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스마트 오피스의 사전적 의미는 “ 회사에 출근하지 않고도 업무를 처리할 수 있도록 IT 시설을 구축해 놓은 집 근처의 사무실을 이르는 말 “입니다. 이는 본격적으로 스마트 워크가 이루어지기 이전의 정의된 용어로, 최근은 집 근처의 IT 시설이 구비된 사무실 이외에도 스마트워크를 구현할 수 있는 업무환경으로 그 범위가 확대 적용되어 사용되고 있습니다.
 
또한 스마트 오피스는 “ 시간과 장소의 제약 없이 네트워크상에서 “ 다양한 사람들과 함께 일할 수 있는 유연한 업무 방식을 나타내기도 합니다. 국내를 포함해 세계 곳곳에는 이미 “ Nomad : 노매드족 “이라는 자유롭고 창조적인 인간형을 지칭하는 말까지 나오고 있고, 대기업을 비롯 많은 스타트업에서도 자유롭고 창의적인 업무환경 제공을 위해 직원이 원하는 공간에서 업무를 할 수 있도록 지원하고 있습니다.
 
그럼, 이러한 스마트 오피스를 구성하는 요소들은 무엇인지 소개해 드리도록 하겠습니다. 

공간에서 이루어지는 ” Smart Office “

가장 쉽게 생각해 볼 수 있는 “ Smart Office “는 공간에서 이루어지는 다양한 배치 및 좌석을 생각할 수 있습니다. 이미 여러 번 소개되었던 “ 변동좌석제 “를 비롯하여 집 주변에서 업무를 처리할 수 있는 “ 스마트 워크센터 “, 가정에서 업무를 진행할 수 있는 “ 재택근무 “ 그리고 직원들의 필요 요소와 동선을 파악하여 제공되는 “ 맞춤형 오피스 “ 등을 들 수 있습니다.
 
이 중 국내에서 가장 활발하게 적용되고 있는 요소는 “ 재택 근무제 “  를 들 수 있습니다. “ 변동 좌석제 “ 의 경우, 컨설팅 및 연구업무 등 평균 재석률이 높지 않은 직군 위주로 적용되고 있습니다.
 
“ 맞춤형 오피스 “ 의 경우는 각 부서의 업무 특성과 업무협의 빈도를 파악해 자리 배치 및 그에 적합한 가구를 배치하고, 분위기는 딱딱한 사무실 분위기가 아닌 “ 홈 라이크 오피스 “라고 하여, 집과 같이 편안한 분위기로 형성하여 업무 효율을 높이고 있습니다.

 시간으로 이루어지는 ” Smart Office “

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

최근 “ 스마트 오피스 / 스마트 워크 “ 라는 단어를 종종 듣게 되실 겁니다. 단순히, “ 스마트 오피스 “ 라는 단어를 들었을 때 연관되어 떠오르는 사항은 “ IT 가 접목된 사무실, 변동 좌석제 “ 등이 보편적일 것입니다. 실제로, 사무환경에 대한 컨설팅을 진행하다 보면, 많은 분들이 “ 우리 사무실에도 스마트 오피스를 적용시켜 달라. 변동 좌석제가 가능한가? “ 라는 질문을 많이 해주시는데요. 많은 분들이 ” 변동 좌석제 ” 자체가 스마트 오피스라고 생각하시는 경우가 있습니다.   

확실히, “ 변동 좌석제 “ 는 부족한 사무공간을 효율적으로 활용하고, 불필요한 임대료 절감, 활발한 직원 간의 교류를 발생시키는 스마트 오피스의 한 부분입니다. 하지만, 이는 스마트 오피스의 극히 작은 일부분으로 그것을 스마트 오피스 전체라고 생각하기에는 무리가 있습니다.

•  스마트 오피스 = 변동 좌석제 ?

많은 기업, 특히 한정된 자금으로 직원에게 훌륭한 사무환경을 제공해야 하는 “ 스타트업 “ 의 경우, 비용을 절감하며 효율적으로 공간을 활용하는 방안에 대해 많은 고민을 하실 겁니다. 다수의 사람이 자리를 공유하며, 공간을 절약하는 “ 변동 좌석제 “ 는 이러한 공간 활용을 고민하는 분들에게 매력적인 “ 스마트 오피스 “ 의 형태일 것입니다. 

하지만, “ 변동 좌석제 “ 의 경우, 재석률 ( 하루 동안 자리에 머무는 시간을 통계화 한 수치 ) 을 정확히 파악하고, 업무의 성격, 기업 문화에 대한 이해가 선행하지 않는다면 오히려 많은 부작용을 발생시킬 수 있는 업무 형태입니다. 외근 업무가 다수인 업무 형태에서는 재석률이 낮아, 일정 시간 이상 비워진 자리들이 공간을 차지하기에 “ 변동 좌석제 “ 를 적용하여, 이런 남는 공간을 활용하는 것이 적합합니다. 하지만, 디자인, 일반 행정업무와 같이 하루의 대부분을 자리에서 업무하는 직원들에게 “ 변동 좌석제 “ 를 적용한다면, 많은 서류와 컴퓨터를 매일 옮겨야 하고, 중요 서류의 분실이나, 기밀자료 등이 노출될 수 있는 위험이 있습니다.

또한, 개인 자리에 대한 인식이 지배적이었던 국내 업무환경에 갑작스레 자신들의 지정 좌석이 없어진다면, 많은 분들이 불편함과 불안함을 느낄 수 있습니다. 이러한 “ 변동 좌석제와 같은 새로운 스마트 오피스” 의 적용은 기업의 업무 형태에 대한 정확한 이해와, 전문가와의 상의를 거쳐 시범기간을 진행한 후 도입하는 것이 올바른 방법입니다. 일례로 국내의 많은 기업에서도 변동 좌석제를 시범 도입 후 효율적인 부서에는 지속 적용하고, 일부 성격이 맞지 않는 부서는 다시 회귀하는 경우가 있습니다.

• 스마트 오피스 = IT관련 기업의 오피스 ?

스마트 오피스로 대표되는 기업을 살펴보면 “ Google, Facebook, Dropbox, Microsoft ” 등 IT 관련 기업이 대부분입니다. 때문에, 컨설팅을 진행하다 보면 “ 우리는 IT기업이 아닌데, 스마트 오피스를 적용할 수 있냐? “ 라는 질문을 종종 듣게 됩니다.  

실제 IT기업의 경우, 새로운 기술에 조금 더 쉽게 접근하고, 창의적인 업무환경으로 인해 새로운 업무 형태 ( 변동 좌석제, 업무 성격을 겸하는 휴게공간 등 ) 를 받아들임에 있어 조금 더 유연한 것이 사실입니다. 그렇기에 “ 스마트 오피스 “ 는 IT기업에서 적용하는 것이라고 받아들일 수 있습니다. 하지만, 기업의 문화와 업무 형태를 파악해 알맞은 형태의 스마트 워크를 적용한다면, IT 이외의 업무 형태에서도 효율적으로 “ 스마트 오피스 “ 를 구축할 수 있습니다. 

 실제, Air bnb와 같은 숙박&여행 관련 업체, 유한킴벌리, 포스코건설 같은 다양한 업종의 회사에서 직원들의 쾌적한 업무환경 제공과 일의 능률을 높이기 위해 다양한 성격의 회의&휴게 공간 도입 등 “ 스마트 오피스 “ 를 구축하고 시행하고 있습니다.

업무환경이 변하고, 일하는 중심 세대가 변화하고 있습니다. “ 스마트 워크 / 스마트 오피스 “ 라는 단어로 정의되는 새로운 업무환경은 이제 선택이라기 보다 자연스레 받아들이고 변해가야 하는 시대의 흐름이라고 할 수 있습니다. 열정과 아이디어로 새로운 사업을 시작할 수 있지만, 그 새로움과 창의적인 생각을 유지하기 위해선 그에 걸맞은 업무환경이 필요합니다.  

우리는 편안한 가구와 따스한 컬러의 공간에 가면 편안함을 느끼고, 원색적인 컬러와 재미있는 형태의 인테리어가 있는 곳에서는 즐겁고 창의적인 느낌을 받게 됩니다. 이렇듯 공간이 인간의 심리와 감정에 미치는 영향은 무시할 수 없습니다. 시대는 빠르게 변하고, 새로운 세대가 받아들이는 업무환경은 이전과 많이 달라졌습니다.  

기업이 가진 문화와 업무 형태에 맞는 적합한 스마트 오피스에 대한 고민과 수용은 기업이 성장하는 긍정적인 변화를 이루어 낼 수 있을 것입니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru