[사무공간 가이드] “사무환경 컨설팅” 왜 필요한가?

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

로켓펀치에서 사무환경 컬설팅 을 진행하며, 가장 많이 받는 질문 중 하나는 사무환경 컨설팅이 정확히 무엇이고 왜 필요한가? “입니다. 로켓펀치를 자주 사용하는 회사가 10년 미만의 성장하고 있는 회사가 많아, 다수의 회사가 초기 인테리어 공사 시 배치된 상태로 사용 중이거나, 이미 공간과 가구가 구성되어 있는 곳에 입주하는 형식으로 사무환경을 구성하다 보니 사무환경에 대한 별다른 필요성을 느끼지 못했기 때문인데요 

사무환경은 사무실의 공간을 구성하는 모든 요소를 지칭하는 단어, 한 기업의 경영철학을 담아내는 그릇이며, 구성원들의 일에 대한 효율과 생산성에 직접 영향을 미치는 중요한 경영 전략 중 하나입니다. 실제로 사회심리학자 혼 프리드먼 은 그의 저서 < 공간의 재발견 >에서 기업의 생산성과 창의성은 개인 역량에만 달린 것이 아니라 각 개인을 둘러싼 사무환경과 조직 문화에서 비롯된다. “라고 했을 만큼, 환경이 기업의 생산성과 지속성에 미치는 영향력을 강조하였습니다. 이는 한정된 자원과 인력으로 최고의 업무를 수행해야 하는 스타트업 “에게 더욱 중요한 요소가 될 수 있습니다.

기업에 맞는 사무환경은 사용자들에게 만족도를 높여주며 기업의 충성도는 물론, 업무 효율성에도 영향을 주는데요, 실제 미국을 비롯해 다양한 국가의 사무직 근로자를 대상으로 진행한 연구에서는 사무환경에 대한 만족도 ( 사용자 배려 / 각 공간의 배치 적정성 / 인체공학적 가구 / 공기 질과 채광 )를 조사하였을 때 높은 점수를 받은 기업일수록 그렇지 않은 기업에 비해 최근 3년간 평균 이익률이 높은 것으로 분석되었습니다. 역으로 경영 성과가 높은 기업을 선정하여 상위그룹을 분석하였을 때, 그들의 구성원들이 사무환경에 만족하는 정도가 높았다고 합니다 

그럼 이렇게 기업의 생산성과 효율에 영향을 미치는 사무환경 을 조성하는 사무환경 컨설팅 은 어떤 식으로 이루어질까요?

 LEVEL 1. 사무환경 개선을 위한 조직 구성

컨설팅을 진행하다 보면, 많은 회사가 대표 또는 회사의 운영자금을 시행하는 부서에서 사무환경 개선을 위한 상담을 진행합니다. 이는 회사의 문화와 나아가고자 하는 방향을 공간에 반영하는 좋은 방법일 수 있지만, 실제 공간을 활용하는 구성원들의 목소리가 결여되는 경우가 있습니다 

또한, 사무환경이란 단순히 공간이나 가구만의 변경이 아닌, 새로운 사무실에서의 새로운 일하는 방식 개선의 내용도 포함하기 때문에, 실제 업무 패턴과 문화를 이해하는 담당 직원을 선정하는 것이 좋습니다. 이때, 건축과 인테리어, 가구, IT 전반을 컨설팅 하 수 있는 전문 인력의 도움을 받는 것이 좋습니다. 현재 사무환경을 객관적으로 진단하고 최적의 사무환경을 도출하는 데 많은 도움을 줄 수 있기 때문입니다.

LEVEL 2. 명확한 방향성 설정

컨설팅 중 가장 어려운 안 중에 하나는, 실 업무환경에 대한 고려가 이루어지지 않은 해외 기업의 겉치레만을 따라 하고자 하는 경우입니다. 이는 현 기업의 고려가 결여되는 경우가 많아 공사가 완료된 후에도 개선되지 않은 사항에 불편함을 호소할 수 있습니다 

이를 방지하기 위해, 사무환경 컨설팅 시 명확한 방향성 설정이 필요합니다. 예를 들어 우리는 한정된 공간을 활용할 스마트 오피스를 구축한다 / 직무 특성을 반영한 개인 맞춤형 업무공간을 제공한다 등을 들 수 있습니다. 이러한 명확한 방향 설정은 기존의 문제점을 반영하여, 개선 방향성을 명확히 제시할 수 있고, 기존 유사 사례를 분석해 벤치마킹을 할 수도 있습니다.

 LEVEL 3. 현 사무환경 진단

방향성이 명확해졌다면, 현 사무환경을 객관적으로 파악이 필요합니다. 이는 단순히 공간의 면적의 적정성 동선과 배치의 적합성을 분석할 수도 있고, 다양한 설문조사와 인터뷰를 통하여 실 사용자들의 문제점을 도출할 수도 있습니다 

이러한 분석은 개선 사항을 수립할 시 문제점의 우선순위를 결정하고, 자금 계획을 세우는 데 기본 자료를 제공하기 때문에 꼭 필요한 단계 중 하나입니다.

LEVEL 4. 개선안 도출 및 레이아웃 제안

현 문제점을 분석하고 사무환경의 방향성을 고려하여 구체적인 전략과 콘셉트를 계획하는 단계입니다. 실질적인 레이아웃이나 공간의 느낌을 볼 수 있는 단계로 인테리어적인 부분에서 공간 전반의 계획을 수립하는 단계입니다. 이 단계에서는 가시화되는 공간 이미지를 통해 자신의 방향에 대한 적합성, 수정 사항 등을 협의하여 사무환경 개선의 구체적인 사항을 정리할 수 있습니다.

LEVEL 5. 실행 및 적용

수립된 계획을 실 구현하는 단계입니다. 각 항목을 재차 확인 후 일정과 세부항목 실행사항을 시행합니다. 이 단계에서는 전문가가 진행하는 사무환경 공간 조성과 더불어 진행되어야 할 한 가지가 더 있습니다. 바로 실 공간을 사용할 사용자들에게 공간에 대한 이해를 전파하는 사항입니다 

이는 공간의 구성이나 동선, 배치의 이유 각 특성에 맞는 가구 등의 사용법 등을 공유함으로써, 공간에 대한 친숙도를 높이고 그들의 의견이 어떻게 적용되었는지를 보여줌으로 회사에 대한 만족도를 높일 수 있습니다. 새로운 사무환경 조성 이후에도 지속적인 만족도 관리를 통해 공간을 더욱 잘 활용할 수 있습니다.

구성원들의 만족도를 높여주는 좋은 사무환경은 기업 성과를 끌어올리는 데 긍정적인 영향을 주고, 기업의 높은 생산성과 성고는 직원들을 위한 재투자로 이어지는 선순환 구조를 만들어 냅니다. 국내의 근로자들은 매일 최소 10시간 이상을 회사에서 보낸다고 합니다. 장시간의 업무 속에서도 업무 효율은 물론 구성원의 심리적인 안정까지 배려하는 사무환경을 제공한다면 회사에 대한 만족도는 물론 업무 생산성 증진에 많은 기여를 할 것입니다. 바로 이러한 환경을 제공하기 위해 필요한 단계가 사무환경 컨설팅 “이며, 사무실을 보기 좋게 만드는 것을 넘어, 업무에 대한 생산성 증진으로 연결하는 효과를 지니고 있습니다 

오늘은 사무환경 컨설팅 의 진행 방법을 통해 왜 필요한지에 대한 설명을 드렸습니다. 각 직원들에 대한 생산성 향상과 만족도, 복지를 고려 중이시라면,사무환경 컨설팅 을 진행해 보시길 추천드립니다.

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