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[사무환경 가이드] 스마트오피스 성공기업, 무엇이 다른가?

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

최근 국내 내로라하는 기업을 포함해, 중소기업 스타트업 등 다양한 분야에서 회사의 분위기 쇄신이나 업무 효율 증진을 이유로 “ 스마트 오피스 “를 도입하고 있습니다. 하지만 모든 일이 그렇듯 기존의 것에서 획기적으로 변화하는 것에는 부작용이 따라오기 마련입니다. 특히나 지정좌석제에 익숙하고 사무실에 머무는 시간이 길어, 자신의 자리를 꾸미기까지 하는 국내의 사정은 더할 텐데요. 지정 자리는 아니라지만, 변하지 않은 회사 업무방식이나 회의 수직적인 문화에서는 이러한 갑작스러운 변화는 오히려 업무 스타일을 파악하지 못한 불편만을 초래하게 됩니다.

실제 사무환경을 관리하고 개선해야 하는 기업의 총무나 구매팀에서도 윗선에서 내려온 “ 스마트 오피스 “ 구축에 대해 막막하다는 이야기를 많이 하시는데요. 표면적으로 가장 눈에 띄는 “ 자율 좌석제 “ 및 “ 높이 조절 책상 “ 그리고 가림막 없는 “ 오픈형 오피스 “ 등이 대부분의 기업에서 차용하는 “ 스마트 오피스 “의 모습입니다.

그럼 이러한 부작용을 줄이고 공간을 실제 사용하는 구성원들의 만족도를 높이려면 어떻게 해야 할까요? 국내에서도 “ 스마트 오피스 “로 대표되고, 꾸준히 유지하며 장점을 만들어가는 회사에서 그 단서를 찾아볼 수 있습니다.

 

마이크로소프트 코리아의 ” 기술력 “

기존 강남에 있던 사무실을 덕수궁 뷰가 보이는 위치로 옮기며, “ 마이크로소프트 코리아 “는 대대적인 사무실 변화에 들어갔습니다. 높았던 파티션을 낮추고, R&D 부서와 CSS 부서를 제외한 대부분의 자리를 자율좌석제로 변경하였으며, 시간의 구애를 받지 않고, 출퇴근 시간을 조율할 수 있도록 하였습니다. 이들 또한 처음 이러한 변화를 마주했을 때는 불편함과 익숙하지 않음에 많은 불만을 마주해야 했는데요. 놀랍게도 이러한 불만은 단시간에 해결되었습니다. 그 중심에는 마이크로소프트에서 개발하고 제공하고 있는 “ Pathway : 패스웨이 “라는 프로그램이 있었습니다. 그들은 팀원들이 떨어진 자리에서 근무를 하더라도 실시간으로 정보를 공유하고 의견 소통을 할 수 있도록 “ 클라우스 서비스인 윈도우 애저 와 스카이 드라이브 “를 제공하고 스카이프와 셰어포인트, 링크 (Lync) 그리고 소셜 서비스 야머(yammer)등을 활용하여 업무의 연속성과 효율적인 협업을 유도하였습니다.

많은 기업들이 이러한 인프라를 고려하지 않고, 기존의 전산망을 그대로 활용한 상태에서 좌석만을 자율좌석제로 변경하다 보니, 지정좌석제를 사용하던 때에 비해 이동의 불편함과 단점만이 부각이 된 것인데요. 실제자율좌석제를고민하고있는기업이라면영업직과같은특수한파트를제외하곤자신들의회사의이런서버와소프트웨어를우선확보하는것이좋습니다.

 

풀무원의 ” 기업문화 “

마이크로소프트 코리아만큼 국내에서 성공한 “ 스마트 오피스 “로 손꼽히는 회사가 있습니다. 바로 “ 풀무원 “인데요. 이들 또한 영업사원 태블릿 PC 지원 및 모바일 디바이스를 통한 스마트 워크 등 다양한 인프라를 확보했습니다. 하지만, 이들이 이렇게 성공적으로“ 스마트 오피스 “를 정착시킨 데에는 직원들을 먼저 생각한 회사의 변화가 있었습니다. 직급제의 폐지로 수직구조를 수평조직으로 바꾸고 양성평등을 위한 다양한 제도를 도입하였는데요.

이들의 가장 눈에 띄는 변화는 임원실의 다양한 활용이었습니다. 상대적으로 사무실에서 근무하는 시간이 적은 임원실은 불필요하게 크거나 많은 비용이 들어가기 일쑤였는데요. 이들은 과감히임원이 사용하지 않는 시간에는 구성원들이 “ 회의공간 “으로 활용할 수 있도록 공간을 변화시켰습니다. 사실 높은 위치에 있는 임원들에게는 자신의 공간을 공유한다는 것은, 쉬운 결정이 아니었을 텐데요. 회사의 변화를 위해 경연진부터 솔선수범하여 구성원들에게 많은 공감을 이끌어 내었다고 합니다. 또한 이들은 임신이나 육아 등으로 같은 업무환경에서는 육체적으로 정신적으로 피로한구성원들을 위해 신체 변화에 맞는 책상 ( 일반적인 일자형 책상이 아닌 배가 튀어나오더라도 충분히 편하게 사용할 수 있는 곡선형 책상을 도입 ) 을 도입하고, 높이 조절 데스크 및 동선 등을 분리함으로써 정신적으로 육체적으로 편안한 상태에서 업무를 진행할 수 있도록 하였습니다.

 

한국 전력의 ” 그린 오피스 “

스마트오피스로 변경 시에는 적응과 변화라는 불편함을 감수할만한 긍정적인 효과가 필요합니다. 위에 소개된 기업의 경우, 정신적, 신체적 만족감에서 오는 업무 효율 증진과 효율적인 협업 등을 생각해 볼 수 있을 텐데요. “ 한국전력 “의 스마트오피스 같은 경우 “ 경제적인 면 그리고 환경적인 면”에서 그 강점을 보이고 있습니다.

나주로 옮겨간 사옥은 직원들의 편의를 위해 다양한 인프라를 구축하고 자율좌석제로 인한 소통을 증진시킨 점은 위의 회사들과 유사합니다. 하지만, 회사의 특성에 맞게 그들은 전력 사용량을 줄이고 탄소 배출 감소 등에 기여하는 그린오피스를 함께 추구하였는데요. 사무실에서 전력을 많이 소비하는 “ PC 본체 “ 등을 대체하는 클라우드 기술을 적용하고, IoT 제어기술 등을 통해 사무실 내 OA 기기 및 조명의 전력 소모를 종전 대비 절반 이하로 줄였습니다. 또한 IoT 센서에 의해 에너지 사용량을 분석하고, 누전, 과열 개소 등을 즉시 파악해 불필요한 전력 낭비에도 대응할 수 있도록 하였습니다. 이는 업무 효율 증진 이외에도 전력 사용량을 줄이고 저탄소 그린오피스를 지향한다는 뚜렷한 목적이 있는 것으로 그들만의 스마트 오피스를 착실히 구현해 내고 있다고 할 수 있습니다.

위의 기업들은 같은 국내 기업이고 비슷한 시기에 스마트 오피스를 시작했지만, 꾸준히 성공적인 분위기를 유지하고 있습니다. 이는 외적인 것만을 추구하는 타 회사에 비해 확실히 “ 스마트오피스 “에 대한 구체적인 목표와 방향성을 설정하고 회사의 특성과 문화를 고려해 시행한 결과라 할 수 있는데요. 타 회사에서 진행하니 우리도 도입하자 식의 단편적인 생각보다 실제 공간을 사용하는 구성원들의 입장에서 생각하고 그들이 적응할 수 있는 기반을 마련하는 것이 먼저가 아닐까 생각됩니다.

만약 자신들의 업무환경에 “ 스마트 오피스 “를 구현하고자 한다면, 기업 문화와 상황, 목표를 정확히 파악 및 설정하여 장점으로 거듭날 수 있는 “ 스마트 오피스 “를 구현하시길 바랍니다.

 

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드]업무 효율을 높이는 3가지 변화

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

 많은 기업에서 업무 효율을 높이고 구성원들의 사무환경을 개선하기 위해 많은 노력을 기울입니다. 사옥 이전이나 공간의 리노베이션을 통해 실제 긍정적인 기업문화를 창출하는 기업도 많은데요, 이미 완성된 공간 안에서 정책이나 좌석의 변화만으로도 그 효과를 이루는 기업들도 있습니다. 좌석 활용의 방법이나 동선, 제도 개선을 통해 업무 효율을 높이는 3가지 방법을 알아보았습니다.

 

1. 기업 문화에 적합한 좌석제

국내의 대기업을 포함해 많은 회사에서 최근 사무환경 변화를 위해 가장 유력하게 고려하는 방법 중 하나가 “ 자율 좌석제 = 변동 좌석제 = 핫 데스킹 “ 일 것입니다. 지정된 자리가 아닌, 직원들의 선택에 의해 매일매일 자리가 변화하고, 이 변화를 통한 우연한 소통으로 창의적인 분위기는 물론 업무 소통을 높인다는 취지인데요.

이는 매일 출근하여 정리되어 있는 좌석 위에 자신의 짐을 세팅하며 새롭게 마음을 다지고, 특정한 자리에 고정되어 무료해지는 일상에 새로운 활력을 줌으로써 직원들의 생각을 조금 더 유연하게 생각할 수 있기 때문입니다. 또한 매일 변화하는 자리 속에 자연스레 여러 구성원들과 소통할 기회가 생기고 다양한 아이디어 및 활력을 증진시킬 수 있게 합니다.

하지만 확실히 이상적이고 이미 긍정적인 결과물을 얻은 회사가 있는 반면, 이러한 변화가 모든 기업에 적합한 것은 아닙니다. 실제로 자신이 자리를 선택할 수 있다면, 마주치기 껄끄러운 동료들과 거리를 두고 자리를 선택 후 이동을 하지 않는 경우가 발생해 오히려 팀 간의 소통이 떨어질 수 있습니다. 또한 상대적으로 새로운 시스템에 적응하지 못한 사람들에 의해 “ 특정 좌석 점유 현상 “ 이 발생할 수 있어 시스템 자체의 의미가 퇴색될 수도 있습니다.

이를 위해서는 업무 환경을 사전에 파악하고, 하루에 자리에서 업무를 보는 좌석 점유율 및 기업문화, 새로운 팀과의 자리공유로 인한 시너지 효과 등을 고려한 뒤 적합한 좌석제를 도입하는 것이 좋습니다.

 

2. 의도적인 동선의 중첩

동선은 업무 협업이나 집중도에 민첩한 관련이 있는 중요한 사항인데요. 국내 기업들은 업무에 따라 구성원들을 그룹 지어 클러스터를 형성하거나 층을 분리하여 팀 간 소통을 증진하고 집중 업무를 하도록 유도합니다. 하지만, 이는 다른 부서와의 단절 및 업무 소통에 어려움을 겪게 할 수도 있습니다.

이를 위해 서로 다른 업무를 진행하는 팀이라 할지라도, 이들이 자연스럽게 공유할 수 있는 공간을 만들어 주는 것이 좋습니다. 공간이 어렵다면 서로 자연스레 만날 수 있는 동선을 유도해주는 것도 좋은데요. 그 방법으로는 클러스터를 구성하되 의도적으로 오픈형 회의실을 함께 사용하도록 하거나, 벽 대신 유리를 통한 공간을 구성해 시각적으로 서로 소통할 수 있는 기회를 주는 것이 좋습니다. 공간이 수직적으로 단절되어 있는 경우, 수직 동선을 휴식이나 회의를 진행할 수 있는 공간으로 유연하게 구성하는 것이 좋고 탕비공간이나 휴식공간 등을 서로 다른 층에 위치시켜 의도적으로 직원들 간의 소통을 증진시킬 수 있습니다.

오피스 내에서든 밖에서든 의도치 않은 직원들 간의 교류와 소통은 실제 조직의 분위기는 물론 성과를 향상시킬 수 있음을 많은 회사들을 통해 알 수 있습니다. 만약 기업의 문화와 업무 상 “ 자유 좌석제 = 변동 좌석제 “ 가 적합하지 않다면, 이러한 의도적인 동선의 중첩을 통해 소통을 유도하는 것도 사무환경 변화에 좋은 방법입니다.

 

3. 스트레스를 줄여주는 요소의 도입

하루 평균 8시간을 일하는 직장인들의 경우, 오전의 출근할 때와 비교해 오후 퇴근할 때쯤의 스트레스 치수는 약 70%가 높다고 합니다. 이는 별다른 스트레스 해소 요소 없이 업무시간 내에 업무만을 진행하기 때문인데요. 정당한 대가를 받고 업무를 하는 것이 당연하지만, 스트레스가 높은 상태의 구성원들은 집중력을 포함해 창의력과 자발적인 업무 참여도가 15~20% 정도 낮을 수 있다고 합니다.

이를 위해, 많은 기업에서는 구성원들이 장시간 편안하고 스트레스가 낮은 환경에서 일할 수 있도록 많은 조치를 취하고 있습니다. 그중 이미 실천되고 있고, 그 효과가 입증된 두 가지 방법이 있습니다. 바로 애완동물과 함께 출근을 하거나 식물을 사무실 내에 배치하는 것입니다.

실제로 애완동물을 키우는 구성원들의 경우, 집에 혼자 있을 애완동물에 신경 쓰거나 식사 및 산책을 걱정할 필요가 없어지고, 더 많은 시간을 사무실에서 일할 수 있었습니다. 또한 애완동물이라는 공통된 관심사항으로 구성원들 간의 자연스러운 소통이 가능해졌고, 이로 인해 스트레스 치수도 10% 이상 감소하였습니다.

두 번째 방법은 식물을 배치하는 것입니다. 녹색식물을 추가하는 것만으로도 직원들의 정서적인 안정감이 높아지는데요. 이는 조경공간이 조성된 사무실은 직원들로 하여금, 회사가 구성원들의 사무환경을 고려하고 관리하고 있다는 인상을 주고, 소속감 및 자부심을 높여주어 공간의 친밀도를 증가시키기 때문입니다.  식물을 사무실에 놓을 수 없다면, 사무실과 동일한 층이나 가까운 거리에 조경공간을 조성하거나, 외부 자연공간이 보이는 커다란 창문을 설치하는 것도 동일한 효과를 줄 수 있다고 합니다.

이는 과학적으로도 타당성이 있는데요. 녹색 식물은 가구나 인테리어 마감재에서 나오는 공기 중의 유해 성분을 분해하고, 공기 정화에 효과를 높여준다고 합니다.

 

사무환경을 증진시키는 방법은 다양하지만, 이미 조성이 되어 있는 공간 내에서 변화를 꾀하고 있다면 위에 제시된 3가지 방법의 적용 가능성을 검토하고 적용해 보는 것도 좋은 방법일 것 같습니다.

 

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드]똑똑한 일터를 위한 작은 변화

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

사무환경과 인테리어 상담을 하다 보면 어떠한 기본 정보 없이“ 스마트 오피스 “로 꾸며달라는 요청이 종종 있는데요, “ 스마트 오피스 “라 함은 해석하는 방법과 방향에 따라 무수하게 설명될 수 있기 때문에, 단순히 변동 좌석제를 사용하거나 훌륭한 인터넷망을 설치한다고 해서 모두에게 적합한 스마트 오피스를 조성했다고 하기에는 다소 어려움이 있습니다.

  실질적으로“ 스마트 오피스 “라는 용어의 기본에는 “ 공간을 사용하는 구성원들이 조금 더 효율적으로 공간을 활용하고, 일의 능률을 높일 수 있는 공간 “이라는 것이 전반에 깔려있습니다. 인테리어 초기 단계에서부터 업무의 특성을 파악하고 각 업무에 적합한 공간을 구성하는 것이 좋지만, 이미 형성이 된 사무실의 경우 작은 부분을 수정함으로써 조금 더 스마트한 공간을 유도할 수 있습니다. 이를 위해 큰 변화 없이 사무실에서 실천할 수 있는 “ 스마트 오피스 “ 환경을 소개하려 합니다.

소음 줄이기

최근 오피스 공간들은 ” 소통 ” 이라는 이름하에, 업종이나 업무의 특성에 상관없이 가림막이나 파티션이 없는 “ Open Plan “으로 구성되는 경우가 많습니다. 이로 인해, 구성원들은 이전에 비해 소음에서 자유롭지 못하게 되었고, 어떤 이들은 소음으로 인한 집중력 저하에 불편함을 호소하기도 합니다. 이는 업무 특성이 반영되지 않은 획일적인 “ 스마트오피스 “를 쫓다 보니 이전보다 못한 사무환경이 조성된 것인데요, 실제로 읽기나 쓰기와 같은 어느 정도의 집중력이 요하는 업무에서 Open Plan 은 파티션 등으로 구획이 된 공간에 비해 40% 정도 낮은 생산성을 보인다고 합니다.

이를 해결하기 위해, 사무실에서는 물리적으로 “ 집중 업무 공간 – 실로 구획된 1인용 공간 “ 을 만들 수 있습니다. 이미 공간의 구획이 완료되었다면 직원들이 자유롭게 회의실이나 사용빈도가 낮은 공간에서 업무를 할 수 있도록 제도적인 조치할 수 있습니다. 이러한 이동마저 힘든 상황이라면 개인 헤드폰의 사용을 고려할 수도 있습니다. 소통에 영향을 줄만큼의 헤드폰 사용은 문제가 되지만, 소음에서 자유롭지 못한 공간에서 집중적인 일을 해야 하는 상황에서는 현실적이고 가장 좋은 방법이 될 수 있습니다.

구성원들에게 창가 자리 양보하기

사무실의  형태와 위치에 따라 차이는 있지만, 종종 사용빈도가 상대적으로 적은 임원실과 회의실이 외부 창가에 배치되고, 가장 많은 시간을 사무실에서 보내는 직원들의 자리가 창이 없는 내부로 배치되는 경우가 있습니다. 자연 빛에서 발생할 수 있는 눈부심을 피할 수 있고, 일정한 조도를 확보할 수 있다는 장점에 비해, 인공 빛과 벽으로 막힌 공간에서의 업무 생산성은 낮은 것으로 알렸습니다. 실제 창가 주변에서 일하는 직원들의 업무 성과가 내부에 배치된 직원들에 비해 15% 정도 높은 걸로 알려졌는데요.

이를 완화하기 위해, 사용 빈도가 상대적으로 적은 임원실과 회의실을 내부에 위치시키고, 구성원들의 자리 위치를 창가 근처로 옮기는 방법을 생각해 볼 수 있습니다. 모든 이에게 창가 자리 배치가 여의치 않다면, 가장 많이 이동하는 이동 동선이나 복합기, 탕비실의 위치를 창가 주변에 위치시켜 구성원들이 활용할 수 있게 하는 방법도 생각해 볼 수 있습니다. 

쾌적한 온도 유지하기

요즘 사무실은 보편적으로 냉, 난방 시설이 잘 되어 있지만, 놀랍게도 보통 사무실은 구성원이 쾌적하다고 느끼고, 가장 생산성이 높은 온도인 “ 21도 ~ 23도 “ 의 온도가 아닌, 그보다 5도가량 낮은 18도~20도 의 환경에서 일하고 있다고 합니다. 크게 차이나 보이지 않지만, 이는 직원들의 건강 상태나 집중력에 영향을 줄 수 있습니다.

이를 위해, 여름에는 냉방기기를 1도~2도 낮게 설정하는 것이 좋고, 겨울철에는 실내에서 스웨터나 카디건 등으로 일정 수준의 온도를 유지하는 것이 좋습니다.

실내용 식물 키우기

온도만큼 구성원들의 건강에 영향을 미치는 것이 “ 공기의 질 “인데요. 기술의 발달로, 공기청정기 등을 활용하는 곳이 늘어났지만, 아직도 다수의 구성원들이 사무실의 낮은 공기질로 인해 한해 수십억 원의 비용을 호흡기 문제 해결을 위해 비용을 지출하고 있다고 합니다.

공기 청정기는 부정할 수 없는 좋은 방법이지만, 비용과 관리 문제로 인해 모든 회사가 차용하기에는 한계가 있습니다. 이를 대처해 실내에서 키울 수 있는 식물을 다수 설치하는 것은 자연 필터효과로 공기질 향상뿐만 아니라 인테리어 효과도 낼 수 있습니다.

분산되는 시선 줄이기

일을 하다 보면 다양한 서류와 메모들이 개인 자리에 쌓이기 마련인데요. 이러한 정리되지 않은 서류와 메모들에 시선이 분산되며 대부분의 구성원들이 불필요한 시간을 소비하고 있다고 합니다. 금액으로 환산하면 한해 600백만 원에 해당하는 금액이라고 하는데요.

이를 위해, 불필요한 종이서류의 양을 줄여 전산화하거나 컴퓨터나 휴대용 전자기기를 활용한 메모를 권장할 수 있습니다. 예로 직원들에게 추가로 모니터를 지급하거나 전자기기를 지급하였을 대 생산성이 1.5배에서 2배 가까이 늘었다고 합니다.

금일은 실질적인 인테리어나 가구의 변화가 아닌, 사무실에서 적용해 볼 수 있는 작은 요소들을 안내해 보았습니다. 작지만, 구성원들이 조금 더 쾌적하게 일하고 효율적으로 일할 수 있는 방법인데요, 이를 개기로 인테리어나 가구에 대한 생각도 해볼 수 있는 발판이 되어 모두가 행복하게 일할 수 있는 스마트 오피스를 꾸미는 개기가 될 수도 있을 것 같습니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드] 사무환경 개선과 그에 따른 효과

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

새로운 사업을 시작하거나, 인원을 확충해야 할 때 사무환경을 어떤 것부터 어떻게 바꿔야 할지 고민하는 분들이 많습니다. 넉넉한 금액의 투자를 받지 않은 이상, 가구나 사무환경에 투자되는 비용은 부담스럽기 마련인데요. 이 때문에 어느 정도의 비용이  필요한지 산정하고 맞게 계획하는 것이 중요할 텐데요.

인테리어의 경우, 기존 사무실의 상태와 고객의 요청사항에 따라 가격 책정의 변화가 크기 때문에 정확한 금액을 산정하기 힘들지만, 가구의 경우 브랜드를 지정하면 1인당 어느 정도의 금액이 사무환경 개선에 필요한지 예측할 수 있습니다.

 

월 12,500원의 합리적인 투자

국내에 유통되고 있는 사무가구 중 1위인 F사와 2위인 C 사를 기준으로 하였을 때, 사무 가구( 책상 + 서랍장 + 의자 포함가 )의 개선비용은  일반형과 고급형은 70만 원대에서 220만 원대까지 산정해 볼 수 있습니다. 평균적으로 150만 원 정도를 평균으로 잡을 수 있는데요.

보통 사무용 가구의 수명을 10년으로 보았을 때, 이는 평균 150만 원이라는 초기 투자비용을 10으로 나누어 년 당 15만 원, 월 당 12,500원 정도의 투자금액으로 산정해 볼 수 있습니다. 한 달에 10만 원에 달하는 통신료를 사용하는 최근 소비 트렌드를 생각했을 때 한 달에 12,500원은 굉장히 합리적인 투자금액이라고 생각이 되는데요. 

투자에 따른 효과

사무환경에 대한 이러한 투자는 공간 안에서 일하는 구성원들에게도 좋은 영향을 미치게 됩니다. 실제로 공간 컨설팅 및 사무환경 ( 가구 및 공간 재배치 ) 개선 후 많은 기업들의 업무 효율성이 이전에 비해 5% 이상 좋아졌으며, 공간 활용에 적합한 가구 및 동선 계획으로 사용면적을 절약하고 그에 따라 임대료 및 공간 유지비에 활용되는 금액을 25% 이상 줄였다는 연구자료를 모을 수 있었습니다. 이러한 자료를 근거로 하였을 때, 초기 투자비용으로 향상되는 업무 효율과 공간 활용도로 오히려 많은 이익을 내는 가치 있는 투자라고 생각해 볼 수 있습니다.

최근 세계 오피스의 트렌드는 “ 어디에서 어떻게 일할지를 구성원 스스로 선택하고 조절한다“입니다. 이에 국내는 물론 세계 유명 회사들은 “ 변동 좌석제 / 다양한 업무 휴게공간 연계 / 소규모 회의실의 확대 “ 등 다양한 방법으로 변화하는 구성원들의 욕구를 충족하고 불필요한 사무공간을 줄이려 노력하고 있습니다. 이러한 노력은 어떤 사무환경 ( 인테리어 및 가구, 동선 등 )이 적합한지 전문가에게 상담하고 배치하여 초기 투자비용 대비 높은 효율을 기대해 볼 수 있습니다.

 

 

또한 이러한 사무환경의 개선은 일하는 구성원들의 만족도 향상은 물론 앞으로 회사에 지원할 미래 구성원들의 지원 욕구에도 많은 영향을 줄 수 있다고 합니다. 실제로 작은 규모의 스타트업 등에서는 회사의 연혁은 물론, 기업 문화와 사무실의 이미지를 채용 패이지에 많이 올리고 있는 모습만 본다 해도 이러한 사무환경에 직원들의 업무 효율과 복지, 만족도에 많은 영향을 미친다는 것을 확인해 볼 수 있습니다.

전체적인 회사의 발전을 생각할 때 회사에 가장 중요한 요소는 “ 구성원 “ 들입니다. 이들이 만족하고 맘껏 능력을 펼쳐 보일 수 있는 사무환경을 구성하는 것, 어떤 투자보다도 우선시 되어야 하지 않을까 생각이 됩니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드] “개방형 오피스” 의 유형

인간은 환경에 빠르게 적응하는 동물이지만, 그만큼 환경과 공간에 많은 영향을 받는 것도 사실입니다. 그로 인해 인간은 자신들에게 적합한 공간을 만들고 환경을 조성하기 위해 건축에서부터 인테리어, 가구, 소품 하나까지 고민하고 적용하게 됩니다.

하루 8시간 이상 보내는 업무공간은 어떨까요? 개개인이 아닌 다수를 위한 공간이라는 점에서 주택이나, 개인 공간에 비해 그 변화가 적지만 시대에 따라 조금씩 변화하고 있습니다.

최근 가장 많이 보이는 사무공간의 형태는 아마도 “ Open Space Office : 개방형 오피스“ 일 것입니다. 원활한 의견 소통과 벽으로 할애되던 공간을 절약한다는 의미에서 긍정적으로 적용되고 있는 공간인데요. 이런 ” 개방형 오피스 “에도 업무 형태에 따라 다양한 공간이 구성될 수 있습니다.

 

 

폐쇄형 Open Space Office

오픈스페이스가 폐쇄되었다?라는 말을 들으면 꽤 모순적이라고 생각될 것 같습니다. 이는 과거 천정까지 닫던 벽으로 구성된 사각형의 폐쇄적인 공간이 아닌, 일정 부분 시각적으로 공간을 구분한 파티션(패널)으로 구성된 오픈 스페이스를 의미합니다.

실제로 많은 이들은 이러한 일정 부분이 폐쇄된 공간에서 업무 효율이 높아지는 것을 인지하는데요. 이는 일정 공간을 개인의 공간으로 할당받음으로써 자신의 업무의 스케줄을 조정할 수 있고, 프라이버시가 지켜져 쾌적하다고 생각하는데서 오는 것일 것입니다.

하지만, 이러한 쾌적함을 보장받는 대신 동료들과의 소통은 일정 부분 포기해야 하는데요. 이는 개인의 일에는 상당히 만족스러운 성과를 내는 것에 비해, 팀 단위의 프로젝트나 회의에서는 불편함과 성과가 저하되는 것을 보면 알 수 있습니다.

그럼에도 이러한 구성은 일정 구간을 개인에게 할당하고, 개별적으로 공간을 소유하고 있다는 느낌을 들게 함으로써, 회사로부터 존중을 받고 있다는 느낌과 시각적으로 자유로움을 느낄 수 있어 개별적으로 집중 업무가 많은 직군에게 긍정적인 효과를 내고 있습니다.

 

클러스터형 Open Space Office

클러스터란 일정 이상 공통된 목표와 업무 수행을 하는 군집들이 모여있는 것을 의미하는 것으로, 사무공간에서는 팀 간의 자리 배치를 일종의 클러스터라고 생각할 수 있습니다.

일부 기업에서 미관상, 그리고 타 기업을 모방하여 파티션(패널)이나 시각을 가리는 벽이 없이, 모두 오픈된 공간을 형성하는 것을 보신 적이 있으실 겁니다. 이는 다양한 대화가 오가고 공간이 넓어 보이는 효과가 있어 많은 곳에서 차용 중이지만, 구분 없이 펼쳐진 오픈스페이스는 오히려 직원들 간 소원해짐과 소속감이 없어질 수 있습니다.

이를 위해 공간을 열리되, 일정 부분 구획을 지어 주는 것이 좋습니다. 바로 팀별, 직군별 클러스터화인데요. 일정 범위 안에서 열린 공간이 형성됨으로써 의도하지 않은 대화는 물론 다양한 의견 교류라는 긍정적인 면이 발생하고 타부서로부터 시각적인 보호를 받을 수 있어, 팀별 업무가 나누어지는 회사에 적용하기 좋은 형태입니다.

 

공유형 Open Space office

회사의 모든 부서가 업무 내용을 공유하고, 빈번한 회의가 발생한다면, 전체적으로 열린 사무공간이 이들에게 필요합니다. 하지만, 전체적으로 열린 공간은 규모가 큰 기업이나, 다양한 손님 접객이 필요한 회사에서는 소음과 보안상의 문제가 발생할 수 있습니다.

그로 인해, 오픈 스페이스를 구성할 때는 별도의 공간을 마련해 두는 것이 좋습니다. 한 예로, 조직에서는 계급이 존재하고, 일정 이상의 계급은 타 회사와 중요 미팅을 하거나 접객을 해야 하는 경우가 발생합니다. 이로 인해 그들은 별도의 방이 필요하고 실을 배치받는 경우가 많습니다. 하지만, 모든 이에게 실을 배치하는 데는 많은 비용이 들기 때문에, 접객이나 중요 회의를 할 수 있는 공간을 만들고, 필요시 일정 직책의 사람들이 자유롭게 공유할 수 있는 제도를 마련해 두는 것이 좋습니다. 일종의 변동좌석제와 같다고 생각해도 좋을 것 같습니다. ( 정확히는 호텔링이라 하여, 공간을 예약하고 활용할 수 있도록 합니다. 이는 일부 대기업에서 회의실 예약제 등으로 적용하고 있습니다. )

또한, 개인의 능력에 따라 적합한 보상을 받고 있다는 긍정적인 느낌을 주기 위해, 직급에 따른 공간 혜택은 어느 정도 부여하는 것이 좋습니다. 책상의 크기나 구성 가구의 조합을 변경하거나 마감재의 차이를 두어 그들에게 일정의 보상을 표현해 주는 것이 좋습니다.

 

개방형 오피스는 의도하지 않은 대화가 오가고, 직원들 간의 유대가 높아질 수 있는 좋은 방안입니다. 또한 패널이 있는 경우 넘겨보거나 어슬렁거리며 패널 너머의 사람을 부르지 않는 이상 대화가 힘든 상황에 비해, 서로의 모습이 노출되어 있어, 얼굴 표정이나 몸짓을 통해 서로에게 방해가 되지 않는 선에서 에티켓을 지킬 수 있는 “ 비언어적인 암시 “를 전달할 수 있게 됩니다. 이는 집에서 아이가 부모의 모습을 관찰하고 배우듯이 동료들을 관찰하고 대화에 자연스레 노출되며 비형식적으로 배우고 적응할 수 있는 기회를 제공해 구성원들 간의 적응 및 결집력을 좋게 만들 수 있습니다.

이러한 장점들로 인해, 협업이 많아지고 있는 기업문화에 대응하며 많은 기업들이 “ 개방형 오피스 ”를 차용하고 있습니다. 하지만, 자신의 업무 스타일이 고려되지 않고, 단순히 외형적인 면만을 차용한 경우는 많은 부작용을 불러일으킬 수 있습니다. 각 기업의 성격과 업무 스타일을 파악하고, 이를 전문가와 상담 후 순차적으로 적용할 것을 추천드립니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru