[사무환경 가이드] 스마트오피스 성공기업, 무엇이 다른가?

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

최근 국내 내로라하는 기업을 포함해, 중소기업 스타트업 다양한 분야에서 회사의 분위기 쇄신이나 업무 효율 증진을 이유로스마트 오피스 “를 도입하고 있습니다. 하지만 모든 일이 그렇듯 기존의 것에서 획기적으로 변화하는 것에는 부작용이 따라오기 마련입니다. 특히나 지정좌석제에 익숙하고 사무실에 머무는 시간이 길어, 자신의 자리를 꾸미기까지 하는 국내의 사정은 더할 텐데요. 지정 자리는 아니라지만, 변하지 않은 회사 업무방식이나 회의 수직적인 문화에서는 이러한 갑작스러운 변화는 오히려 업무 스타일을 파악하지 못한 불편만을 초래하게 됩니다.

실제 사무환경을 관리하고 개선해야 하는 기업의 총무나 구매팀에서도 윗선에서 내려온스마트 오피스구축에 대해 막막하다는 이야기를 많이 하시는데요. 표면적으로 가장 눈에 띄는 자율 좌석제 높이 조절 책상 그리고 가림막 없는 오픈형 오피스 등이 대부분의 기업에서 차용하는 스마트 오피스 “의 모습입니다.

그럼 이러한 부작용을 줄이고 공간을 실제 사용하는 구성원들의 만족도를 높이려면 어떻게 해야 할까요? 국내에서도스마트 오피스 “로 대표되고, 꾸준히 유지하며 장점을 만들어가는 회사에서 단서를 찾아볼 있습니다.

 

마이크로소프트 코리아의 ” 기술력 “

기존 강남에 있던 사무실을 덕수궁 뷰가 보이는 위치로 옮기며, “ 마이크로소프트 코리아 “는 대대적인 사무실 변화에 들어갔습니다. 높았던 파티션을 낮추고, R&D 부서와 CSS 부서를 제외한 대부분의 자리를 자율좌석제로 변경하였으며, 시간의 구애를 받지 않고, 출퇴근 시간을 조율할 있도록 하였습니다. 이들 또한 처음 이러한 변화를 마주했을 때는 불편함과 익숙하지 않음에 많은 불만을 마주해야 했는데요. 놀랍게도 이러한 불만은 단시간에 해결되었습니다. 중심에는 마이크로소프트에서 개발하고 제공하고 있는 “ Pathway : 패스웨이 “라는 프로그램이 있었습니다. 그들은 팀원들이 떨어진 자리에서 근무를 하더라도 실시간으로 정보를 공유하고 의견 소통을 있도록클라우스 서비스인 윈도우 애저 스카이 드라이브 “를 제공하고 스카이프와 셰어포인트, 링크 (Lync) 그리고 소셜 서비스 야머(yammer)등을 활용하여 업무의 연속성과 효율적인 협업을 유도하였습니다.

많은 기업들이 이러한 인프라를 고려하지 않고, 기존의 전산망을 그대로 활용한 상태에서 좌석만을 자율좌석제로 변경하다 보니, 지정좌석제를 사용하던 때에 비해 이동의 불편함과 단점만이 부각이 것인데요. 실제자율좌석제를고민하고있는기업이라면영업직과같은특수한파트를제외하곤자신들의회사의이런서버와소프트웨어를우선확보하는것이좋습니다.

 

풀무원의 ” 기업문화 “

마이크로소프트 코리아만큼 국내에서 성공한스마트 오피스 “로 손꼽히는 회사가 있습니다. 바로풀무원 “인데요. 이들 또한 영업사원 태블릿 PC 지원 모바일 디바이스를 통한 스마트 워크 다양한 인프라를 확보했습니다. 하지만, 이들이 이렇게 성공적으로스마트 오피스 “를 정착시킨 데에는 직원들을 먼저 생각한 회사의 변화가 있었습니다. 직급제의 폐지로 수직구조를 수평조직으로 바꾸고 양성평등을 위한 다양한 제도를 도입하였는데요.

이들의 가장 눈에 띄는 변화는 임원실의 다양한 활용이었습니다. 상대적으로 사무실에서 근무하는 시간이 적은 임원실은 불필요하게 크거나 많은 비용이 들어가기 일쑤였는데요. 이들은 과감히임원이 사용하지 않는 시간에는 구성원들이회의공간 “으로 활용 있도록 공간을 변화시켰습니다. 사실 높은 위치에 있는 임원들에게는 자신의 공간을 공유한다는 것은, 쉬운 결정이 아니었을 텐데요. 회사의 변화를 위해 경연진부터 솔선수범하여 구성원들에게 많은 공감을 이끌어 내었다고 합니다. 또한 이들은 임신이나 육아 등으로 같은 업무환경에서는 육체적으로 정신적으로 피로한구성원들을 위해 신체 변화에 맞는 책상 ( 일반적인 일자형 책상이 아닌 배가 튀어나오더라도 충분히 편하게 사용할 있는 곡선형 책상을 도입 ) 도입하고, 높이 조절 데스크 동선 등을 분리함으로써 정신적으로 육체적으로 편안한 상태에서 업무를 진행할 있도록 하였습니다.

 

한국 전력의 ” 그린 오피스 “

스마트오피스로 변경 시에는 적응과 변화라는 불편함을 감수할만한 긍정적인 효과가 필요합니다. 위에 소개된 기업의 경우, 정신적, 신체적 만족감에서 오는 업무 효율 증진과 효율적인 협업 등을 생각해 볼 수 있을 텐데요. 한국전력 “의 스마트오피스 같은 경우 “ 경제적인 면 그리고 환경적인 면”에서 그 강점을 보이고 있습니다.

나주로 옮겨간 사옥은 직원들의 편의를 위해 다양한 인프라를 구축하고 자율좌석제로 인한 소통을 증진시킨 점은 위의 회사들과 유사합니다. 하지만, 회사의 특성에 맞게 그들은 전력 사용량을 줄이고 탄소 배출 감소 등에 기여하는 그린오피스를 함께 추구하였는데요. 사무실에서 전력을 많이 소비하는 “ PC 본체 “ 등을 대체하는 클라우드 기술을 적용하고, IoT 제어기술 등을 통해 사무실 내 OA 기기 및 조명의 전력 소모를 종전 대비 절반 이하로 줄였습니다. 또한 IoT 센서에 의해 에너지 사용량을 분석하고, 누전, 과열 개소 등을 즉시 파악해 불필요한 전력 낭비에도 대응할 수 있도록 하였습니다. 이는 업무 효율 증진 이외에도 전력 사용량을 줄이고 저탄소 그린오피스를 지향한다는 뚜렷한 목적이 있는 것으로 그들만의 스마트 오피스를 착실히 구현해 내고 있다고 할 수 있습니다.

위의 기업들은 같은 국내 기업이고 비슷한 시기에 스마트 오피스를 시작했지만, 꾸준히 성공적인 분위기를 유지하고 있습니다. 이는 외적인 것만을 추구하는 타 회사에 비해 확실히 “ 스마트오피스 “에 대한 구체적인 목표와 방향성을 설정하고 회사의 특성과 문화를 고려해 시행한 결과라 할 수 있는데요. 타 회사에서 진행하니 우리도 도입하자 식의 단편적인 생각보다 실제 공간을 사용하는 구성원들의 입장에서 생각하고 그들이 적응할 수 있는 기반을 마련하는 것이 먼저가 아닐까 생각됩니다.

만약 자신들의 업무환경에 “ 스마트 오피스 “를 구현하고자 한다면, 기업 문화와 상황, 목표를 정확히 파악 및 설정하여 장점으로 거듭날 수 있는 “ 스마트 오피스 “를 구현하시길 바랍니다.

 

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

[사무환경 가이드]똑똑한 일터를 위한 작은 변화

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

사무환경과 인테리어 상담을 하다 보면 어떠한 기본 정보 없이스마트 오피스 “로 꾸며달라는 요청이 종종 있는데요, 스마트 오피스 함은 해석하는 방법과 방향에 따라 무수하게 설명될 있기 때문에, 단순히 변동 좌석제를 사용하거나 훌륭한 인터넷망을 설치한다고 해서 모두에게 적합한 스마트 오피스를 조성했다고 하기에는 다소 어려움 있습니다.

  실질적으로스마트 오피스 “라는 용어의 기본에는 공간을 사용하는 구성원들이 조금 효율적으로 공간을 활용하고, 일의 능률을 높일 있는 공간 “이라는 것이 전반 깔려있습니다. 인테리어 초기 단계에서부터 업무의 특성을 파악하고 업무에 적합한 공간을 구성하는 것이 좋지만, 이미 형성이 사무실의 경우 작은 부분을 수정함으로써 조금 스마트한 공간을 유도할 있습니다. 이를 위해 변화 없이 사무실에서 실천할 있는 스마트 오피스 환경을 소개하려 합니다.

소음 줄이기

최근 오피스 공간들은 ” 소통 ” 이라는 이름하에, 업종이나 업무의 특성에 상관없이 가림막이나 파티션이 없는 “ Open Plan “으로 구성되는 경우가 많습니다. 이로 인해, 구성원들은 이전에 비해 소음에서 자유롭지 못하게 되었고, 어떤 이들은 소음으로 인한 집중력 저하에 불편함을 호소하기도 합니다. 이는 업무 특성이 반영되지 않은 획일적인스마트오피스 쫓다 보니 이전보다 못한 사무환경이 조성된 것인데요, 실제로 읽기나 쓰기와 같은 어느 정도의 집중력이 요하는 업무에서 Open Plan 파티션 등으로 구획이 공간에 비해 40% 정도 낮은 생산성 보인다고 합니다.

이를 해결하기 위해, 사무실에서는 물리적으로 집중 업무 공간 실로 구획된 1인용 공간 만들 있습니다. 이미 공간의 구획이 완료되었다면 직원들이 자유롭게 회의실이나 사용빈도가 낮은 공간에서 업무를 있도록 제도적인 조치 있습니다. 이러한 이동마저 힘든 상황이라면 개인 헤드폰의 사용을 고려할 수도 있습니다. 소통에 영향을 줄만큼의 헤드폰 사용은 문제가 되지만, 소음에서 자유롭지 못한 공간에서 집중적인 일을 해야 하는 상황에서는 현실적이고 가장 좋은 방법 있습니다.

구성원들에게 창가 자리 양보하기

사무실의  형태와 위치에 따라 차이는 있지만, 종종 사용빈도가 상대적으로 적은 임원실과 회의실이 외부 창가에 배치되고, 가장 많은 시간을 사무실에서 보내는 직원들의 자리가 창이 없는 내부로 배치되는 경우가 있습니다. 자연 빛에서 발생할 있는 눈부심을 피할 있고, 일정한 조도를 확보할 있다는 장점에 비해, 인공 빛과 벽으로 막힌 공간에서의 업무 생산성은 낮은 것으로 알렸습니다. 실제 창가 주변에서 일하는 직원들의 업무 성과가 내부에 배치된 직원들에 비해 15% 정도 높은 걸로 알려졌는데요.

이를 완화하기 위해, 사용 빈도가 상대적으로 적은 임원실과 회의실을 내부에 위치시키고, 구성원들의 자리 위치를 창가 근처로 옮기는 방법을 생각해 있습니다. 모든 이에게 창가 자리 배치가 여의치 않다면, 가장 많이 이동하는 이동 동선이나 복합기, 탕비실의 위치를 창가 주변에 위치시켜 구성원들이 활용할 있게 하는 방법도 생각 있습니다

쾌적한 온도 유지하기

요즘 사무실은 보편적으로 냉, 난방 시설이 되어 있지만, 놀랍게도 보통 사무실은 구성원이 쾌적하다고 느끼고, 가장 생산성이 높은 온도인 “ 21 ~ 23 온도가 아닌, 그보다 5도가량 낮은 18~20 환경에서 일하고 있다고 합니다. 크게 차이나 보이지 않지만, 이는 직원들의 건강 상태나 집중력에 영향을 있습니다.

이를 위해, 여름에는 냉방기기를 1~2 낮게 설정하는 것이 좋고, 겨울철에는 실내에서 스웨터나 카디건 등으로 일정 수준의 온도를 유지하는 것이 좋습니다.

실내용 식물 키우기

온도만큼 구성원들의 건강에 영향을 미치는 것이 공기의 인데요. 기술의 발달로, 공기청정기 등을 활용하는 곳이 늘어났지만, 아직도 다수의 구성원들이 사무실의 낮은 공기질로 인해 한해 수십억 원의 비용을 호흡기 문제 해결을 위해 비용을 지출하고 있다고 합니다.

공기 청정기는 부정할 없는 좋은 방법이지만, 비용과 관리 문제로 인해 모든 회사가 차용하기에는 한계가 있습니다. 이를 대처해 실내에서 키울 있는 식물을 다수 설치하는 것은 자연 필터효과로 공기질 향상뿐만 아니라 인테리어 효과 있습니다.

분산되는 시선 줄이기

일을 하다 보면 다양한 서류와 메모들이 개인 자리에 쌓이기 마련인데요. 이러한 정리되지 않은 서류와 메모들에 시선이 분산되며 대부분의 구성원들이 불필요한 시간을 소비하고 있다고 합니다. 금액으로 환산하면 한해 600백만 원에 해당하는 금액이라고 하는데요.

이를 위해, 불필요한 종이서류의 양을 줄여 전산화하거나 컴퓨터나 휴대용 전자기기를 활용한 메모를 권장 있습니다. 예로 직원들에게 추가로 모니터를 지급하거나 전자기기를 지급하였을 생산성이 1.5배에서 2 가까이 늘었다고 합니다.

금일은 실질적인 인테리어나 가구의 변화가 아닌, 사무실에서 적용해 있는 작은 요소들을 안내해 보았습니다. 작지만, 구성원들이 조금 쾌적하게 일하고 효율적으로 일할 있는 방법인데요, 이를 개기로 인테리어나 가구에 대한 생각도 해볼 있는 발판이 되어 모두가 행복하게 일할 있는 스마트 오피스를 꾸미는 개기가 수도 있을 같습니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

[사무환경 가이드] 사무환경 개선과 그에 따른 효과

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

새로운 사업을 시작하거나, 인원을 확충해야 할 때 사무환경을 어떤 것부터 어떻게 바꿔야 할지 고민하는 분들이 많습니다. 넉넉한 금액의 투자를 받지 않은 이상, 가구나 사무환경에 투자되는 비용은 부담스럽기 마련인데요. 때문에 어느 정도의 비용이  필요한지 산정하고 맞게 계획하는 것이 중요할 텐데요.

인테리어의 경우, 기존 사무실의 상태와 고객의 요청사항에 따라 가격 책정의 변화가 크기 때문에 정확한 금액을 산정하기 힘들지만, 가구의 경우 브랜드를 지정하면 1인당 어느 정도의 금액이 사무환경 개선에 필요한지 예측 있습니다.

 

월 12,500원의 합리적인 투자

국내에 유통되고 있는 사무가구 1위인 F사와 2위인 C 사를 기준으로 하였을 , 사무 가구( 책상 + 서랍장 + 의자 포함가 ) 개선비용은  일반형과 고급형은 70만 원대에서 220만 원대까지 산정해 있습니다. 평균적으로 150만 원 정도를 평균으로 잡을 있는데요.

보통 사무용 가구의 수명을 10년으로 보았을 , 이는 평균 150만 원이라는 초기 투자비용을 10으로 나누어 년 당 15만 원, 12,500 정도의 투자금액으로 산정 있습니다. 한 달에 10만 원에 달하는 통신료를 사용하는 최근 소비 트렌드를 생각했을 한 달에 12,500원은 굉장히 합리적인 투자금액이라고 생각 되는데요

투자에 따른 효과

사무환경에 대한 이러한 투자는 공간 안에서 일하는 구성원들에게도 좋은 영향 미치게 됩니다. 실제로 공간 컨설팅 사무환경 ( 가구 공간 재배치 ) 개선 많은 기업들의 업무 효율성이 이전에 비해 5% 이상 좋아졌으며, 공간 활용에 적합한 가구 동선 계획으로 사용면적을 절약하고 그에 따라 임대료 공간 유지비에 활용되는 금액을 25% 이상 줄였다는 연구자료 모을 있었습니다. 이러한 자료를 근거로 하였을 , 초기 투자비용으로 향상되는 업무 효율과 공간 활용도로 오히려 많은 이익을 내는 가치 있는 투자라고 생각해 있습니다.

최근 세계 오피스의 트렌드는 어디에서 어떻게 일할지를 구성원 스스로 선택하고 조절한다“입니다. 이에 국내는 물론 세계 유명 회사들은 변동 좌석제 / 다양한 업무 휴게공간 연계 / 소규모 회의실의 확대 다양한 방법으로 변화하는 구성원들의 욕구를 충족하고 불필요한 사무공간을 줄이려 노력하고 있습니다. 이러한 노력은 어떤 사무환경 ( 인테리어 가구, 동선 ) 적합한지 전문가에게 상담하고 배치하여 초기 투자비용 대비 높은 효율을 기대해 있습니다.

 

 

또한 이러한 사무환경의 개선은 일하는 구성원들의 만족도 향상은 물론 앞으로 회사에 지원할 미래 구성원들의 지원 욕구에도 많은 영향을 있다고 합니다. 실제로 작은 규모의 스타트업 등에서는 회사의 연혁은 물론, 기업 문화와 사무실의 이미지를 채용 패이지에 많이 올리고 있는 모습만 본다 해도 이러한 사무환경에 직원들의 업무 효율과 복지, 만족도에 많은 영향을 미친다는 것을 확인 있습니다.

전체적인 회사의 발전을 생각할 회사에 가장 중요한 요소는 구성원 들입니다. 이들이 만족하고 맘껏 능력을 펼쳐 보일 있는 사무환경을 구성하는 , 어떤 투자보다도 우선시 되어야 하지 않을까 생각 됩니다.

[사무환경 가이드] 일터에서 건강을 지키는 습관

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

일을 하다 보면 개인적으로 가장 불편한 점이 무엇일까요? 바로 온몸에 전해지는 통증들이 아닐까 싶은데요. 오랜 시간 앉은 자세로 업무를 진행하다 보니 몸에 통증을 호소하는 이들이 많지만, 개인별로 차이가 있다 보니 어느 곳에 호소하기도 어려운 사실입니다.

요즘 사무환경은 이러한 구성원들의 건강을 고려하여 안마실 , 운동시설, 물리치료실 다양한 복지공간을 마련하고 있는데요. 모든 곳에서 이런 시설을 갖추기에는 한계가 있고, 몸은 아프기 전에 예방하는 것이 최고이기에 건강을 지키는 방법을 간단히 소개하려고 합니다.

앉은 자세로 오랜 시간 근무하는 직장인들을 대상으로 사무실에서 발생하는 통증을 조사하였을 , 가장 많은 비율을 차지한 순서대로 어깨 > 허리 > > 손목 > > 머리 등이었습니다. 이외에도 무릎, 다리, 골반 등이 있었지만, 역시 어깨나 , 허리 자세나 스트레스로 인해 통증이 유발되는 곳이 다수를 차지했습니다. 그럼 이러한 통증을 줄이고 예방할 있는 방법은 무엇이 있을까요?

 

스트레칭으로 지키는 건강

한국의 직장인들의 새해 계획 빠지지 않는 항목 하나는 바로운동하기 것입니다. 자신의 건강에 적신호를 인지하고, 피트니스클럽을 결제하더라도 잦은 야근에 회식을 소화하다 보면 1개월 이상 운동을 하는 게 쉬운 게 아닌데요. 사무실에서 간단한 스트레칭만으로도 어깨나 목에 오는 근육통 등은 충분히 개선 있습니다.

1 ) 어깨와 팔을 풀어줄 스트레칭

50 이상에서 있던, 오십견이 20~30대의 젊은 직장인들에게서 심심찮게 있는 지속적으로 긴장된 근육들이 몸에 무리를 주기 때문입니다. 팔과 어깨 근육을 풀어주는 좋은 스트레칭은 이미지에서와 같이 팔꿈치를 머리 뒤로 넘겨 눌러주거나, 팔을 교차하고 고개를 반대로 돌리는 좋습니다. 또한 팔을 머리 위로 뻗어 좌우로 허리를 기울이거나, 손을 깍지 앞으로 길게 뻗어주면 긴장된 팔근육의 이완에 많은 도움 있습니다.

2) 목 근육을 풀어주는 스트레칭

목의 경우, 많은 분들이 알고 있는 고개를 앞뒤,
좌우로 지긋이 당겨주고 밀어주는 것이 좋습니다. 모니터와 스마트폰 사용으로 거북이처럼 고개를 빼느라 긴장된 목 근육을 풀어주는 것인데요, 방향별로 10 정도 유지하는 것이 좋다 합니다.

이외에도 척추와 근육을 펴주기 위해선 상체를 아래로 기울여 팔을 곧게 뻗는 것만으로도 디스크의 이완 ” 이루어져 척추에 많은 도움이 된다고 합니다.

자세로 지키는 건강

어린 시절 학교나 집에서 가장 많이 들었던 말 중에 하나는 자세를 바로 해야 공부를 잘한다 것입니다. 저도 책상에 가슴을 기대고, 늘어진 자세로 공부를 하다 보니 거의 매일 듣던 말인데요. 바른 자세는 사무실에서도 필요합니다.

사람은 앉아있을 있는 것보다 편하다고 느끼지만, 실제로 앉은 자세는 있는 것에 비해 허리에 1.2 이상의 무리를 준다고 합니다. 우리의 척추는 측면에서 보았을 완만한 S자를 그리는 것이 몸을 지탱함에 있어 가장 이상적이라고 하는데요. 의자에 오래 앉아 있다 보면 척추를 S자로 유지하기가 힘들어 무리가 간다고 합니다.

많은 분들이 무의식중에 취하는 앞으로 구부린 자세는 척추뼈의 쪽에만 과도한 압력이 가해져, “ 추간판 탈출증 = 허리디스크 발생하기 쉽습니다.

그럼, 어떻게 바르게 앉을 있을까요? 이는 자신의 몸에 맞도록 사무가구를 조절하는 것입니다. 발은 바닥에 편안하게 닿을 있도록 의자의 높이를 조정하고, 엉덩이를 뒤로 붙여 등판과 허리가 밀착되도록 하여 허리가 완만한 S자를 그릴 있도록 해줍니다. 또한 팔은 책상과 수평 하게 하여 손목에 가해지는 부담을 줄이고, 모니터와 어깨는 길이만큼 떨어트려 눈과 자세 모두를 보호 있도록 합니다.

이를 위해서는 처음 가구를 선택하고, 설치할 의자의 기능과 조절 방법 등을 숙지하는 것이 좋습니다.

이외에도 오랜 시간의 모니터 사용으로 쉽게 건조해지는 건강을 위해, 눈을 자주 깜박여주고 잠시 동안 눈을 감고 있는 것이 좋다고 합니다.

위의 사항들이 눈에 띄는 개선이나 모든 건강을 지켜주기 힘들지만, 부담 없이 시도해 보기에는 좋은 방법들이지 않을까 생가이 됩니다. 하루의 대부분을 회사에서 보내는 한국의 직장인들. 회사에서 자체적으로 사무환경을 개선하고 구성원들의 업무환경에 신경 쓰고 있지만, 스스로 건강을 지키는 습관 또한 중요하겠죠? 바쁜 일상에서 스트레칭과 올바른 자세로 더욱 쾌적한 사무환경을 누려보는 것은 어떨까요?

[사무환경 가이드] 인식의 변화로 시작하는 ” 스마트 오피스”

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

시대가 변화하고, IT 환경이 너무도 자연스러운 2017년도의 오피스는 디자인적으로 아름다워졌지만, 전체적인 구성과 아이디어는 이전의 사무실들과 차이가 없는 게 사실입니다.

IT 기기의 변화나 디자인의 변화는 빠른데 사무환경 업무환경 천천히 변하는 것일까요? 아마도 이러한 사무환경의 변화 속도에 영향을 미치는 요인 중에 하나는 공간을 관리하는 매니저들이 가지고 있는 생각 때문일 것입니다.

 

기본적으로 직원을 관리하는 입장에서 보는 좋은 사무환경은 몇 가지의 조건을 올리게 하는데요.

  •  사무실에서 근무하는 것이 집이나 카페에서 근무하는 것보다 집중도가 높다.
  • 직원들은 어느 정도 통제와 감독을 지속적으로 필요하다.
  • 부서와 기능은 확실히 구분하고 공간에 적용한다.
  • 지위에 따른 가구와 공간의 차별은 필요하다.
  • 가정에서 일하기란 쉬운 것이 아니다.

등을 생각해 볼 수 있습니다. 많은 이들의 인식이 변하였고, 그것을 바꾸어 스마트한 오피스를 구성하는 이들도 많지만, 이러한 생각이 전제되어 있다 보니 혁신적인 변화를 이루어내기는 어려운 것이 사실입니다.

실제로 이러한 체계를 한 번에 모두 바꾼다면, 그곳에서 일하는 근무자들 또한 변화에 적응하지 못하고 혼란스러워할 것입니다. 그렇기 때문에 공간에 적용해 봄직한 작은 인식부터 꾸준히 변화 적용시켜주는 것이 좋습니다.

 

 직급간의 공간과 가구의 차이를 줄여라.

공간의 크기나 가구의 구성품 ( 추가 서랍장 책상의 크기 ) 직급이 아닌, 실제 업무의 특성과 서류, 회의 등에 따라 구분하는 것이 좋습니다. 직급이 낮고 회사의 주요 부서가 아니더라도, 모든 구성원은 회사의 발전을 위해 기여하고 있는 사람들입니다.

이들에게 동일한 공간과 가구 조건을 제시 ( 부서의 업무 특성에 맞는 가구 조합 ) 한다면, 그들은 스스로 회사에서 자신들이 존경받고 있다는 느낌과 함께 스스로 책임감을 가지고 회사 발전에 기꺼이 기여 것입니다.

또한 동일한 크기의 공간을 제시할 , 공간에서 느껴지는 위계질서를 무너뜨리고 직원 모두가 자유롭게 소통하며  다양한 아이디어를 시도해 있을 것입니다. 세계적인 기업인 facebook 대표 Mark Zuckerberg는 직원들과 같은 책상과 같은 공간에서 일하며 꾸준히 소통하고 있다는 점을 봐도 위계를 무너뜨린 공간에서 나오는 다양한 소통을 있습니다.

한 번에 공간의 구성을 바꾸기 힘들 때는 국내 기업 스마트 오피스를 구현하고 있는 유한킴벌리 같이, 임원실을 회의실의 기능을 추가하여 공간의 활용도를 높이는 방법도 생각 있습니다.

 

시간과 장소의 선택권을 제시하라.

아침형 인간 “ , “ 올빼미형 인간 “이라는 단어가 있을 정도로, 사람들의 생활주기는 다양합니다. 어떤 사람은 아침 시간에 집중하고 일의 효율을 있지만, 어떤 이는 오후 시간이나 저녁시간에 집중하여 일하는 사람이 있을 있습니다.

하지만, 일반적으로 국내의 업무환경은 오전 9시를 시작으로 오후 6시에 획일적으로 업무를 마치는 구조이기 때문에, 대부분의 사람들을 자신의 선호도보다는 회사에 맞추어 일하는 경우가 많습니다.

팀원 모두가 동시에 모여 회의를 진행하고, 교류해야 일이 진행되는 업무가 아니라면, 스마트 기기를 활용한 정보 공유와 메일, 그리고 전화 등을 통해 업무에 관한 내용은 소통이 가능합니다. 물론 이는 IT 망과 자료 공유를 있는 클라우드 망이 갖추어져 있어야 합니다. 하지만, 이런 선택권을 직원들에게 주는 것만으로도 가정이 있거나 자신의 신체 리듬에 따라 일의 능률에 많은 영향을 받는 이들에게는 최고의 업무 효율을 있는 기회가 것입니다.

실제로 몇몇 기업들은 이미 정해진 날짜와 시간의 일부 회의를 제외하고는 직원들에게 근무시간과 장소에 대한 자유를 주는 경우가 많습니다. 어떤 이들은 주어진 시간만큼 일을 하지 않는다는 우려를 하지만, 이는 오히려 짧은 시간에 많은 일을 집중해서 일하고 잔여시간을 자신을 위해 투자할 있어 업무 효율 직원의 사기 증진에 많은 도움 됩니다.

경계를 모호화 시켜라

업무 특성에 따라 부서를 나누는 것은 부서 간의 관계와 소통에 긍정적인 영향을 미치게 됩니다. 하지만, 이는 자신의 부서 이외의 사람들과는 소통의 단절을 형성하고 같은 회사임에도 일처리에 있어 마찰을 발생시키기도 합니다.

이에 부서 공간 배치 부서 간의 협의 빈도, 업무 동선 등을 고려하여 소통의 기회를 주는 것이 좋습니다. 가장 많은 협의가 이루어지는 부서는 근거리에 두고, 모든 부서가 원활히 소통할 있는 동선을 구성해주는 것이 좋습니다. 많은 인원으로 이러한 협의가 힘들다면, OA 휴게실 등을 공간의 중심에 두고, 우연한 만남과 아이디어 회의가 가능하도록 유도할 있습니다.

 

많은 분들이 스마트 오피스 “에 관심을 두고, 시행하기를 원하고 있습니다. 하지만, 지금까지 너무도 당연시 되어왔던 인식들과 관습들은 한 번에 스마트 오피스 “를 받아들이기 힘들어하고, 적용하더라도 다시 과거로 회기 하기 일쑤였습니다.

이런 시행착오를 줄이고, 스마트 오피스 “를 시행하고자 계획하고 있다면, 이러한 작은 인식의 변화부터 시작해 보는 것이 좋을 같습니다. 인식의 변화는 많은 비용을 들이지 않더라도 생활하는 이들의 자세의 변화로 이전의 사무실과는 전혀 다른 스마트한 공간을 창출함에 많은 도움 것입니다.