무실에서 사람들이 많이 오고 가는 휴게실, 엘리베이터 앞, 화장실 앞 등은 회사 구성원들에게 전달하고 싶은 정보를 은근히 전달하기 참 좋은 공간이다. 이런 공간에 붙여둔 게시물은 구성원들이 잊지 말아야 할 제품 개발 철학이나 회사의 올해 중요한 목표를 은근히, 반복적으로 전달하는 효과적인 수단이 된다.

우리는 물리적 공간이 없는 상태에서 이런 은근한 정보 전달 방법을 고민했고, 업무를 위해 항상 보는 슬랙 채널 토픽, 노션 페이지 제목 하단을 활용하기로 했다.

로켓펀치 팀이 2019년 이런 과정을 통해 완성한 자율근무의 커뮤니케이션 원칙은 ‘더 자주 공유하되, 방해를 줄이고, 비언어 커뮤니케이션을 고려하기’다. 우리는 이 원칙을 구체적으로 실천하기 위한 ‘사무실 없이 일 잘하는 법 – 자율 근무 문화 가이드북’을 만들었고 누구나 참고할 수 있도록 공개한다. 우리와 비슷한 길을 가는 모든 조직들에게 작은 도움이 되기를 희망한다.

• 사무실 없이 일 잘하는 법 – 로켓펀치의 자율 근무 문화 가이드북

<함께보기>

• 새 시대의 ‘일과 삶의 균형에 대하여’
• 로켓펀치의 자율 근무 문화 (2017년)
• 로켓펀치의 자율 근무 문화 (2018년) – 축구팀보다 많은 수의 사람들이 사무실 없이 일하는 방법
• 조직의 실행 속도를 높일 수 있는 천억짜리 조언 – 당근마켓 김재현 대표님과의 대화 : 2019년 로켓펀치의 조직 문화 개선에 많은 도움을 얻은 당근마켓 김재현 대표님과의 대화를 정리한 글

사무실도 없고, 정기적인 오프라인 회의도 없고, 그렇다고 언제부터 언제까지는 업무를 위해 온라인 상태여야 한다는 규정도 없이 일하는 로켓펀치도 처음에는 보통의 회사들과 비슷한 업무 시스템을 가지고 있었다. 우리가 어떻게 이런 업무 시스템으로 변신할 수 있었는지, 그리고 2년 간 그 시스템을 유지하는 과정에서 무엇을 배웠는지 공유하려고 한다.

원격 근무? 자율 근무!

로켓펀치 팀은 2년째 이렇게 일하고 있다

1. 고정된 사무실 없이 각자가 원하는 공간에서 일한다.
2. 정해진 업무 시간 없이 각자가 원하는 시간에 일한다. 팀이 달성해야 하는 큰 목표가 설정되면, 그 공동의 목표를 달성하기 위한 각자의 업무와 일정은 스스로 정한다.
3. 언제부터 언제까지 어디로 출근해서 얼마동안 일해야 한다는 규정이 없기 때문에, ‘휴가 일수 / 반차 / 근태 / 초과 근무’ 같은 복잡한 규칙도 없다. 각자 할 수 있는 만큼 최선을 다해 일하고, 쉬어야 할 만큼 적절히 쉰다.
4. 회사의 시스템은 각 구성원을 관리하는 것이 아니라, 최고의 생산성을 달성할 수 있도록 돕는 것을 목표로 한다. 업무 효율성을 높일 수 있는 도구에 투자하는 것을 아까워하지 않고, 구성원들이 온전히 일에 에너지를 쏟을 수 있는 복지를 제공한다. (로켓펀치 팀이 업무효율을 향상시키는 방법 – 가사서비스)

로켓펀치가 일하는 이 방식은, 원하는 곳에서 일할 수는 있지만 사무실에 며칠은 출근을 해야 하거나, 언제부터 언제까지는 업무 상태여야 한다는 보통의 ‘원격 근무’와 다른 방식으로 우리는 이것을 ‘자율 근무‘라 부른다. 원격 근무는 ‘일하는 공간을 선택할 수 있다’는 ‘사무 공간의 자유 개념에 기반’하고 있지만, 우리의 자율 근무 방식은 ‘내 삶은 내가 결정한다’라는 ‘개인 삶의 자유라는 더 넓은 개념에 기반’하고 있기 때문이다. (새 시대의 ‘일과 삶의 균형’에 대하여)

자율 근무 문화를 지키기 위한 업무 시스템과 규칙

우리는 이런 자유를 지키며 좋은 결과를 만들기 위해서는 반드시 적절한 업무 시스템이 뒷받침 되어야 한다는 것을 배웠다. 우리는 서로 마주하지 않은 상태에서도 일이 진행할 수 있는 있는 시스템을 만들었고, 그 시스템을 운영하면서 발생하는 비효율을 제거하기 위한 규칙을 만들었다.

A. 마주하지 않은 상태에서 일을 진행하기 위한 시스템

1. 공간을 기반으로 탄생한 불필요한 규칙의 제거

일반적인 회사에는 ‘출근 시간, 집중 업무 시간, 휴가 일수’처럼 공간을 기반으로 한 많은 규칙 있다. 우리는 가장 먼저 없앴다. 정해진 업무 공간과 시간 개념이 없는 조직에게 이런 규칙들은 적용 자체가 불가능하기 때문이다.

2. 클라우드 기반의 업무 자료 작성과 보관

특별한 이유가 없는 한 모든 문서는 클라우드 기반의 문서 도구로 작성하고 보관한다. 회사의 구성원 누구나 어떤 이슈에 관련된 가장 최종 문서를 찾을 수 있는 명확한 방법이 정해져 있다면, 어떤 문서에 대해서 누군가에 물어볼 필요가 없어진다. 이 문화는 한번 정착되고 나면 정말 엄청난 생산성 향상을 제공한다. (정말이다!) 우리는 새 문서 작성은 보통 구글 드라이브를 사용하고, 이미지 파일 등은 드랍박스에 저장한 후, 언제 어디서 접근 가능한 링크로 전달한다.

3. 생산성을 높일 수 있는 도구에 아낌없이 투자

로켓펀치 팀은 제품 개발에 GitHub, Slack, Trello, Zeplin, invision 같은 생산성 향상 도구를 적극적으로 사용하고 있다. 사무실 공간이 없어 절약되는 비용을 이런 도구에 적극적으로 투자하여 생산성을 높인다.

B. 마주하지 않은 상태에서 일을 진행했을 때 발생하는 문제를 줄이기 위한 규칙

아무리 좋은 시스템이 있더라도, 사람이 그것을 사용하는 과정에서 항상 어떤 문제가 발생하기 마련이다. 우리는 우리가 만든 시스템을 사용하면서 문제를 발견했고, 이를 줄일 수 있는 규칙들을 만들었다.

1. 어떤 일에 대한 가장 중요한 이슈를 초창기에 해결하는 문화

• 문제 현상 : 특히 제품 개발에서, 방향을 결정할 수 있는 중요한 이슈들이 초창기에 결정되지 않으면, 결과물 불확실성이 커지는 현상이 발생한다. 이것은 거의 모든 회사 조직이 고민하는 문제이긴 하나, 비대면 커뮤니케이션 상황에서는 이 문제가 특히 부각될 가능성이 높다. 서로 마주치며 현상을 파악하고 의견을 주고받을 수 있는 기회가 현저히 적기 때문이다.
• 해결을 위한 규칙 : 기획 문서건 디자인 파일이건 초기 개발 버전이건, 구체적인 내용을 파악할 수 있는 초기 버전을 최대한 빨리 구성원들에게 보여주려고 노력한다. 이 결과물을 공유할 때, 결과물의 질도 물론 중요하지만, ‘시간에 결과물을 맞춘다’는 관점을 유지한다.

2. 목적과 대상을 명확히 지정하는 커뮤니케이션

• 문제 현상 : 대부분 대면 커뮤니케이션이 아니므로, 대상을 정확히 지칭해서 이야기 하지 않는 경우, 그 대상이 스스로 답변을 해야 하는지 인지하지 못하는 현상이 발생한다. 이는 특히 업무 메신저의 공용 채널이나 팀 내 다수를 대상으로 발송하는 이메일, 많은 사람들이 엮여 있는 프로젝트 도구 항목에서 자주 발생한다.
• 해결을 위한 규칙 : 공용 채널 메시지나 다수의 수신인이 있는 이메일을 작성할 때 반드시 답변을 해야 하는 사람이 있거나 답변이 필요한 기한이 있다면 이를 명확히 언급한다. 대상이 답변을 줘야 하는 요소에 대하여 명확히 언급할 때는 각 항목에 대해서 ID를 할당해서 답변 대상이 답변하기 용이하도록 한다.

3. 커뮤니케이션에 대한 최대한 빠른 피드백

• 문제 현상 : 위에서 언급한 문제 현상 2와 관련하여, 실무 작업자가 답변을 받지 못하여 작업이 멈추는 현상이 드물지 않게 발생한다. 역시 모든 회사 조직에서 발생할 수 있는 문화지만, 오며가며 물어보거나, 옆자리에 앉아 있는 사람에게 물어볼 수 없는 원격 환경에서 더 심각한 문제가 될 가능성 높아진다.
• 해결을 위한 규칙 : 내가 답변을 해야 한다고 지칭된 이슈에 대하여는 24시간 내에 답변을 하도록 노력한다. 내가 어떤 이슈에 대하여 ‘의견이 없거나, 동의하는 상태’라도 확인했다는 메시지는 전달한다.

로켓펀치의 자율 근무 시스템에 대하여 ‘정말 그렇게 일이 되나요?’라고 물어보는 분들이 계시지만, 생각해보시라. 우리가 사무실에서 일을 할 때도 대부분의 커뮤니케이션은 온라인에서 처리되고 있고, 오프라인에서 이루어지는 업무 커뮤니케이션도 결국 디지털화가 되어야 한다.

사무실에서 일한다면, 웹사이트에 문제를 발견했을 때 옆에 앉은 개발자에게 ‘이거 문제 있는 것 같아요’라고 불러서 편할 것 같기도 있지만, 이는 그 동료의 집중을 방해하는 행위가 될 가능성이 높으며, 그 처리를 위해서는 결국 그 이슈는 ‘업무 목록 시스템’에 등록이 되어야 한다.

원격 근무 도입을 실패했다는 조직의 이야기를 들어보면, 원격 근무에 기존 사무실 근무 환경에서 만들어진 시스템이나 문화를 적용하려고 하다가 발생한 문제가 대부분이다.

‘우리는 직접 대면하지 않고 일을 처리하는 조직’이라는 큰 가정을 가지고 시스템을 만들어가면 시간과 공간에 얽매이지 않으면서도 높은 생산성을 달성하는 조직을 만들 수 있다.

<함께 보기>

• 새 시대의 ‘일과 삶의 균형에 대하여’
• 로켓펀치의 자율 근무 문화 – 2018년 : 축구팀보다 많은 수의 사람들이 사무실 없이 일하는 방법