[사무공간 가이드] “사무환경 컨설팅” 왜 필요한가?

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

로켓펀치에서 사무환경 컬설팅 을 진행하며, 가장 많이 받는 질문 중 하나는 사무환경 컨설팅이 정확히 무엇이고 왜 필요한가? “입니다. 로켓펀치를 자주 사용하는 회사가 10년 미만의 성장하고 있는 회사가 많아, 다수의 회사가 초기 인테리어 공사 시 배치된 상태로 사용 중이거나, 이미 공간과 가구가 구성되어 있는 곳에 입주하는 형식으로 사무환경을 구성하다 보니 사무환경에 대한 별다른 필요성을 느끼지 못했기 때문인데요 

사무환경은 사무실의 공간을 구성하는 모든 요소를 지칭하는 단어, 한 기업의 경영철학을 담아내는 그릇이며, 구성원들의 일에 대한 효율과 생산성에 직접 영향을 미치는 중요한 경영 전략 중 하나입니다. 실제로 사회심리학자 혼 프리드먼 은 그의 저서 < 공간의 재발견 >에서 기업의 생산성과 창의성은 개인 역량에만 달린 것이 아니라 각 개인을 둘러싼 사무환경과 조직 문화에서 비롯된다. “라고 했을 만큼, 환경이 기업의 생산성과 지속성에 미치는 영향력을 강조하였습니다. 이는 한정된 자원과 인력으로 최고의 업무를 수행해야 하는 스타트업 “에게 더욱 중요한 요소가 될 수 있습니다.

기업에 맞는 사무환경은 사용자들에게 만족도를 높여주며 기업의 충성도는 물론, 업무 효율성에도 영향을 주는데요, 실제 미국을 비롯해 다양한 국가의 사무직 근로자를 대상으로 진행한 연구에서는 사무환경에 대한 만족도 ( 사용자 배려 / 각 공간의 배치 적정성 / 인체공학적 가구 / 공기 질과 채광 )를 조사하였을 때 높은 점수를 받은 기업일수록 그렇지 않은 기업에 비해 최근 3년간 평균 이익률이 높은 것으로 분석되었습니다. 역으로 경영 성과가 높은 기업을 선정하여 상위그룹을 분석하였을 때, 그들의 구성원들이 사무환경에 만족하는 정도가 높았다고 합니다 

그럼 이렇게 기업의 생산성과 효율에 영향을 미치는 사무환경 을 조성하는 사무환경 컨설팅 은 어떤 식으로 이루어질까요?

 LEVEL 1. 사무환경 개선을 위한 조직 구성

컨설팅을 진행하다 보면, 많은 회사가 대표 또는 회사의 운영자금을 시행하는 부서에서 사무환경 개선을 위한 상담을 진행합니다. 이는 회사의 문화와 나아가고자 하는 방향을 공간에 반영하는 좋은 방법일 수 있지만, 실제 공간을 활용하는 구성원들의 목소리가 결여되는 경우가 있습니다 

또한, 사무환경이란 단순히 공간이나 가구만의 변경이 아닌, 새로운 사무실에서의 새로운 일하는 방식 개선의 내용도 포함하기 때문에, 실제 업무 패턴과 문화를 이해하는 담당 직원을 선정하는 것이 좋습니다. 이때, 건축과 인테리어, 가구, IT 전반을 컨설팅 하 수 있는 전문 인력의 도움을 받는 것이 좋습니다. 현재 사무환경을 객관적으로 진단하고 최적의 사무환경을 도출하는 데 많은 도움을 줄 수 있기 때문입니다.

LEVEL 2. 명확한 방향성 설정

컨설팅 중 가장 어려운 안 중에 하나는, 실 업무환경에 대한 고려가 이루어지지 않은 해외 기업의 겉치레만을 따라 하고자 하는 경우입니다. 이는 현 기업의 고려가 결여되는 경우가 많아 공사가 완료된 후에도 개선되지 않은 사항에 불편함을 호소할 수 있습니다 

이를 방지하기 위해, 사무환경 컨설팅 시 명확한 방향성 설정이 필요합니다. 예를 들어 우리는 한정된 공간을 활용할 스마트 오피스를 구축한다 / 직무 특성을 반영한 개인 맞춤형 업무공간을 제공한다 등을 들 수 있습니다. 이러한 명확한 방향 설정은 기존의 문제점을 반영하여, 개선 방향성을 명확히 제시할 수 있고, 기존 유사 사례를 분석해 벤치마킹을 할 수도 있습니다.

 LEVEL 3. 현 사무환경 진단

방향성이 명확해졌다면, 현 사무환경을 객관적으로 파악이 필요합니다. 이는 단순히 공간의 면적의 적정성 동선과 배치의 적합성을 분석할 수도 있고, 다양한 설문조사와 인터뷰를 통하여 실 사용자들의 문제점을 도출할 수도 있습니다 

이러한 분석은 개선 사항을 수립할 시 문제점의 우선순위를 결정하고, 자금 계획을 세우는 데 기본 자료를 제공하기 때문에 꼭 필요한 단계 중 하나입니다.

LEVEL 4. 개선안 도출 및 레이아웃 제안

현 문제점을 분석하고 사무환경의 방향성을 고려하여 구체적인 전략과 콘셉트를 계획하는 단계입니다. 실질적인 레이아웃이나 공간의 느낌을 볼 수 있는 단계로 인테리어적인 부분에서 공간 전반의 계획을 수립하는 단계입니다. 이 단계에서는 가시화되는 공간 이미지를 통해 자신의 방향에 대한 적합성, 수정 사항 등을 협의하여 사무환경 개선의 구체적인 사항을 정리할 수 있습니다.

LEVEL 5. 실행 및 적용

수립된 계획을 실 구현하는 단계입니다. 각 항목을 재차 확인 후 일정과 세부항목 실행사항을 시행합니다. 이 단계에서는 전문가가 진행하는 사무환경 공간 조성과 더불어 진행되어야 할 한 가지가 더 있습니다. 바로 실 공간을 사용할 사용자들에게 공간에 대한 이해를 전파하는 사항입니다 

이는 공간의 구성이나 동선, 배치의 이유 각 특성에 맞는 가구 등의 사용법 등을 공유함으로써, 공간에 대한 친숙도를 높이고 그들의 의견이 어떻게 적용되었는지를 보여줌으로 회사에 대한 만족도를 높일 수 있습니다. 새로운 사무환경 조성 이후에도 지속적인 만족도 관리를 통해 공간을 더욱 잘 활용할 수 있습니다.

구성원들의 만족도를 높여주는 좋은 사무환경은 기업 성과를 끌어올리는 데 긍정적인 영향을 주고, 기업의 높은 생산성과 성고는 직원들을 위한 재투자로 이어지는 선순환 구조를 만들어 냅니다. 국내의 근로자들은 매일 최소 10시간 이상을 회사에서 보낸다고 합니다. 장시간의 업무 속에서도 업무 효율은 물론 구성원의 심리적인 안정까지 배려하는 사무환경을 제공한다면 회사에 대한 만족도는 물론 업무 생산성 증진에 많은 기여를 할 것입니다. 바로 이러한 환경을 제공하기 위해 필요한 단계가 사무환경 컨설팅 “이며, 사무실을 보기 좋게 만드는 것을 넘어, 업무에 대한 생산성 증진으로 연결하는 효과를 지니고 있습니다 

오늘은 사무환경 컨설팅 의 진행 방법을 통해 왜 필요한지에 대한 설명을 드렸습니다. 각 직원들에 대한 생산성 향상과 만족도, 복지를 고려 중이시라면,사무환경 컨설팅 을 진행해 보시길 추천드립니다.

[사무환경 가이드] 스마트 오피스에 대한 오해

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

최근 스마트 오피스 / 스마트 워크 “ 라는 단어를 종종 듣게 되실 겁니다. 단순히, 스마트 오피스 “ 라는 단어를 들었을 때 연관되어 떠오르는 사항은 “ IT 가 접목된 사무실, 변동 좌석제 등이 보편적일 것입니다. 실제로, 사무환경에 대한 컨설팅을 진행하다 보면, 많은 분들이 우리 사무실에도 스마트 오피스를 적용시켜 달라. 변동 좌석제가 가능한가? “ 라는 질문을 많이 해주시는데요. 많은 분들이 ” 변동 좌석제 ” 자체가 스마트 오피스라고 생각하시는 경우가 있습니다.   

확실히, 변동 좌석제 “ 는 부족한 사무공간을 효율적으로 활용하고, 불필요한 임대료 절감, 활발한 직원 간의 교류를 발생시키는 스마트 오피스의 한 부분입니다. 하지만, 이는 스마트 오피스의 극히 작은 일부분으로 그것을 스마트 오피스 전체라고 생각하기에는 무리가 있습니다.

  •  스마트 오피스 = 변동 좌석제 ?

많은 기업, 특히 한정된 자금으로 직원에게 훌륭한 사무환경을 제공해야 하는 스타트업 의 경우, 비용을 절감하며 효율적으로 공간을 활용하는 방안에 대해 많은 고민을 하실 겁니다. 다수의 사람이 자리를 공유하며, 공간을 절약하는 변동 좌석제 “ 는 이러한 공간 활용을 고민하는 분들에게 매력적인 스마트 오피스 의 형태일 것입니다. 

하지만, 변동 좌석제 의 경우, 재석률 ( 하루 동안 자리에 머무는 시간을 통계화 한 수치 ) 을 정확히 파악하고, 업무의 성격, 기업 문화에 대한 이해가 선행하지 않는다면 오히려 많은 부작용을 발생시킬 수 있는 업무 형태입니다. 외근 업무가 다수인 업무 형태에서는 재석률이 낮아, 일정 시간 이상 비워진 자리들이 공간을 차지하기에 변동 좌석제 “ 를 적용하여, 이런 남는 공간을 활용하는 것이 적합합니다. 하지만, 디자인, 일반 행정업무와 같이 하루의 대부분을 자리에서 업무하는 직원들에게 변동 좌석제 “ 를 적용한다면, 많은 서류와 컴퓨터를 매일 옮겨야 하고, 중요 서류의 분실이나, 기밀자료 등이 노출될 수 있는 위험이 있습니다.

또한, 개인 자리에 대한 인식이 지배적이었던 국내 업무환경에 갑작스레 자신들의 지정 좌석이 없어진다면, 많은 분들이 불편함과 불안함을 느낄 수 있습니다. 이러한 변동 좌석제와 같은 새로운 스마트 오피스의 적용은 기업의 업무 형태에 대한 정확한 이해와, 전문가와의 상의를 거쳐 시범기간을 진행한 후 도입하는 것이 올바른 방법입니다. 일례로 국내의 많은 기업에서도 변동 좌석제를 시범 도입 후 효율적인 부서에는 지속 적용하고, 일부 성격이 맞지 않는 부서는 다시 회귀하는 경우가 있습니다.

  • 스마트 오피스 = IT관련 기업의 오피스 ?

스마트 오피스로 대표되는 기업을 살펴보면 “ Google, Facebook, Dropbox, Microsoft ” IT 관련 기업이 대부분입니다. 때문에, 컨설팅을 진행하다 보면 우리는 IT기업이 아닌데, 스마트 오피스를 적용할 수 있냐? “ 라는 질문을 종종 듣게 됩니다 

실제 IT기업의 경우, 새로운 기술에 조금 더 쉽게 접근하고, 창의적인 업무환경으로 인해 새로운 업무 형태 ( 변동 좌석제, 업무 성격을 겸하는 휴게공간 등 ) 를 받아들임에 있어 조금 더 유연한 것이 사실입니다. 그렇기에 스마트 오피스 “ 는 IT기업에서 적용하는 것이라고 받아들일 수 있습니다. 하지만, 기업의 문화와 업무 형태를 파악해 알맞은 형태의 스마트 워크를 적용한다면, IT 이외의 업무 형태에서도 효율적으로 스마트 오피스 “ 를 구축할 수 있습니다. 

 실제, Air bnb와 같은 숙박&여행 관련 업체, 유한킴벌리, 포스코건설 같은 다양한 업종의 회사에서 직원들의 쾌적한 업무환경 제공과 일의 능률을 높이기 위해 다양한 성격의 회의&휴게 공간 도입 등 스마트 오피스 “ 를 구축하고 시행하고 있습니다.

업무환경이 변하고, 일하는 중심 세대가 변화하고 있습니다. 스마트 워크 / 스마트 오피스 “ 라는 단어로 정의되는 새로운 업무환경은 이제 선택이라기 보다 자연스레 받아들이고 변해가야 하는 시대의 흐름이라고 할 수 있습니다. 열정과 아이디어로 새로운 사업을 시작할 수 있지만, 그 새로움과 창의적인 생각을 유지하기 위해선 그에 걸맞은 업무환경이 필요합니다 

우리는 편안한 가구와 따스한 컬러의 공간에 가면 편안함을 느끼고, 원색적인 컬러와 재미있는 형태의 인테리어가 있는 곳에서는 즐겁고 창의적인 느낌을 받게 됩니다. 이렇듯 공간이 인간의 심리와 감정에 미치는 영향은 무시할 수 없습니다. 시대는 빠르게 변하고, 새로운 세대가 받아들이는 업무환경은 이전과 많이 달라졌습니다 

기업이 가진 문화와 업무 형태에 맞는 적합한 스마트 오피스에 대한 고민과 수용은 기업이 성장하는 긍정적인 변화를 이루어 낼 수 있을 것입니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

[사무환경 가이드] 사무환경을 통한 ” 브랜딩 “

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

은은하게 빛나는 사과 모양을 보면 우리는 자연스레 “ APPLE : 애플 을 떠올리고, 초록색의 여인의 그림을 보면 스타벅스 “를 떠올리게 됩니다. 이러한 반응은 각 기업의 브랜딩 효과라고 할 수 있는데요, 자신들의 가축을 구별하기 위해 찍던 낙인에서 시작된 “ Brand :브랜드 라는 단어는 20세기 시장경쟁에서부터 중요한 마케팅 수단으로 사용되기 시작하였습니다.

현 브랜드는 판매자나 개인이 시장을 통해 제공하려는 제품이나 서비스를 특징짓고 경쟁 상황에서 자사의 제품을 차별화하기 위해 만든 네임, 로고, 상표, 패키지 등을 정의하고 있습니다. 이는 소비자들에게 제품이나 서비스가 갖는 특징을 알려주는 하나의 고유 명사와 같은 역할로서 이름이나 로고, 이미지 등을 보았을 때 자연스레 그 브랜드에 대한 내용이 연상되고 구매 행동에 영향을 미치게 됩니다

이는 단순히 이름과 로고에 그치지 않고, 공간이나 음악 특정 아이템 등에 의해서도 많은 영향을 받게 됩니다. 다수의 프랜차이즈가 수시로 그들의 인테리어를 변경하고, 하나의 특정된 이미지를 형성하는 것이 바로 공간을 통한 브랜딩이라고 할 수 있는데요. 그럼 일반 사무환경에서 이런 브랜딩 작업에 회사의 이미지에 영향을 줄 수 있을까요?

  • 사무환경이 브랜드에 미치는 영향

쉬운 예로 우리는 Google이나 Facebook, Air bnb “ 등의 사무환경을 생각해 볼 수 있습니다. 그들의 혁신적인 복지와, 소비자뿐만 아니라 직원을 생각하는 기업의 이미지는 어디에서 시작된 것일까요? 바로 사무환경 “입니다. 내부는 물론 외부에서도 자유롭게 일을 할 수 있고, 사무실 내에서는 자신들이 원하는 근무환경을 선택해서 사용할 수 있도록 고려된 사무환경은 많은 우수 인력들이 일하고 싶어 하는 기업으로 성장하는데 큰 역할을 하였고, 이는 자연스레 일반인들에게도 사람을 생각하는 기업이라는 좋은 이미지를 창출하게 하였습니다.

또한, 회사를 방문하는 사람들에게 자신들의 브랜드 이미지를 내포한 라운지나 인포 공간을 형성하여, 추가의 설명 없이 회사의 비전과 기업문화 등을 표현할 수 있는 마케팅 수단이 되었습니다. 다수의 고객이나 파트너를 상대해야 하는 스타트업이나 벤처기업에서 자신들의 사무환경에 투자하는 이유가 바로 이런 간접적 마케팅 효과 때문이라고 할 수 있습니다.

  •  기업의 브랜드 성격을 담은 공간

브랜딩을 위한 관계 구축은 회사와 소비자, 관계자와의 첫 만남에서 시작합니다. 이러한 첫 만남은 대부분 회사의 로비나 매장 공간에서 발생하게 됩니다. 공간을 처음 접하였을 때 시각적으로 느껴지는 물리적인 효과는 머리에서 브랜드에 대한 이미지, 신뢰감, 편안함 등의 감정적인 요소로 연결되고, 향후 그 브랜드의 이미지나 공간, 로고를 접하였을 때 기업에 대한 좋은 이미지가 떠오른다면 브랜딩에 성공하였다고 할 수 있습니다.

최근 컨설팅을 진행하고 있는 코딩 교육 프랜차이즈 의 경우, 아이들에게 코딩의 기본 원리를 알려주고 자신들이 생성한 코딩을 기반으로 레고 블록을 활용하여 실제 제품을 생성해 볼 수 있도록 합니다. 이러한 교육을 위해 작은 공간의 교습 공간이 필요했고, 동일한 투자를 하더라도 자신들의 브랜드를 만들 수 있는 공간을 만들기를 원하였습니다. 자연스레, 회사가 가진 철학과 이미지 등을 활용해 브랜딩 작업을 진행하였고, 사업 설명회 및 가맹주를 설득하는데 회사의 브랜드를 반영한 공간 이미지가 회사의 목표와 방향성을 표현해 투자에 긍정적인 영향을 미치고 있습니다.   

이렇듯 사무공간을 형성하는데, 자신들의 브랜드 철학을 담아낸다면, 장시간의 설명으로 상대를 설득해야 하는 과정을 이미지로 수월하게 이해시킬 수 있습니다.

  •  집중과 분배를 통한 브랜딩

지원이나 기본 자금이 확보되어 있지 않다면, 사무환경에 많은 투자를 하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 이를 위해 브랜딩화 시킬 공간을 집중하고, 동선을 나누어줄 필요가 있습니다 

대부분의 미팅과 손님 접객이 이루어지는 입구에서부터 로비, 회의실을 공간 초입부에 집중시키고 회사를 나타낼 컬러와 인테리어 디자인으로 시선을 집중 시키는 것이 유리합니다. 반면에 직원들이 일하는 곳은 업무에 적합한 가구에 투자하고, 인테리어에 힘을 빼는 것이 좋습니다. , 이러한 업무공간과 접객 공간은 동선을 활용해 시선을 분리하고 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어 주는 것이 좋습니다. 자연스레 기업의 브랜드가 반영된 공간을 접하는 손님과 소비자는 기업의 철학과 브랜드를 인식하고 좋은 이미지를 형성하게 됩니다 

국내의 많은 기업에서 이런 사무환경의 브랜딩 효과를 인식하고, 자신들의 공간을 컨설팅 하는 경우가 늘어나고 있습니다. 하나의 마케팅 수단으로서 사람들에게 보이는 이미지의 중요성을 인식한 것인데요, 인테리어에서부터 가구, 작은 사무 집기까지 동일한 투자 대비 최고의 효과를 이끌어 낼 수 있도록 기업의 브랜드와 철학을 고려해서 구성하는 것이 좋습니다.

 

회사마다 일하는 분야가 다르고, 방향성이 다른 만큼 획일적인 사무환경을 계획하기 보다 자신들의 개성을 담은 사무환경을 고려하고 전문가에게 컨설팅을 받아보는 것도 브랜딩을 위한 좋은 방법이라고 할 수 있습니다.

[사무환경 가이드] 스타트업에 적합한 “평평한 사무실”

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

업무를 진행함에 있어, 가장 오랜 시간 머무르는 공간은 아마 업무공간 일 것입니다. 업무공간은 각 회사의 문화와 특성에 따라 독립적인 구조를 형성하기도 하고, 열린 회의실과 같은 배치를 형성하기도 합니다. 그럼, 많지 않은 인원이 다양한 분야에서 소통하며 회사를 성장시키는 스타트업 “에 적합한 업무공간은 무엇일까요?

  • 업무 공간의 변화

시대가 변하고 IT에 익숙한 밀레니얼 세대 가 사회구성원의 주축을 이루며, 회사의 업무 형태와 사무환경은 많은 변화를 겪고 있습니다. 이전의 업무공간이 직급을 나누어 실을 형성하고, 그 안의 사무가구의 사양을 달리하여 자리를 확인하는 것만으로도 그 사람의 직급을 알 수 있는 환경이었다면, 현 사무환경은 실의 구획을 줄이고, 팀장과 팀원에게 동일한 가구를 지급해 이동 및 조직 변경에 유연하게 대처할 수 있는 유니버설 플랜을 적용하고 있습니다. 제한된 공간을 효율적으로 활용하며, 원활한 의사소통을 방해하던 수직적인 분위기를 벗어나, 다양한 소통과 협업이 발생하는 평평한 업무공간으로 변화한 것인데요.

  •  스타트업에 적합한 업무공간

기존 기업에 비해 팀원들 간의 협업과 소통이 필요한 스타트업 의 경우, 업무공간은 수시로 발생하는 회의와 협업을 수행할 수 있도록 계획되어야 합니다. 장시간의 집중이 필요한 회의나 브레인스토밍과 같은 회의에는 어울리지 않지만, 모니터나 IT 기기를 활용하여 간단하게 발생하는 회의에 대응함으로써 시간과 공간을 효율적으로 활용할 수 있습니다.

또한, 공간의 제약으로 별도의 회의공간을 계획하기 힘들다면, 이동형 모니터와 유연하게 기능을 수행하는 가구들을 배치하여, 공간의 활용도를 높이는 것이 현명합니다. 또한 구성원들의 자유로운 이동을 위해, IT 기기 활용이 용이한 IT 환경을 구성해 주는 것이 좋습니다.

 

이러한 평평한 업무공간을 형성하기 위해서는 우선 공간의 크기와 구성원들의 업무 관련도, 업무 특성을 반영하여 공간을 구성 하는 것이 좋습니다. 공간의 여유가 있다면, 서로 마주 보는 대향형 레이아웃보단 서로 등을 지고 개인 업무를 진행하는 배향형 레이아웃이 개인 작업이 많은 업무 환경에 적합합니다. 다만, 간단한 회의를 위해 자리에 이동형 스툴이나 의자 기능을 할 수 있는 서랍장을 구비함으로써 수시로 발생하는 회의에도 대응할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

개인 업무보다 구성원 간의 회의가 많고 수시로 소통하며 전략을 수립해야 하는 부서의 경우, 서로 마주 보는 대향형 레이아웃으로 계획 후 눈높이 정도를 가려주는 스크린 등을 활용해 열린 업무공간을 형성하는 것이 좋습니다. 고개를 들면 상대방과 바로 대화가 가능하고, 구성원들 간의 간단한 회의를 이동 없이 진행할 수 있어 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있습니다. 다만, 이러한 배치는 소음으로부터 취약하기 때문에 업무 특성을 확인 후 구성하는 것이 좋습니다.

회사의 비전과 가치, 방향성에 대해 그 어느 기업보다 많은 소통과 협업이 필요한 스타트업 “. 업무환경 또한 수직적인 기존 체계에서 벗어나 구성원 모두가 자유롭게 의견을 펼치고 소통할 수 있는 평평한 사무실 계획이 중요합니다. 이미 계획이 되어 있는 코워킹 공간의 사용도 좋지만, 개인 사무공간을 계획 중이라면 회사 특성에 맞는 정확한 사무환경을 전문가와 계획해 보는 것이 좋을 것 같습니다.