2018년은 로켓펀치의 자율 근무 문화가 많은 도전을 받은 시기였다. 이런 상황들 때문이다.

1. 구성원이 15명까지 늘었다. 더는 작은 팀처럼 다 함께 회의하고 일하는 것이 불가능해졌다.
2. 큰 프로젝트가 동시에 두 개 이상 진행되기 시작하면서, 프로젝트 이슈 관리가 복잡해졌다.
3. 두 명 이상이 같은 업무를 수행하는 경우가 늘어나면서, 프로젝트 관련 문서나 파일 관리가 어려워졌다.

몇 번의 시행착오를 거쳐 우리가 가진 자율 근무 문화를 한 팀 이상의 조직 규모에서 잘 유지하는 방법을 찾았고, 우리와 비슷한 고민을 할 분들을 위해 그 결과를 공유한다.

(1) 프로젝트 관리 방식 개선 – 슬랙 채널, 스카이프 대화방, 트렐로 보드 분리

로켓펀치 팀은 보통의 커뮤니케이션은 슬랙 채널에서, 화상 회의는 스카이프에서, 이슈 관리는 트렐로에서 하는데, 그동안 이 도구들은 기능적으로 구분되어 있었다. 예를 들면 이런 식이다.

• 슬랙 – #development #design #product #business #general 등의 채널로 구성
• 스카이프 – product, business 등의 대화방으로 구성
• 트렐로 – Inbox, Bugs, Planning, Current Development 등의 보드로 구성 (참고 – How We Use Trello & Google Docs to Make UserVoice Better Every Day)

이런 방식은 작은 팀에서 프로젝트를 하나씩 진행할 때는 큰 문제가 없었다. 하지만 팀 규모가 커지고 동시에 여러 프로젝트가 진행되면서 커뮤니케이션이 매우 복잡해지는 결과를 초래했다. 슬랙의 #product 채널에 여러 이슈에 대한 대화가 오가면서 중요한 내용을 놓치게 된다던가, 스카이프 대화방에서 작은 회의가 자주 열리면서 그 회의에 들어올 필요가 없는 사람이 업무에 방해를 받게 된다건가, 트렐로 보드 하나에 이슈가 너무 많아져서 아무도 관리하지 않는 카드가 많아지는 상태 등…

몇 번의 시도와 조정을 통해 우리는 각 관리 도구들을 좀 더 세부적으로 나누면 좋다는 것을 발견하고 이렇게 조정했다.

1) 슬랙

• 포괄적인 목적을 가지고 영속적으로 존재하는 채널 외에 프로젝트 단위로 구분되고 프로젝트가 끝나면 닫히는 프로젝트 채널을 만든다
• 외부 서비스와 연동된 알림 메시지는 별도의 채널을 나누고 prefix로 정렬한다. 

2) 스카이프

• 슬랙의 프로젝트 채널과 매칭되는 대화방을 만들어서 프로젝트 관련 회의는 각 대화방에서 진행한다.

3) 트렐로

• 가장 많은 이슈가 쌓여 관리가 안 되던 Planning 보드를 프로젝트 단위로 쪼개서 이슈를 관리한다.
• Planning 보드 이슈를 실제 작업을 하는 Current Development 보드로 옮길 때는 라벨을 사용해서 진행 중인 프로젝트를 구분한다.
• Current Development 보드에서 어떤 이슈가 현재 기획 단계인지, 디자인 단계인지, 개발 단계인지 구분할 수 있도록 리스트를 세분화한다.

(2) 프로토타이핑 방식 개선 – 인비전 프리핸드 활용

구성원들이 같은 물리적 공간에 모여서 일하지 않기 때문에 발생하는 가장 어려운 일은 아무래도 ‘UX 아이디어 회의’다. 같은 공간에 있다면, 종이나 화이트보드에 슥슥 그려서 이야기 할 수 있는 내용을 화상 회의를 시작해야 하니까 말이다. 또 화상 회의를 한다고 해도, 인비전에 업로드된 이미지들을 보고 이야기 하면서 각자가 코멘트를 남기는 방식은 정말 비효율적이었다.

몇번의 대안 탐색 끝에 우리가 발견한 훌륭한 방식은 인비전 프리핸드를 활용하는 것이다. 인비전 프리핸드는 일종의 거대한 온라인 화이트 보드를 회의 참여자들이 공유하는 기능인데, 우리는 이렇게 사용하고 있다.

1. 스케치로 제작된 이미지를 인비전 프리핸드에 적절히 배치하고, 공유 링크를 생성하여 화상 회의 참여자들에게 전달
2. 회의 참여자들이 화이트보드를 쓰는 것처럼 자유롭게 그림이나 코멘트를 남기면서 회의 진행
3. 아이디어가 결정되면 최종 디자인 버전을 제플린에 업로드

(3) 사내 커뮤니케이션 개선 – 업무 내용 외 이야기를 할 수 있는 슬랙 채널 개설

회사 내에서 팀원들 간에 오가는 업무 외 커뮤니케이션은, 업무 커뮤니케이션 못지않게 중요하다. 서로가 어떤 사람인지 잘 알고 있다면 업무를 진행하는 데 있어서 큰 도움이 되기 때문이다. 많은 회사들이 회식이나 각종 팀별 활동 프로그램을 만들어 구성원들이 개인적으로도 가까워지길 기대하는 것도 그 이유다.

물리적인 공간을 공유하지 않는 팀의 가장 큰 단점은 그렇게 업무 외적으로 팀원들을 이해할 기회가 거의 없다는 것이다. 사실 2018년 3월경 도쿄의 게스트 하우스를 빌려 몇몇 팀원들과 함께 일주일 정도 같이 일하며 지낸 적이 있었는데, 모든 팀원이 그 경험이 서로를 이해하는 데 큰 도움이 되었다고 했다.

하지만 그 목적을 위해 의도적으로 물리적 접점을 늘리는 것은 우리가 추구하는 기업 문화와 맞지 않는 것이었기에 다른 대안을 고민할 수밖에 없었다. 그 결과물로 우리가 만든 것이 업무와 전혀 상관없는 이야기를 나눌 수 있는 이런 채널들이다.

#fun 채널에서 가장 많이 올라오는 주제는, 많은 수의 팀원들이 고양이를 길러서 그런지, 고양이 관련 내용이다. 예를 들면 이런 것…

(4) 프로젝트 결과물 관리 방식 개선 – Abstract 도입, Notion 도입

디자인 결과물을 잘 관리하고 기획 정책서를 일관되게 유지할 필요성이 커졌다. 디자인 파일이나 정책 문서는 프로그래밍 코드와 달리 사람이 어느 정도는 적당히 관리할 수 있다는 이유 때문인지 대중화된 좋은 관리 도구가 아직 없는 것 같다.

이를 해결하기 위해 우리는 다양한 관리 도구를 검토했고, 스케치 파일 버전 관리 도구로 Abstract를, 프로젝트 정책서 정리 도구로 Notion을 각각 선택했다.

1) Abstract : https://www.goabstract.com/

• Github이나 Github에 연동되는 Kactus 처럼 복잡하지 않고, 파일이 클라우드에 자동으로 동기화되어 변경 사항을 업/다운로드(Push/Pull) 할 필요가 없음
• 원격 근무의 특성상 원래는 확인하기 힘들었던 서로의 작업 과정을 브랜치와 커밋 덕분에 보다 쉽게 확인 가능 (디자인팀 내에서뿐만 아니라 나머지 구성원들도 디자인 파일의 작업 과정 확인 가능)
• 브랜치, 커밋, 병합 충돌을 코드가 아닌 시각적인 기능으로 처리하여 디자이너도 쉽게 사용 가능

2) Notion : https://www.notion.so/

• 다양한 환경을 지원하고, 공유도 간편함
• 트리 구조의 문서 정리 및 검색
• 데이터베이스 등 다양한 문서 포맷 제공

(5) 그리고 아직 해결되지 않은 화상 회의 소프트웨어의 문제

한 해 동안 많은 개선을 이루었지만, 여전히 해결되지 않은 큰 문제는 화상 회의 소프트웨어다. 현재 스카이프를 쓰고 있고, 다른 소프트웨어도 여러 개 테스트를 해봤지만, 10명이 넘는 사람들이 한 번에 회의에 참여해서 영상과 화면을 공유하면 각자의 컴퓨터가 심각하게 느려지는 현상은 어쩔 수가 없다. 고육지책으로 스마트폰과 컴퓨터로 동시에 화상 회의에 참여해서 음성과 영상 공유는 스마트폰으로, 화면 공유는 컴퓨터로 하는 방식도 사용하고 있지만, 여전히 썩 만족스러운 상황은 아니다. 앞으로 우리처럼 서로 떨어진 다수의 사람이 회의하는 일이 늘어날 것 같은데, 어쩌면 이런 불편이 또 하나의 사업 기회가 될지도 모르겠다는 생각을 한다.

<함께보기>

• 새 시대의 ‘일과 삶의 균형에 대하여’
• 로켓펀치의 자율 근무 문화 (2017년)