[사무환경 가이드] 작은 변화부터 시작하는 “스마트 오피스”

 

안녕하세요. 김준석 공간 컨설턴트입니다.

사무환경에 대한 컨설팅을 하다 보면, 많은 분들이 스마트 오피스 “에 관심을 갖고 계십니다. 하지만, 스마트 오피스 환경을 구성하는 비용이나 규모 면에서 부담스러워하시는데요. 구글과 페이스북처럼 멋스러운 디자인과 열려있는 사무실만이스마트 오피스 전부는 아닙니다.

공간 안에서 자연스럽게 직원들이 소통하고, 집중과 휴식을 적절하게 유지하며 업무의 성과를 높이는 환경이라면 이미 스마트 오피스 “를 구성했다고 있는데요. 오늘은 이미 갖추어진 사무환경 속에서 스마트 오피스 “를 스스로 구현해 있는 작은 변화를 소개 드리려고 합니다.

돈을 들이거나 인테리어 공사를 해야 하는 아니지만, 공간의 위치와 동선의 변화를 주어 사무환경에 변화를 일어나게 하는 방법인데요. 스마트 오피스에 관심이 있고, 아래 사항에 적용 가능한 사항이 있다면 한번 도전해 봐도 좋을 같습니다.

 

 OA공간을 통합시켜 보자

전자기기의 발달과 인터넷, 클라우드 서비스 실시간으로 정보 공유와 문서 열람이 가능해지면서 기업은 “ Paperless “ , 종이가 없는 사무실을 만들려고 노력하고 있습니다. 이는 종이 사용량을 줄여 비품에 들어가는 비용을 줄이고, 문서를 보관하기 위해 할애하였던 창고 공간을 다른 용도로 사용할 있기 때문에 경제적으로 이익을 발생시킬 있습니다.

하지만, OA 공간을 통합시키는 이유는 바로 소통의 기회 “입니다. 많은 회사에 동선의 단축과 편의를 위해 다수의 프린터를 근무자들 가까운 곳에 배치하고 있는데요. 흩어져있는 OA 공간을 한 곳으로 통합한다면 같은 부서의 직원이 아니더라도 OA 공간에서 우연히 마주치는 기회가 발생하고, 이는 자연스레 소통을 있는 기회를 제공하게 됩니다.

단순히 인사하고 이야기 몇 마디 나누는 것이스마트 오피스 무슨 연관이 있나?라는 의문이 드실 텐데요. 직원들이 서로 자연스럽게 소통하고, 언제 어디서나 편하게 대화할 있다면 이들은 업무공간에 한계를 두지 않고, 자신들의 아이디어를 누군가와 편하게 이야기할 있는 연습이 있고, 이러한 아이디어의 교류는 같은 부서의 직원들 안에서 한정적이던 아이디어의 한계를 넓고 새로운 무언가를 해볼 있도록 입니다.  때문에 이러한 소통의 시작은스마트 오피스 “를 형성하는 밑거름이라고 있습니다.

탕비실의 위치를 조정해 보자

처음에 제시한 OA 같은 맥락의탕비실의 위치를 조정하라. “입니다. 사실 지금까지의 국내 기업은 탕비실은 사무공간과 회의공간 주요 공간을 배치 자투리 공간에 배정하는 경우가 많았습니다. 또한 수전의 공유를 원활히 하기 위해 화장실 등의 건물의 코어 부분에 가까이 배치되는 경우가 많았습니다. 이로 인해 직원들은 탕비실이 편하기보단 사용하기 불편하고 빨리 커피만 타서 자리로 복귀해야 하는 공간이었습니다.

하지만, 커피를 마시며 휴식을 취할 있는 공간에서 생각하지 못했던 기발한 아이디어가 나오는 경우가 많은데요. 카페에서 잠시 쉬어갈 기발하고 엉뚱한 생각이 나오는 생각해 보면 같습니다. 또한 업무라는 것은 꾸준히 집중만을 해서는 성과를 내기 힘들기 때문에, 적절한 집중과 이완이 조화를 이루어야 하는데요. 이러한 탕비실은 사무공간 안에서 이완을 있는 중요한 공간입니다.

그렇기 때문에, 탕비실은 구성원들의 업무공간에서 가깝고 많은 이들이 자연스럽게 접근할 있는 위치에 설정하는 것이 좋습니다. 사무실의 규모에 따라 위치 성격은 달라질 있지만, 휴식이라는 공간에 한정하지 않고, 간단한 회의와 소통이 발생하는 공간으로 인식한다면 조금 수월하게탕비실 위치를 설정할 있을 같습니다.

개인 캐비닛을 도입해 보자

스마트 오피스하면 가장 많이 떠오르는 단어 하나는 변동 좌석제 것입니다. 지정된 좌석이 없이 좌석을 공유하며 각자 원하는 공간을 선택해서 일하는 제도인데요. 사실 변동 좌석제 “는 모든 기업에 적합한 업무 유형은 아닙니다.

이를 시행하기 위해선 부서의 재석률 ( 개인의 자리에 하루 동안 앉아있는 시간의 비율 ) “ 확인해야 하고, 변동 좌석제를 시행하기 위한 기본적인 조건과 사용자들의 인식이 수반되어 있어야 합니다.

이러한 절차를 무시하고, 많은 기업에서 보여주기 식의변동좌석제 “를 도입하다 보니, 많은 부작용과 이름만 남은 지정좌석처럼 운영하고 있는 기업도 다수 발생하였습니다.

이러한 부작용을 사전에 예방하기 위해, 변동 좌석제 “를 시행하기 캐비닛 문화를 시도해 것을 추천드립니다. 자신의 지정좌석이라 할지라도 컴퓨터와 옮기기 힘든 장비를 제외하고, 자신의 자리를 업무 정리하여 캐비닛에 넣어두는 문화를 정착시키기 위함인데요.

이는 초반의 불편함이 있을 있지만, 사무환경을 청결하게 유지할 있고 직원들에게 개인 짐 이동문화를 자연스레 인식시켜 향후 시행할 변동 좌석제 부작용을 최소화할 있습니다. 또한 이러한 시행을 통해 직원들의 만족도와 적합성을 파악해 있어, 시행착오를 줄일 있는 방법 있습니다.

기존에 있는 사무공간은 한 번에 변하기에는 무리가 있습니다. 비용이 들거나 다수의 부작용이 발생할 있는데요. 향후 사옥 이전이나 스마트오피스 도입을 고려하고 계신다면, 이러한 작은 부분부터 실천해 보시면 좋을 같습니다. 또한 정확한 기업 문화와 업무 스타일, 업무 형태 등을 전문가와 상담하여 기업에 적합한 제도를 도입하고 배치할 것을 추천드립니다.

[사무공간 가이드] 변화하는 사무공간, Smart Office 란?

스마트 오피스의 사전적 의미는 회사에 출근하지 않고도 업무를 처리할 수 있도록 IT 시설을 구축해 놓은 집 근처의 사무실을 이르는 말 “입니다. 이는 본격적으로 스마트 워크가 이루어지기 이전의 정의된 용어로, 최근은 집 근처의 IT 시설이 구비된 사무실 이외에도 스마트워크를 구현할 수 있는 업무환경으로 그 범위가 확대 적용되어 사용되고 있습니다.
 
또한 스마트 오피스는 시간과 장소의 제약 없이 네트워크상에서 다양한 사람들과 함께 일할 수 있는 유연한 업무 방식을 나타내기도 합니다. 국내를 포함해 세계 곳곳에는 이미 “ Nomad : 노매드족 “이라는 자유롭고 창조적인 인간형을 지칭하는 말까지 나오고 있고, 대기업을 비롯 많은 스타트업에서도 자유롭고 창의적인 업무환경 제공을 위해 직원이 원하는 공간에서 업무를 할 수 있도록 지원하고 있습니다.
 
그럼, 이러한 스마트 오피스를 구성하는 요소들은 무엇인지 소개해 드리도록 하겠습니다

공간에서 이루어지는 ” Smart Office “

가장 쉽게 생각해 볼 수 있는 Smart Office “는 공간에서 이루어지는 다양한 배치 및 좌석을 생각할 수 있습니다. 이미 여러 번 소개되었던 변동좌석제 “를 비롯하여 집 주변에서 업무를 처리할 수 있는 스마트 워크센터 “, 가정에서 업무를 진행할 수 있는 재택근무 그리고 직원들의 필요 요소와 동선을 파악하여 제공되는 맞춤형 오피스 등을 들 수 있습니다.
 
이 중 국내에서
가장 활발하게 적용되고 있는 요소는 재택 근무제 “  를 들 수 있습니다. 변동 좌석제 의 경우, 컨설팅 및 연구업무 등 평균 재석률이 높지 않은 직군 위주로 적용되고 있습니다.
 
맞춤형 오피스 의 경우는 각 부서의 업무 특성과 업무협의 빈도를 파악해 자리 배치 및 그에 적합한 가구를 배치하고, 분위기는 딱딱한 사무실 분위기가 아닌 홈 라이크 오피스 “라고 하여, 집과 같이 편안한 분위기로 형성하여 업무 효율을 높이고 있습니다.

 시간으로 이루어지는 ” Smart Office “

다음은 시간을 유연하게 사용하는 “ Smart Office “를 생각해 볼 수 있습니다. 일부 공기업과 대기업을 중심으로 이미 시행되고 있는 탄력근무제 “는 대표적인 시간을 활용한 “ Smart Office “입니다. “ Flexible Time : 플렉시블 타임 “이라고도 하는 이 제도는 출퇴근 시간을 정하지 않고, 어느 정도의 자유를 부여해 근로자 스스로 시간을 유연하게 운영하는 것을 말합니다. 이는 출퇴근 시간의 집중을 방지하고, 사람에 따라 다양한 신체 리듬에 맞추어 효과적으로 일할 수 있어 긍정적으로 활용되고 있습니다.
 
탄력 근무제 이외에도, 시간을 활용한
“ Smart Office “는 집중 근무제 “를 생각할 수 있습니다. 공통적으로 일정 시간대를 정해두고, 그 시간에는 업무 이외의 행위를 배제하는 것입니다. 방해하는 이 없이 일에 집중할 수 있어 집중을 요하는 직군에서는 환영할만한 환경입니다. , 전화 업무가 많고, 서로 협의를 통해 업무가 이루어지는 직군에는 적합하지 않아 업무 형태의 고려가 중요합니다.

 IT환경으로 이루어지는 ” Smart Office “

마지막으로 ICT (Information and Communications Technologies) 등으로 대표되는 IT 환경에 의한 “ Smart Office “를 들 수 있습니다. 최근 사무환경은 무선 통신망과 클라우드 서비스의 발달로 빅데이터, 모바일, 웨어러블 등 장소의 제약을 벗어난 다양한 업무 형태와 사물 인터넷 등의 활용이 많아지고 있습니다.
 
이러한 환경에 발맞추어
국내 기업들 ( Microsoft Office Korea ) 은 회사는 물론 외부 어디에서나 회사 인트라넷망에 접속할 수 있고, 언제나 업무협의를 진행할 수 있는 시스템을 구축하고, 종이 대신 노트북과 태블릿 등을 활용해 사무실의 불필요한 면적을 줄여나가고 있습니다.
 
이러한 환경의 구축은 빠른 업무협의는 물론, 추가 공간 확보로 임대료 및 회사 운영자금 등에 많은 영향을 미치고 있습니다.
그 이외에도 결과 중심의 성과제 평가 및 다양한 업무 로테이션 등을 통한 구성원들의 능력을 높이는 스마트한 업무 환경 구축이 시도되고 있습니다. 이는 업무만을 행하던 단순한 오피스가 구성원들이 편안함을 느끼고 행복을 추구할 공간으로 인식이 변화하고, 이러한 인식 변화를 통해 자연스레 업무 효율 상승에 기여함을 인식한 기업들의 자연스러운 행보라고 할 수 있습니다.
 
이러한 다양한 Smart Office에서 가장 중요한 점 중에 하나는
자신들에게 적합한 형태의 사무환경 구축이라고 할 수 있습니다. 각 기업에 적합한 Smart Office에 대하여 전문가와 컨설팅 후, 구성원이 만족하고 가장 이상적으로 활용 가능한 “ Smart Office “ 구축해보시기 바랍니다.

[사무환경 가이드] 스마트 오피스에 대한 오해

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

최근 스마트 오피스 / 스마트 워크 “ 라는 단어를 종종 듣게 되실 겁니다. 단순히, 스마트 오피스 “ 라는 단어를 들었을 때 연관되어 떠오르는 사항은 “ IT 가 접목된 사무실, 변동 좌석제 등이 보편적일 것입니다. 실제로, 사무환경에 대한 컨설팅을 진행하다 보면, 많은 분들이 우리 사무실에도 스마트 오피스를 적용시켜 달라. 변동 좌석제가 가능한가? “ 라는 질문을 많이 해주시는데요. 많은 분들이 ” 변동 좌석제 ” 자체가 스마트 오피스라고 생각하시는 경우가 있습니다.   

확실히, 변동 좌석제 “ 는 부족한 사무공간을 효율적으로 활용하고, 불필요한 임대료 절감, 활발한 직원 간의 교류를 발생시키는 스마트 오피스의 한 부분입니다. 하지만, 이는 스마트 오피스의 극히 작은 일부분으로 그것을 스마트 오피스 전체라고 생각하기에는 무리가 있습니다.

  •  스마트 오피스 = 변동 좌석제 ?

많은 기업, 특히 한정된 자금으로 직원에게 훌륭한 사무환경을 제공해야 하는 스타트업 의 경우, 비용을 절감하며 효율적으로 공간을 활용하는 방안에 대해 많은 고민을 하실 겁니다. 다수의 사람이 자리를 공유하며, 공간을 절약하는 변동 좌석제 “ 는 이러한 공간 활용을 고민하는 분들에게 매력적인 스마트 오피스 의 형태일 것입니다. 

하지만, 변동 좌석제 의 경우, 재석률 ( 하루 동안 자리에 머무는 시간을 통계화 한 수치 ) 을 정확히 파악하고, 업무의 성격, 기업 문화에 대한 이해가 선행하지 않는다면 오히려 많은 부작용을 발생시킬 수 있는 업무 형태입니다. 외근 업무가 다수인 업무 형태에서는 재석률이 낮아, 일정 시간 이상 비워진 자리들이 공간을 차지하기에 변동 좌석제 “ 를 적용하여, 이런 남는 공간을 활용하는 것이 적합합니다. 하지만, 디자인, 일반 행정업무와 같이 하루의 대부분을 자리에서 업무하는 직원들에게 변동 좌석제 “ 를 적용한다면, 많은 서류와 컴퓨터를 매일 옮겨야 하고, 중요 서류의 분실이나, 기밀자료 등이 노출될 수 있는 위험이 있습니다.

또한, 개인 자리에 대한 인식이 지배적이었던 국내 업무환경에 갑작스레 자신들의 지정 좌석이 없어진다면, 많은 분들이 불편함과 불안함을 느낄 수 있습니다. 이러한 변동 좌석제와 같은 새로운 스마트 오피스의 적용은 기업의 업무 형태에 대한 정확한 이해와, 전문가와의 상의를 거쳐 시범기간을 진행한 후 도입하는 것이 올바른 방법입니다. 일례로 국내의 많은 기업에서도 변동 좌석제를 시범 도입 후 효율적인 부서에는 지속 적용하고, 일부 성격이 맞지 않는 부서는 다시 회귀하는 경우가 있습니다.

  • 스마트 오피스 = IT관련 기업의 오피스 ?

스마트 오피스로 대표되는 기업을 살펴보면 “ Google, Facebook, Dropbox, Microsoft ” IT 관련 기업이 대부분입니다. 때문에, 컨설팅을 진행하다 보면 우리는 IT기업이 아닌데, 스마트 오피스를 적용할 수 있냐? “ 라는 질문을 종종 듣게 됩니다 

실제 IT기업의 경우, 새로운 기술에 조금 더 쉽게 접근하고, 창의적인 업무환경으로 인해 새로운 업무 형태 ( 변동 좌석제, 업무 성격을 겸하는 휴게공간 등 ) 를 받아들임에 있어 조금 더 유연한 것이 사실입니다. 그렇기에 스마트 오피스 “ 는 IT기업에서 적용하는 것이라고 받아들일 수 있습니다. 하지만, 기업의 문화와 업무 형태를 파악해 알맞은 형태의 스마트 워크를 적용한다면, IT 이외의 업무 형태에서도 효율적으로 스마트 오피스 “ 를 구축할 수 있습니다. 

 실제, Air bnb와 같은 숙박&여행 관련 업체, 유한킴벌리, 포스코건설 같은 다양한 업종의 회사에서 직원들의 쾌적한 업무환경 제공과 일의 능률을 높이기 위해 다양한 성격의 회의&휴게 공간 도입 등 스마트 오피스 “ 를 구축하고 시행하고 있습니다.

업무환경이 변하고, 일하는 중심 세대가 변화하고 있습니다. 스마트 워크 / 스마트 오피스 “ 라는 단어로 정의되는 새로운 업무환경은 이제 선택이라기 보다 자연스레 받아들이고 변해가야 하는 시대의 흐름이라고 할 수 있습니다. 열정과 아이디어로 새로운 사업을 시작할 수 있지만, 그 새로움과 창의적인 생각을 유지하기 위해선 그에 걸맞은 업무환경이 필요합니다 

우리는 편안한 가구와 따스한 컬러의 공간에 가면 편안함을 느끼고, 원색적인 컬러와 재미있는 형태의 인테리어가 있는 곳에서는 즐겁고 창의적인 느낌을 받게 됩니다. 이렇듯 공간이 인간의 심리와 감정에 미치는 영향은 무시할 수 없습니다. 시대는 빠르게 변하고, 새로운 세대가 받아들이는 업무환경은 이전과 많이 달라졌습니다 

기업이 가진 문화와 업무 형태에 맞는 적합한 스마트 오피스에 대한 고민과 수용은 기업이 성장하는 긍정적인 변화를 이루어 낼 수 있을 것입니다.

사무환경 무료 컨설팅 신청하기

[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru