[사무환경 가이드] 변화하는 업무환경, 스마트워크 < 변동 좌석제 >

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

< 스마트워크 >라는 단어를 들었을 때, 가장 먼저 생각나는 업무 형태가 무엇인가요? 사무환경 컨설팅을 진행하며 가장 많은 분들이 요구하는 < 스마트워크 > 중 하나는 바로 “ 일정한 자리가 지정되지 않고, 여러 사람이 자리를 공유” 하는 < 변동 좌석제 >입니다. 하지만, 변동 좌석제에 대한 정확한 이해 없이, 적용 사례만을 보고 요청하는 경우가 많아, 실제 적용이 불가하거나 적용 후 많은 구성원들이 불편함을 겪는 경우가 있습니다.

그럼, 이런 < 변동 좌석제 > 란 무엇인지, 어떤 업무 특성을 가진 회사에 적합한지에 대해 설명드리도록 하겠습니다.

  • 변동 좌석제 ( Free-Address) 란?

개인 자리가 정해져 있는 오피스와 반대되는 개념으로, 각자의 자리가 정해져 있지 않고, 자신의 필요에 따라 자리를 선택하여 자유롭게 사용하는 방식을 일컫습니다.

자리를 자주 비우거나 자리에서 이루어지는 일이 많지 않은 영업직, 연구직, 컨설팅 및 제작 직군에 주로 적용될 수 있는 방식으로 불필요한 좌석을 줄여 공간을 활용함으로써, 회사의 운영비용을 절감하는 방식으로 환영받는 방식입니다. 최근에는 스마트 워크의 대표적 형태로 받아들여지며, 다양한 회사에서 업무 특징과 직군에 맞게 유연하게 변형되어 사용되고 있습니다.

  • 변동 좌석제의 활용 업무 형태

변동좌석제의 정의에서 알 수 있듯, 업무의 특성상 오피스에 있는 시간이 한정적인 부서에 적합한 업무 형태입니다. 스케줄을 유동적으로 활용하는 외근직들은 필요에 따라 능동적으로 공간을 활용하고, 개인 자리의 물품은 지급된 사물함에 보관하여, 공간 효율성은 물론 업무 효율도 높일 수 있습니다.

반대로, 내근의 비율이 높은 부서에게는 개개인을 위한 업무공간과 서류나 문서를 보관할 수 있는 개인 공간이 필요합니다. 즉, 내근 비율이 높은 부서에게는 오히려 매일 많은 양의 서류를 다른 자리로 옮겨야 하거나 사무실의 소속이 모호해지며, 협업의 효율이 떨어질 수 있으니 전문가와 상담 후 적용하는 것이 좋습니다.

  • 변동 좌석제의 장점과 단점

변동 좌석제는 확실히 단조로울 수 있는 업무환경에 변화를 줄 수 있는 업무 형태 중 하나입니다. 그럼 이런 < 변동 좌석제 > 를 적절하게 적용하였을 때의 장점과 단점은 무엇일까요?

우선 변동좌석제를 적용 시 기존에 필요하던 공간과 가구수를 줄여 운영비용을 줄일 수 있는 경제적인 면이 있습니다. 이는 조직 변경 시에도 유연하게 대응할 수 있고, 새로운 동료들과 만날 수 있는 기회를 높여 사내의 커뮤니케이션을 활성화할 수 있는 방법이 되기도 합니다. 또한 매일 자신의 물품을 정리한 후 퇴근하기 때문에, 사무공간을 청결하게 유지할 수 있는 장점이 있습니다.

반면에, 변동좌석제를 활용 시 같은 부서의 직원의 위치를 파악하기 어려울 수 있고, 출력물이 많은 경우 자료를 분실하거나 정리하는데 어려움이 발생할 수 있습니다. 또한 상사와 부하직원의 커뮤니케이션이 줄어들고 새로운 룰을 직원들에게 교육해야 하는 시간과 비용이 소요되게 됩니다.

적합한 부서에 적용되는 < 변동좌석제 > 의 사례를 보면, 확실히 회사 운용의 경제적인 측면, 직원들의 업무 만족도 측면에서 환영할만한 < 스마트 워크 > 임에 분명합니다. 하지만, 좋은 업무 형태라고 할지라도 각 기업의 문화와 부서별 업무 특성에 맞지 않은 업무 형태는 오히려 원활한 업무를 방해하는 요소가 될 수 있습니다. 각 기업과 부서에 적합한 업무 형태를 정확히 파악하고 전문가와 상의 후 기업에 도움이 되는 < 스마트 워크 >를 적용하여 최고의 사무환경을 구성하시길 바랍니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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