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[사무환경 가이드]업무 효율을 높이는 3가지 변화

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

 많은 기업에서 업무 효율을 높이고 구성원들의 사무환경을 개선하기 위해 많은 노력을 기울입니다. 사옥 이전이나 공간의 리노베이션을 통해 실제 긍정적인 기업문화를 창출하는 기업도 많은데요, 이미 완성된 공간 안에서 정책이나 좌석의 변화만으로도 그 효과를 이루는 기업들도 있습니다. 좌석 활용의 방법이나 동선, 제도 개선을 통해 업무 효율을 높이는 3가지 방법을 알아보았습니다.

 

1. 기업 문화에 적합한 좌석제

국내의 대기업을 포함해 많은 회사에서 최근 사무환경 변화를 위해 가장 유력하게 고려하는 방법 중 하나가 “ 자율 좌석제 = 변동 좌석제 = 핫 데스킹 “ 일 것입니다. 지정된 자리가 아닌, 직원들의 선택에 의해 매일매일 자리가 변화하고, 이 변화를 통한 우연한 소통으로 창의적인 분위기는 물론 업무 소통을 높인다는 취지인데요.

이는 매일 출근하여 정리되어 있는 좌석 위에 자신의 짐을 세팅하며 새롭게 마음을 다지고, 특정한 자리에 고정되어 무료해지는 일상에 새로운 활력을 줌으로써 직원들의 생각을 조금 더 유연하게 생각할 수 있기 때문입니다. 또한 매일 변화하는 자리 속에 자연스레 여러 구성원들과 소통할 기회가 생기고 다양한 아이디어 및 활력을 증진시킬 수 있게 합니다.

하지만 확실히 이상적이고 이미 긍정적인 결과물을 얻은 회사가 있는 반면, 이러한 변화가 모든 기업에 적합한 것은 아닙니다. 실제로 자신이 자리를 선택할 수 있다면, 마주치기 껄끄러운 동료들과 거리를 두고 자리를 선택 후 이동을 하지 않는 경우가 발생해 오히려 팀 간의 소통이 떨어질 수 있습니다. 또한 상대적으로 새로운 시스템에 적응하지 못한 사람들에 의해 “ 특정 좌석 점유 현상 “ 이 발생할 수 있어 시스템 자체의 의미가 퇴색될 수도 있습니다.

이를 위해서는 업무 환경을 사전에 파악하고, 하루에 자리에서 업무를 보는 좌석 점유율 및 기업문화, 새로운 팀과의 자리공유로 인한 시너지 효과 등을 고려한 뒤 적합한 좌석제를 도입하는 것이 좋습니다.

 

2. 의도적인 동선의 중첩

동선은 업무 협업이나 집중도에 민첩한 관련이 있는 중요한 사항인데요. 국내 기업들은 업무에 따라 구성원들을 그룹 지어 클러스터를 형성하거나 층을 분리하여 팀 간 소통을 증진하고 집중 업무를 하도록 유도합니다. 하지만, 이는 다른 부서와의 단절 및 업무 소통에 어려움을 겪게 할 수도 있습니다.

이를 위해 서로 다른 업무를 진행하는 팀이라 할지라도, 이들이 자연스럽게 공유할 수 있는 공간을 만들어 주는 것이 좋습니다. 공간이 어렵다면 서로 자연스레 만날 수 있는 동선을 유도해주는 것도 좋은데요. 그 방법으로는 클러스터를 구성하되 의도적으로 오픈형 회의실을 함께 사용하도록 하거나, 벽 대신 유리를 통한 공간을 구성해 시각적으로 서로 소통할 수 있는 기회를 주는 것이 좋습니다. 공간이 수직적으로 단절되어 있는 경우, 수직 동선을 휴식이나 회의를 진행할 수 있는 공간으로 유연하게 구성하는 것이 좋고 탕비공간이나 휴식공간 등을 서로 다른 층에 위치시켜 의도적으로 직원들 간의 소통을 증진시킬 수 있습니다.

오피스 내에서든 밖에서든 의도치 않은 직원들 간의 교류와 소통은 실제 조직의 분위기는 물론 성과를 향상시킬 수 있음을 많은 회사들을 통해 알 수 있습니다. 만약 기업의 문화와 업무 상 “ 자유 좌석제 = 변동 좌석제 “ 가 적합하지 않다면, 이러한 의도적인 동선의 중첩을 통해 소통을 유도하는 것도 사무환경 변화에 좋은 방법입니다.

 

3. 스트레스를 줄여주는 요소의 도입

하루 평균 8시간을 일하는 직장인들의 경우, 오전의 출근할 때와 비교해 오후 퇴근할 때쯤의 스트레스 치수는 약 70%가 높다고 합니다. 이는 별다른 스트레스 해소 요소 없이 업무시간 내에 업무만을 진행하기 때문인데요. 정당한 대가를 받고 업무를 하는 것이 당연하지만, 스트레스가 높은 상태의 구성원들은 집중력을 포함해 창의력과 자발적인 업무 참여도가 15~20% 정도 낮을 수 있다고 합니다.

이를 위해, 많은 기업에서는 구성원들이 장시간 편안하고 스트레스가 낮은 환경에서 일할 수 있도록 많은 조치를 취하고 있습니다. 그중 이미 실천되고 있고, 그 효과가 입증된 두 가지 방법이 있습니다. 바로 애완동물과 함께 출근을 하거나 식물을 사무실 내에 배치하는 것입니다.

실제로 애완동물을 키우는 구성원들의 경우, 집에 혼자 있을 애완동물에 신경 쓰거나 식사 및 산책을 걱정할 필요가 없어지고, 더 많은 시간을 사무실에서 일할 수 있었습니다. 또한 애완동물이라는 공통된 관심사항으로 구성원들 간의 자연스러운 소통이 가능해졌고, 이로 인해 스트레스 치수도 10% 이상 감소하였습니다.

두 번째 방법은 식물을 배치하는 것입니다. 녹색식물을 추가하는 것만으로도 직원들의 정서적인 안정감이 높아지는데요. 이는 조경공간이 조성된 사무실은 직원들로 하여금, 회사가 구성원들의 사무환경을 고려하고 관리하고 있다는 인상을 주고, 소속감 및 자부심을 높여주어 공간의 친밀도를 증가시키기 때문입니다.  식물을 사무실에 놓을 수 없다면, 사무실과 동일한 층이나 가까운 거리에 조경공간을 조성하거나, 외부 자연공간이 보이는 커다란 창문을 설치하는 것도 동일한 효과를 줄 수 있다고 합니다.

이는 과학적으로도 타당성이 있는데요. 녹색 식물은 가구나 인테리어 마감재에서 나오는 공기 중의 유해 성분을 분해하고, 공기 정화에 효과를 높여준다고 합니다.

 

사무환경을 증진시키는 방법은 다양하지만, 이미 조성이 되어 있는 공간 내에서 변화를 꾀하고 있다면 위에 제시된 3가지 방법의 적용 가능성을 검토하고 적용해 보는 것도 좋은 방법일 것 같습니다.

 

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드] 사무환경 개선과 그에 따른 효과

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

새로운 사업을 시작하거나, 인원을 확충해야 할 때 사무환경을 어떤 것부터 어떻게 바꿔야 할지 고민하는 분들이 많습니다. 넉넉한 금액의 투자를 받지 않은 이상, 가구나 사무환경에 투자되는 비용은 부담스럽기 마련인데요. 이 때문에 어느 정도의 비용이  필요한지 산정하고 맞게 계획하는 것이 중요할 텐데요.

인테리어의 경우, 기존 사무실의 상태와 고객의 요청사항에 따라 가격 책정의 변화가 크기 때문에 정확한 금액을 산정하기 힘들지만, 가구의 경우 브랜드를 지정하면 1인당 어느 정도의 금액이 사무환경 개선에 필요한지 예측할 수 있습니다.

 

월 12,500원의 합리적인 투자

국내에 유통되고 있는 사무가구 중 1위인 F사와 2위인 C 사를 기준으로 하였을 때, 사무 가구( 책상 + 서랍장 + 의자 포함가 )의 개선비용은  일반형과 고급형은 70만 원대에서 220만 원대까지 산정해 볼 수 있습니다. 평균적으로 150만 원 정도를 평균으로 잡을 수 있는데요.

보통 사무용 가구의 수명을 10년으로 보았을 때, 이는 평균 150만 원이라는 초기 투자비용을 10으로 나누어 년 당 15만 원, 월 당 12,500원 정도의 투자금액으로 산정해 볼 수 있습니다. 한 달에 10만 원에 달하는 통신료를 사용하는 최근 소비 트렌드를 생각했을 때 한 달에 12,500원은 굉장히 합리적인 투자금액이라고 생각이 되는데요. 

투자에 따른 효과

사무환경에 대한 이러한 투자는 공간 안에서 일하는 구성원들에게도 좋은 영향을 미치게 됩니다. 실제로 공간 컨설팅 및 사무환경 ( 가구 및 공간 재배치 ) 개선 후 많은 기업들의 업무 효율성이 이전에 비해 5% 이상 좋아졌으며, 공간 활용에 적합한 가구 및 동선 계획으로 사용면적을 절약하고 그에 따라 임대료 및 공간 유지비에 활용되는 금액을 25% 이상 줄였다는 연구자료를 모을 수 있었습니다. 이러한 자료를 근거로 하였을 때, 초기 투자비용으로 향상되는 업무 효율과 공간 활용도로 오히려 많은 이익을 내는 가치 있는 투자라고 생각해 볼 수 있습니다.

최근 세계 오피스의 트렌드는 “ 어디에서 어떻게 일할지를 구성원 스스로 선택하고 조절한다“입니다. 이에 국내는 물론 세계 유명 회사들은 “ 변동 좌석제 / 다양한 업무 휴게공간 연계 / 소규모 회의실의 확대 “ 등 다양한 방법으로 변화하는 구성원들의 욕구를 충족하고 불필요한 사무공간을 줄이려 노력하고 있습니다. 이러한 노력은 어떤 사무환경 ( 인테리어 및 가구, 동선 등 )이 적합한지 전문가에게 상담하고 배치하여 초기 투자비용 대비 높은 효율을 기대해 볼 수 있습니다.

 

 

또한 이러한 사무환경의 개선은 일하는 구성원들의 만족도 향상은 물론 앞으로 회사에 지원할 미래 구성원들의 지원 욕구에도 많은 영향을 줄 수 있다고 합니다. 실제로 작은 규모의 스타트업 등에서는 회사의 연혁은 물론, 기업 문화와 사무실의 이미지를 채용 패이지에 많이 올리고 있는 모습만 본다 해도 이러한 사무환경에 직원들의 업무 효율과 복지, 만족도에 많은 영향을 미친다는 것을 확인해 볼 수 있습니다.

전체적인 회사의 발전을 생각할 때 회사에 가장 중요한 요소는 “ 구성원 “ 들입니다. 이들이 만족하고 맘껏 능력을 펼쳐 보일 수 있는 사무환경을 구성하는 것, 어떤 투자보다도 우선시 되어야 하지 않을까 생각이 됩니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드] “개방형 오피스” 의 유형

인간은 환경에 빠르게 적응하는 동물이지만, 그만큼 환경과 공간에 많은 영향을 받는 것도 사실입니다. 그로 인해 인간은 자신들에게 적합한 공간을 만들고 환경을 조성하기 위해 건축에서부터 인테리어, 가구, 소품 하나까지 고민하고 적용하게 됩니다.

하루 8시간 이상 보내는 업무공간은 어떨까요? 개개인이 아닌 다수를 위한 공간이라는 점에서 주택이나, 개인 공간에 비해 그 변화가 적지만 시대에 따라 조금씩 변화하고 있습니다.

최근 가장 많이 보이는 사무공간의 형태는 아마도 “ Open Space Office : 개방형 오피스“ 일 것입니다. 원활한 의견 소통과 벽으로 할애되던 공간을 절약한다는 의미에서 긍정적으로 적용되고 있는 공간인데요. 이런 ” 개방형 오피스 “에도 업무 형태에 따라 다양한 공간이 구성될 수 있습니다.

 

 

폐쇄형 Open Space Office

오픈스페이스가 폐쇄되었다?라는 말을 들으면 꽤 모순적이라고 생각될 것 같습니다. 이는 과거 천정까지 닫던 벽으로 구성된 사각형의 폐쇄적인 공간이 아닌, 일정 부분 시각적으로 공간을 구분한 파티션(패널)으로 구성된 오픈 스페이스를 의미합니다.

실제로 많은 이들은 이러한 일정 부분이 폐쇄된 공간에서 업무 효율이 높아지는 것을 인지하는데요. 이는 일정 공간을 개인의 공간으로 할당받음으로써 자신의 업무의 스케줄을 조정할 수 있고, 프라이버시가 지켜져 쾌적하다고 생각하는데서 오는 것일 것입니다.

하지만, 이러한 쾌적함을 보장받는 대신 동료들과의 소통은 일정 부분 포기해야 하는데요. 이는 개인의 일에는 상당히 만족스러운 성과를 내는 것에 비해, 팀 단위의 프로젝트나 회의에서는 불편함과 성과가 저하되는 것을 보면 알 수 있습니다.

그럼에도 이러한 구성은 일정 구간을 개인에게 할당하고, 개별적으로 공간을 소유하고 있다는 느낌을 들게 함으로써, 회사로부터 존중을 받고 있다는 느낌과 시각적으로 자유로움을 느낄 수 있어 개별적으로 집중 업무가 많은 직군에게 긍정적인 효과를 내고 있습니다.

 

클러스터형 Open Space Office

클러스터란 일정 이상 공통된 목표와 업무 수행을 하는 군집들이 모여있는 것을 의미하는 것으로, 사무공간에서는 팀 간의 자리 배치를 일종의 클러스터라고 생각할 수 있습니다.

일부 기업에서 미관상, 그리고 타 기업을 모방하여 파티션(패널)이나 시각을 가리는 벽이 없이, 모두 오픈된 공간을 형성하는 것을 보신 적이 있으실 겁니다. 이는 다양한 대화가 오가고 공간이 넓어 보이는 효과가 있어 많은 곳에서 차용 중이지만, 구분 없이 펼쳐진 오픈스페이스는 오히려 직원들 간 소원해짐과 소속감이 없어질 수 있습니다.

이를 위해 공간을 열리되, 일정 부분 구획을 지어 주는 것이 좋습니다. 바로 팀별, 직군별 클러스터화인데요. 일정 범위 안에서 열린 공간이 형성됨으로써 의도하지 않은 대화는 물론 다양한 의견 교류라는 긍정적인 면이 발생하고 타부서로부터 시각적인 보호를 받을 수 있어, 팀별 업무가 나누어지는 회사에 적용하기 좋은 형태입니다.

 

공유형 Open Space office

회사의 모든 부서가 업무 내용을 공유하고, 빈번한 회의가 발생한다면, 전체적으로 열린 사무공간이 이들에게 필요합니다. 하지만, 전체적으로 열린 공간은 규모가 큰 기업이나, 다양한 손님 접객이 필요한 회사에서는 소음과 보안상의 문제가 발생할 수 있습니다.

그로 인해, 오픈 스페이스를 구성할 때는 별도의 공간을 마련해 두는 것이 좋습니다. 한 예로, 조직에서는 계급이 존재하고, 일정 이상의 계급은 타 회사와 중요 미팅을 하거나 접객을 해야 하는 경우가 발생합니다. 이로 인해 그들은 별도의 방이 필요하고 실을 배치받는 경우가 많습니다. 하지만, 모든 이에게 실을 배치하는 데는 많은 비용이 들기 때문에, 접객이나 중요 회의를 할 수 있는 공간을 만들고, 필요시 일정 직책의 사람들이 자유롭게 공유할 수 있는 제도를 마련해 두는 것이 좋습니다. 일종의 변동좌석제와 같다고 생각해도 좋을 것 같습니다. ( 정확히는 호텔링이라 하여, 공간을 예약하고 활용할 수 있도록 합니다. 이는 일부 대기업에서 회의실 예약제 등으로 적용하고 있습니다. )

또한, 개인의 능력에 따라 적합한 보상을 받고 있다는 긍정적인 느낌을 주기 위해, 직급에 따른 공간 혜택은 어느 정도 부여하는 것이 좋습니다. 책상의 크기나 구성 가구의 조합을 변경하거나 마감재의 차이를 두어 그들에게 일정의 보상을 표현해 주는 것이 좋습니다.

 

개방형 오피스는 의도하지 않은 대화가 오가고, 직원들 간의 유대가 높아질 수 있는 좋은 방안입니다. 또한 패널이 있는 경우 넘겨보거나 어슬렁거리며 패널 너머의 사람을 부르지 않는 이상 대화가 힘든 상황에 비해, 서로의 모습이 노출되어 있어, 얼굴 표정이나 몸짓을 통해 서로에게 방해가 되지 않는 선에서 에티켓을 지킬 수 있는 “ 비언어적인 암시 “를 전달할 수 있게 됩니다. 이는 집에서 아이가 부모의 모습을 관찰하고 배우듯이 동료들을 관찰하고 대화에 자연스레 노출되며 비형식적으로 배우고 적응할 수 있는 기회를 제공해 구성원들 간의 적응 및 결집력을 좋게 만들 수 있습니다.

이러한 장점들로 인해, 협업이 많아지고 있는 기업문화에 대응하며 많은 기업들이 “ 개방형 오피스 ”를 차용하고 있습니다. 하지만, 자신의 업무 스타일이 고려되지 않고, 단순히 외형적인 면만을 차용한 경우는 많은 부작용을 불러일으킬 수 있습니다. 각 기업의 성격과 업무 스타일을 파악하고, 이를 전문가와 상담 후 순차적으로 적용할 것을 추천드립니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드] 인식의 변화로 시작하는 ” 스마트 오피스”

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

시대가 변화하고, IT 환경이 너무도 자연스러운 2017년도의 오피스는 디자인적으로 아름다워졌지만, 전체적인 구성과 아이디어는 이전의 사무실들과 큰 차이가 없는 게 사실입니다.

IT 기기의 변화나 디자인의 변화는 빠른데 왜 “ 사무환경 – 업무환경 “ 은 천천히 변하는 것일까요? 아마도 이러한 사무환경의 변화 속도에 영향을 미치는 요인 중에 하나는 공간을 관리하는 매니저들이 가지고 있는 생각 때문일 것입니다.

 

기본적으로 직원을 관리하는 입장에서 보는 좋은 사무환경은 몇 가지의 조건을 떠 올리게 하는데요.

  •  사무실에서 근무하는 것이 집이나 카페에서 근무하는 것보다 집중도가 높다.
  • 직원들은 어느 정도 통제와 감독을 지속적으로 필요하다.
  • 부서와 기능은 확실히 구분하고 공간에 적용한다.
  • 지위에 따른 가구와 공간의 차별은 필요하다.
  • 가정에서 일하기란 쉬운 것이 아니다.

등을 생각해 볼 수 있습니다. 많은 이들의 인식이 변하였고, 그것을 바꾸어 스마트한 오피스를 구성하는 이들도 많지만, 이러한 생각이 전제되어 있다 보니 혁신적인 변화를 이루어내기는 어려운 것이 사실입니다.

실제로 이러한 체계를 한 번에 모두 바꾼다면, 그곳에서 일하는 근무자들 또한 변화에 적응하지 못하고 혼란스러워할 것입니다. 그렇기 때문에 공간에 적용해 봄직한 작은 인식부터 꾸준히 변화 적용시켜주는 것이 좋습니다.

 

 직급간의 공간과 가구의 차이를 줄여라.

공간의 크기나 가구의 구성품 ( 추가 서랍장 및 책상의 크기 등 ) 은 직급이 아닌, 실제 업무의 특성과 서류, 회의 등에 따라 구분하는 것이 좋습니다. 직급이 낮고 회사의 주요 부서가 아니더라도, 모든 구성원은 회사의 발전을 위해 기여하고 있는 사람들입니다.

이들에게 동일한 공간과 가구 조건을 제시 ( 부서의 업무 특성에 맞는 가구 조합 ) 한다면, 그들은 스스로 회사에서 자신들이 존경받고 있다는 느낌과 함께 스스로 책임감을 가지고 회사 발전에 기꺼이 기여할 것입니다.

또한 동일한 크기의 공간을 제시할 때, 공간에서 느껴지는 위계질서를 무너뜨리고 직원 모두가 자유롭게 소통하며  다양한 아이디어를 시도해 볼 수 있을 것입니다. 세계적인 기업인 facebook 의 대표 Mark Zuckerberg는 직원들과 같은 책상과 같은 공간에서 일하며 꾸준히 소통하고 있다는 점을 봐도 위계를 무너뜨린 공간에서 나오는 다양한 소통을 알 수 있습니다.

한 번에 공간의 구성을 바꾸기 힘들 때는 국내 기업 중 스마트 오피스를 잘 구현하고 있는 “ 유한킴벌리 “ 와 같이, 임원실을 회의실의 기능을 추가하여 공간의 활용도를 높이는 방법도 생각해 볼 수 있습니다.

 

시간과 장소의 선택권을 제시하라.

“ 아침형 인간 “ , “ 올빼미형 인간 “이라는 단어가 있을 정도로, 사람들의 생활주기는 다양합니다. 어떤 사람은 아침 시간에 집중하고 일의 효율을 낼 수 있지만, 어떤 이는 오후 시간이나 저녁시간에 집중하여 일하는 사람이 있을 수 있습니다.

하지만, 일반적으로 국내의 업무환경은 오전 9시를 시작으로 오후 6시에 획일적으로 업무를 마치는 구조이기 때문에, 대부분의 사람들을 자신의 선호도보다는 회사에 맞추어 일하는 경우가 많습니다.

팀원 모두가 동시에 모여 회의를 진행하고, 교류해야 일이 진행되는 업무가 아니라면, 스마트 기기를 활용한 정보 공유와 메일, 그리고 전화 등을 통해 업무에 관한 내용은 소통이 가능합니다. 물론 이는 IT 망과 자료 공유를 할 수 있는 클라우드 망이 갖추어져 있어야 합니다. 하지만, 이런 선택권을 직원들에게 주는 것만으로도 가정이 있거나 자신의 신체 리듬에 따라 일의 능률에 많은 영향을 받는 이들에게는 최고의 업무 효율을 낼 수 있는 기회가 될 것입니다.

실제로 몇몇 기업들은 이미 정해진 날짜와 시간의 일부 회의를 제외하고는 직원들에게 근무시간과 장소에 대한 자유를 주는 경우가 많습니다. 어떤 이들은 주어진 시간만큼 일을 하지 않는다는 우려를 하지만, 이는 오히려 짧은 시간에 많은 일을 집중해서 일하고 잔여시간을 자신을 위해 투자할 수 있어 업무 효율 및 직원의 사기 증진에 많은 도움이 됩니다.

경계를 모호화 시켜라

업무 특성에 따라 부서를 나누는 것은 부서 간의 관계와 소통에 긍정적인 영향을 미치게 됩니다. 하지만, 이는 자신의 부서 이외의 사람들과는 소통의 단절을 형성하고 같은 회사임에도 일처리에 있어 마찰을 발생시키기도 합니다.

이에 부서 공간 배치 시 부서 간의 협의 빈도, 업무 동선 등을 고려하여 소통의 기회를 주는 것이 좋습니다. 가장 많은 협의가 이루어지는 부서는 근거리에 두고, 모든 부서가 원활히 소통할 수 있는 동선을 구성해주는 것이 좋습니다. 많은 인원으로 이러한 협의가 힘들다면, OA 나 휴게실 등을 공간의 중심에 두고, 우연한 만남과 아이디어 회의가 가능하도록 유도할 수 있습니다.

 

많은 분들이 “ 스마트 오피스 “에 관심을 두고, 시행하기를 원하고 있습니다. 하지만, 지금까지 너무도 당연시 되어왔던 인식들과 관습들은 한 번에 “ 스마트 오피스 “를 받아들이기 힘들어하고, 적용하더라도 다시 과거로 회기 하기 일쑤였습니다.

이런 시행착오를 줄이고, “ 스마트 오피스 “를 시행하고자 계획하고 있다면, 이러한 작은 인식의 변화부터 시작해 보는 것이 좋을 것 같습니다. 인식의 변화는 많은 비용을 들이지 않더라도 생활하는 이들의 자세의 변화로 이전의 사무실과는 전혀 다른 스마트한 공간을 창출함에 많은 도움이 될 것입니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드] 작은 변화부터 시작하는 “스마트 오피스”

 

안녕하세요. 김준석 공간 컨설턴트입니다.

사무환경에 대한 컨설팅을 하다 보면, 많은 분들이 “ 스마트 오피스 “에 관심을 갖고 계십니다. 하지만, 스마트 오피스 환경을 구성하는 비용이나 규모 면에서 부담스러워하시는데요. 구글과 페이스북처럼 멋스러운 디자인과 열려있는 사무실만이 “ 스마트 오피스 “ 의 전부는 아닙니다.

공간 안에서 자연스럽게 직원들이 소통하고, 집중과 휴식을 적절하게 유지하며 업무의 성과를 높이는 환경이라면 이미 “ 스마트 오피스 “를 구성했다고 볼 수 있는데요. 오늘은 이미 갖추어진 사무환경 속에서 “ 스마트 오피스 “를 스스로 구현해 볼 수 있는 작은 변화를 소개해 드리려고 합니다.

큰 돈을 들이거나 인테리어 공사를 해야 하는 건 아니지만, 공간의 위치와 동선의 변화를 주어 사무환경에 변화를 일어나게 하는 방법인데요. 스마트 오피스에 관심이 있고, 아래 사항에 적용 가능한 사항이 있다면 한번 도전해 봐도 좋을 것 같습니다.

 

 OA공간을 통합시켜 보자

전자기기의 발달과 인터넷, 클라우드 서비스 등 실시간으로 정보 공유와 문서 열람이 가능해지면서 기업은 “ Paperless “ 즉, 종이가 없는 사무실을 만들려고 노력하고 있습니다. 이는 종이 사용량을 줄여 비품에 들어가는 비용을 줄이고, 문서를 보관하기 위해 할애하였던 창고 공간을 다른 용도로 사용할 수 있기 때문에 경제적으로 이익을 발생시킬 수 있습니다.

하지만, OA 공간을 통합시키는 더 큰 이유는 바로 “ 소통의 기회 “입니다. 많은 회사에 동선의 단축과 편의를 위해 다수의 프린터를 근무자들 가까운 곳에 배치하고 있는데요. 흩어져있는 OA 공간을 한 곳으로 통합한다면 같은 부서의 직원이 아니더라도 OA 공간에서 우연히 마주치는 기회가 발생하고, 이는 자연스레 소통을 할 수 있는 기회를 제공하게 됩니다.

단순히 인사하고 이야기 몇 마디 나누는 것이 “ 스마트 오피스 “ 와 무슨 연관이 있나?라는 의문이 드실 텐데요. 직원들이 서로 자연스럽게 소통하고, 언제 어디서나 편하게 대화할 수 있다면 이들은 업무공간에 한계를 두지 않고, 자신들의 아이디어를 누군가와 편하게 이야기할 수 있는 연습이 될 수 있고, 이러한 아이디어의 교류는 같은 부서의 직원들 안에서 한정적이던 아이디어의 한계를 좀 더 넓고 새로운 무언가를 해볼 수 있도록 할 것입니다.  때문에 이러한 소통의 시작은 “스마트 오피스 “를 형성하는 밑거름이라고 할 수 있습니다.

탕비실의 위치를 조정해 보자

처음에 제시한 OA와 같은 맥락의 “ 탕비실의 위치를 조정하라. “입니다. 사실 지금까지의 국내 기업은 탕비실은 사무공간과 회의공간 등 주요 공간을 배치 후 자투리 공간에 배정하는 경우가 많았습니다. 또한 수전의 공유를 원활히 하기 위해 화장실 등의 건물의 코어 부분에 가까이 배치되는 경우가 많았습니다. 이로 인해 직원들은 탕비실이 편하기보단 사용하기 불편하고 빨리 커피만 타서 자리로 복귀해야 하는 공간이었습니다.

하지만, 커피를 마시며 휴식을 취할 수 있는 공간에서 생각하지 못했던 기발한 아이디어가 나오는 경우가 많은데요. 카페에서 잠시 쉬어갈 때 기발하고 엉뚱한 생각이 나오는 것을 생각해 보면 될 것 같습니다. 또한 업무라는 것은 꾸준히 집중만을 해서는 성과를 내기 힘들기 때문에, 적절한 집중과 이완이 조화를 이루어야 하는데요. 이러한 탕비실은 사무공간 안에서 이완을 할 수 있는 중요한 공간입니다.

그렇기 때문에, 탕비실은 구성원들의 업무공간에서 가깝고 많은 이들이 자연스럽게 접근할 수 있는 위치에 설정하는 것이 좋습니다. 사무실의 규모에 따라 위치 및 성격은 달라질 수 있지만, 휴식이라는 공간에 한정하지 않고, 간단한 회의와 소통이 발생하는 공간으로 인식한다면 조금 더 수월하게 “ 탕비실 “ 의 위치를 설정할 수 있을 것 같습니다.

개인 캐비닛을 도입해 보자

“ 스마트 오피스 “ 하면 가장 많이 떠오르는 단어 중 하나는 “ 변동 좌석제 “ 일 것입니다. 지정된 좌석이 없이 좌석을 공유하며 각자 원하는 공간을 선택해서 일하는 제도인데요. 사실 “ 변동 좌석제 “는 모든 기업에 적합한 업무 유형은 아닙니다.

이를 시행하기 위해선 각 부서의 “ 재석률 ( 개인의 자리에 하루 동안 앉아있는 시간의 비율 ) “ 을 확인해야 하고, 변동 좌석제를 시행하기 위한 기본적인 조건과 사용자들의 인식이 수반되어 있어야 합니다.

이러한 절차를 무시하고, 많은 기업에서 보여주기 식의 “ 변동좌석제 “를 도입하다 보니, 많은 부작용과 이름만 남은 채 지정좌석처럼 운영하고 있는 기업도 다수 발생하였습니다.

이러한 부작용을 사전에 예방하기 위해, “ 변동 좌석제 “를 시행하기 전 “ 캐비닛 “ 문화를 시도해 볼 것을 추천드립니다. 자신의 지정좌석이라 할지라도 컴퓨터와 옮기기 힘든 장비를 제외하고, 자신의 자리를 업무 후 정리하여 캐비닛에 넣어두는 문화를 정착시키기 위함인데요.

이는 초반의 불편함이 있을 수 있지만, 사무환경을 청결하게 유지할 수 있고 직원들에게 개인 짐 이동문화를 자연스레 인식시켜 향후 시행할 “ 변동 좌석제 “ 의 부작용을 최소화할 수 있습니다. 또한 이러한 시행을 통해 직원들의 만족도와 적합성을 파악해 볼 수 있어, 시행착오를 줄일 수 있는 방법이 될 수 있습니다.

기존에 있는 사무공간은 한 번에 변하기에는 무리가 있습니다. 큰 비용이 들거나 다수의 부작용이 발생할 수 있는데요. 향후 사옥 이전이나 스마트오피스 도입을 고려하고 계신다면, 이러한 작은 부분부터 실천해 보시면 좋을 것 같습니다. 또한 정확한 기업 문화와 업무 스타일, 업무 형태 등을 전문가와 상담하여 기업에 적합한 제도를 도입하고 배치할 것을 추천드립니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru