[사무환경 가이드]업무 효율을 높이는 3가지 변화

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안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

많은 기업에서 업무 효율을 높이고 구성원들의 사무환경을 개선하기 위해 많은 노력을 기울입니다. 사옥 이전이나 공간의 리노베이션을 통해 실제 긍정적인 기업문화를 창출하는 기업도 많은데요, 이미 완성된 공간 안에서 정책이나 좌석의 변화만으로도 그 효과를 이루는 기업들도 있습니다. 좌석 활용의 방법이나 동선, 제도 개선을 통해 업무 효율을 높이는 3가지 방법을 알아보았습니다.

1. 기업 문화에 적합한 좌석제

국내의 대기업을 포함해 많은 회사에서 최근 사무환경 변화를 위해 가장 유력하게 고려하는 방법 중 하나가 “ 자율 좌석제 = 변동 좌석제 = 핫 데스킹 “ 일 것입니다. 지정된 자리가 아닌, 직원들의 선택에 의해 매일매일 자리가 변화하고, 이 변화를 통한 우연한 소통으로 창의적인 분위기는 물론 업무 소통을 높인다는 취지인데요.

이는 매일 출근하여 정리되어 있는 좌석 위에 자신의 짐을 세팅하며 새롭게 마음을 다지고, 특정한 자리에 고정되어 무료해지는 일상에 새로운 활력을 줌으로써 직원들의 생각을 조금 더 유연하게 생각할 수 있기 때문입니다. 또한 매일 변화하는 자리 속에 자연스레 여러 구성원들과 소통할 기회가 생기고 다양한 아이디어 및 활력을 증진시킬 수 있게 합니다.

하지만 확실히 이상적이고 이미 긍정적인 결과물을 얻은 회사가 있는 반면, 이러한 변화가 모든 기업에 적합한 것은 아닙니다. 실제로 자신이 자리를 선택할 수 있다면, 마주치기 껄끄러운 동료들과 거리를 두고 자리를 선택 후 이동을 하지 않는 경우가 발생해 오히려 팀 간의 소통이 떨어질 수 있습니다. 또한 상대적으로 새로운 시스템에 적응하지 못한 사람들에 의해 “ 특정 좌석 점유 현상 “ 이 발생할 수 있어 시스템 자체의 의미가 퇴색될 수도 있습니다.

이를 위해서는 업무 환경을 사전에 파악하고, 하루에 자리에서 업무를 보는 좌석 점유율 및 기업문화, 새로운 팀과의 자리공유로 인한 시너지 효과 등을 고려한 뒤 적합한 좌석제를 도입하는 것이 좋습니다.

2. 의도적인 동선의 중첩

동선은 업무 협업이나 집중도에 민첩한 관련이 있는 중요한 사항인데요. 국내 기업들은 업무에 따라 구성원들을 그룹 지어 클러스터를 형성하거나 층을 분리하여 팀 간 소통을 증진하고 집중 업무를 하도록 유도합니다. 하지만, 이는 다른 부서와의 단절 및 업무 소통에 어려움을 겪게 할 수도 있습니다.

이를 위해 서로 다른 업무를 진행하는 팀이라 할지라도, 이들이 자연스럽게 공유할 수 있는 공간을 만들어 주는 것이 좋습니다. 공간이 어렵다면 서로 자연스레 만날 수 있는 동선을 유도해주는 것도 좋은데요. 그 방법으로는 클러스터를 구성하되 의도적으로 오픈형 회의실을 함께 사용하도록 하거나, 벽 대신 유리를 통한 공간을 구성해 시각적으로 서로 소통할 수 있는 기회를 주는 것이 좋습니다. 공간이 수직적으로 단절되어 있는 경우, 수직 동선을 휴식이나 회의를 진행할 수 있는 공간으로 유연하게 구성하는 것이 좋고 탕비공간이나 휴식공간 등을 서로 다른 층에 위치시켜 의도적으로 직원들 간의 소통을 증진시킬 수 있습니다.

오피스 내에서든 밖에서든 의도치 않은 직원들 간의 교류와 소통은 실제 조직의 분위기는 물론 성과를 향상시킬 수 있음을 많은 회사들을 통해 알 수 있습니다. 만약 기업의 문화와 업무 상 “ 자유 좌석제 = 변동 좌석제 “ 가 적합하지 않다면, 이러한 의도적인 동선의 중첩을 통해 소통을 유도하는 것도 사무환경 변화에 좋은 방법입니다.

3. 스트레스를 줄여주는 요소의 도입

하루 평균 8시간을 일하는 직장인들의 경우, 오전의 출근할 때와 비교해 오후 퇴근할 때쯤의 스트레스 치수는 약 70%가 높다고 합니다. 이는 별다른 스트레스 해소 요소 없이 업무시간 내에 업무만을 진행하기 때문인데요. 정당한 대가를 받고 업무를 하는 것이 당연하지만, 스트레스가 높은 상태의 구성원들은 집중력을 포함해 창의력과 자발적인 업무 참여도가 15~20% 정도 낮을 수 있다고 합니다.

이를 위해, 많은 기업에서는 구성원들이 장시간 편안하고 스트레스가 낮은 환경에서 일할 수 있도록 많은 조치를 취하고 있습니다. 그중 이미 실천되고 있고, 그 효과가 입증된 두 가지 방법이 있습니다. 바로 애완동물과 함께 출근을 하거나 식물을 사무실 내에 배치하는 것입니다.

실제로 애완동물을 키우는 구성원들의 경우, 집에 혼자 있을 애완동물에 신경 쓰거나 식사 및 산책을 걱정할 필요가 없어지고, 더 많은 시간을 사무실에서 일할 수 있었습니다. 또한 애완동물이라는 공통된 관심사항으로 구성원들 간의 자연스러운 소통이 가능해졌고, 이로 인해 스트레스 치수도 10% 이상 감소하였습니다.

두 번째 방법은 식물을 배치하는 것입니다. 녹색식물을 추가하는 것만으로도 직원들의 정서적인 안정감이 높아지는데요. 이는 조경공간이 조성된 사무실은 직원들로 하여금, 회사가 구성원들의 사무환경을 고려하고 관리하고 있다는 인상을 주고, 소속감 및 자부심을 높여주어 공간의 친밀도를 증가시키기 때문입니다. 식물을 사무실에 놓을 수 없다면, 사무실과 동일한 층이나 가까운 거리에 조경공간을 조성하거나, 외부 자연공간이 보이는 커다란 창문을 설치하는 것도 동일한 효과를 줄 수 있다고 합니다.

이는 과학적으로도 타당성이 있는데요. 녹색 식물은 가구나 인테리어 마감재에서 나오는 공기 중의 유해 성분을 분해하고, 공기 정화에 효과를 높여준다고 합니다.

사무환경을 증진시키는 방법은 다양하지만, 이미 조성이 되어 있는 공간 내에서 변화를 꾀하고 있다면 위에 제시된 3가지 방법의 적용 가능성을 검토하고 적용해 보는 것도 좋은 방법일 것 같습니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

2. 의도적인 동선의 중첩

3. 스트레스를 줄여주는 요소의 도입

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