사무환경과 인테리어 상담을 하다 보면 어떠한 기본 정보 없이“ 스마트 오피스 “로 꾸며달라는 요청이 종종 있는데요, “ 스마트 오피스 “라 함은 해석하는 방법과 방향에 따라 무수하게 설명될 수 있기 때문에, 단순히 변동 좌석제를 사용하거나 훌륭한 인터넷망을 설치한다고 해서 모두에게 적합한 스마트 오피스를 조성했다고 하기에는 다소 어려움이 있습니다.
실질적으로“ 스마트 오피스 “라는 용어의 기본에는 “ 공간을 사용하는 구성원들이 조금 더 효율적으로 공간을 활용하고, 일의 능률을 높일 수 있는 공간 “이라는 것이 전반에 깔려있습니다. 인테리어 초기 단계에서부터 업무의 특성을 파악하고 각 업무에 적합한 공간을 구성하는 것이 좋지만, 이미 형성이 된 사무실의 경우 작은 부분을 수정함으로써 조금 더 스마트한 공간을 유도할 수 있습니다. 이를 위해 큰 변화 없이 사무실에서 실천할 수 있는 “ 스마트 오피스 “ 환경을 소개하려 합니다.
소음 줄이기
최근 오피스 공간들은 ” 소통 ” 이라는 이름하에, 업종이나 업무의 특성에 상관없이 가림막이나 파티션이 없는 “ Open Plan “으로 구성되는 경우가 많습니다. 이로 인해, 구성원들은 이전에 비해 소음에서 자유롭지 못하게 되었고, 어떤 이들은 소음으로 인한 집중력 저하에 불편함을 호소하기도 합니다. 이는 업무 특성이 반영되지 않은 획일적인 “ 스마트오피스 “를 쫓다 보니 이전보다 못한 사무환경이 조성된 것인데요, 실제로 읽기나 쓰기와 같은 어느 정도의 집중력이 요하는 업무에서 Open Plan 은 파티션 등으로 구획이 된 공간에 비해 40% 정도 낮은 생산성을 보인다고 합니다.
이를 해결하기 위해, 사무실에서는 물리적으로 “ 집중 업무 공간 – 실로 구획된 1인용 공간 “ 을 만들 수 있습니다. 이미 공간의 구획이 완료되었다면 직원들이 자유롭게 회의실이나 사용빈도가 낮은 공간에서 업무를 할 수 있도록 제도적인 조치할 수 있습니다. 이러한 이동마저 힘든 상황이라면 개인 헤드폰의 사용을 고려할 수도 있습니다. 소통에 영향을 줄만큼의 헤드폰 사용은 문제가 되지만, 소음에서 자유롭지 못한 공간에서 집중적인 일을 해야 하는 상황에서는 현실적이고 가장 좋은 방법이 될 수 있습니다.
구성원들에게 창가 자리 양보하기
사무실의 형태와 위치에 따라 차이는 있지만, 종종 사용빈도가 상대적으로 적은 임원실과 회의실이 외부 창가에 배치되고, 가장 많은 시간을 사무실에서 보내는 직원들의 자리가 창이 없는 내부로 배치되는 경우가 있습니다. 자연 빛에서 발생할 수 있는 눈부심을 피할 수 있고, 일정한 조도를 확보할 수 있다는 장점에 비해, 인공 빛과 벽으로 막힌 공간에서의 업무 생산성은 낮은 것으로 알렸습니다. 실제 창가 주변에서 일하는 직원들의 업무 성과가 내부에 배치된 직원들에 비해 15% 정도 높은 걸로 알려졌는데요.
이를 완화하기 위해, 사용 빈도가 상대적으로 적은 임원실과 회의실을 내부에 위치시키고, 구성원들의 자리 위치를 창가 근처로 옮기는 방법을 생각해 볼 수 있습니다. 모든 이에게 창가 자리 배치가 여의치 않다면, 가장 많이 이동하는 이동 동선이나 복합기, 탕비실의 위치를 창가 주변에 위치시켜 구성원들이 활용할 수 있게 하는 방법도 생각해 볼 수 있습니다.
쾌적한 온도 유지하기
요즘 사무실은 보편적으로 냉, 난방 시설이 잘 되어 있지만, 놀랍게도 보통 사무실은 구성원이 쾌적하다고 느끼고, 가장 생산성이 높은 온도인 “ 21도 ~ 23도 “ 의 온도가 아닌, 그보다 5도가량 낮은 18도~20도 의 환경에서 일하고 있다고 합니다. 크게 차이나 보이지 않지만, 이는 직원들의 건강 상태나 집중력에 영향을 줄 수 있습니다.
이를 위해, 여름에는 냉방기기를 1도~2도 낮게 설정하는 것이 좋고, 겨울철에는 실내에서 스웨터나 카디건 등으로 일정 수준의 온도를 유지하는 것이 좋습니다.
실내용 식물 키우기
온도만큼 구성원들의 건강에 영향을 미치는 것이 “ 공기의 질 “인데요. 기술의 발달로, 공기청정기 등을 활용하는 곳이 늘어났지만, 아직도 다수의 구성원들이 사무실의 낮은 공기질로 인해 한해 수십억 원의 비용을 호흡기 문제 해결을 위해 비용을 지출하고 있다고 합니다.
공기 청정기는 부정할 수 없는 좋은 방법이지만, 비용과 관리 문제로 인해 모든 회사가 차용하기에는 한계가 있습니다. 이를 대처해 실내에서 키울 수 있는 식물을 다수 설치하는 것은 자연 필터효과로 공기질 향상뿐만 아니라 인테리어 효과도 낼 수 있습니다.
분산되는 시선 줄이기
일을 하다 보면 다양한 서류와 메모들이 개인 자리에 쌓이기 마련인데요. 이러한 정리되지 않은 서류와 메모들에 시선이 분산되며 대부분의 구성원들이 불필요한 시간을 소비하고 있다고 합니다. 금액으로 환산하면 한해 600백만 원에 해당하는 금액이라고 하는데요.
이를 위해, 불필요한 종이서류의 양을 줄여 전산화하거나 컴퓨터나 휴대용 전자기기를 활용한 메모를 권장할 수 있습니다. 예로 직원들에게 추가로 모니터를 지급하거나 전자기기를 지급하였을 대 생산성이 1.5배에서 2배 가까이 늘었다고 합니다.