안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.
많은 이들이 4차 산업이나, 변화하는 사회에 대한 오피스 문화를 말하다 보면, “ 스마트 오피스 “를 자연스레 떠올리고, 스마트 오피스는 “ 유연하고 소통이 잘 이루어지는 인테리어” 가 기본이 되어야 한다고 말합니다. 그런데 여기서 말하는 유연하고 소통이 잘 이루어지는 인테리어란 무엇일까요?
우선 가장 먼저 생각해 볼 수 있는 사무환경은 스마트 오피스 인테리어의 대표주자라 할 수 있는 “ 구글 “ 과 “ 페이스북 “ 일 것입니다. 두 회사의 사무환경은 자신이 원하는 공간에서 시간과 공간에 제약없이 유연하게 일하고, 다양한 공간속에서 우연히 만난 팀원들과의 대화는 원활한 소통이 이루어질 수 있도록 구성하고 있습니다. 이전의 사무환경 글에서도 언급했듯이 확실히 이 공간은 일에 집중 가능하고 활발한 의사소통이 이루어져 새로운 아이디어가 필요한 “ 구글 “ 과 “ 페이스북 ‘에는 최고의 공간이었습니다.
두 기업의 성공으로 인해, 국내의 많은 기업들은 그 안의 본질적인 문제점은 파악하지 않은 채 막혀있던 파티션을 치우고 열린 사무실을 표방하는 곳도 많아졌습니다. 하지만, 여전히 수직적인 조직문화와 출력된 문서 기반의 업무환경으로 많은 기업에서 오히려 일에 생산력을 떨어뜨리는 부작용이 발생하게 되었습니다. 그렇다면, 각 기업에 맞는 유연함과 소통이 발생하려면 어떻게 해야 할까요?
기업의 조직 문화를 파악하자.
만약 회사가 가지고 있는 기업문화가 해외의 사례와 같이 수평적인 문화가 아닌, 기존의 수직적인 관계라면 공간을 모두 열기보단, 각 계급에 맞는 공간을 구획하고 그에 합당한 가구로 체계를 잡아주는 것이 좋습니다. 수직적인 조직에게 수평적인 가구와 공간은 오히려 서로의 존재 자체가 부담스러울 수 있고, 업무에 질을 떨어뜨릴 수 있습니다.
다만, 예전처럼 높게 구획되어 있던 파티션보다는 자신의 자리에 착석하였을 때, 눈높이로 시선을 가릴 수 있는 1100에서 1200 (mm) 정도의 가림막을 설치해 주는 것이 좋습니다.
만약 새롭게 시작하는 스타트업으로 모든 구성원이 유사한 나이와 생각을 지닌 수평적인 관계라면, 카페 공간과 같이 막힘없이 열린 공간에, 어느 공간에서나 일할 수 있는 선택적인 오피스를 도입해 보는 것이 가능합니다.
IT기반이 갖추어져 있는지 확인해 보자.
많은 회사에서 “ 변동좌석제 “를 도입하며, 가장 많은 불편을 겪는 점은 자신의 자리가 부재함에 따라 서류 및 자신의 물품을 이동하고, 보관하는데 어려움을 겪는다는 것입니다. 이는 몇 해 전부터 많은 기업에서 시행하는 “ 페이퍼 리스 “ 가 정착되지 않거나, 클라우드 기반의 IT 기반이 조성되어 있지 않아, 자신의 짐들을 가지고 다녀야 하기 때문인데요.
만약 클라우드 망이 갖추어져 있고, 태블릿이나 노트북을 통해 업무가 충분히 이루어질 수 있는 문화가 있다면 “ 마이크로소프트 “ 와 같이 회사의 어느 공간에서도 업무를 진행할 수 있는 유연한 공간을 창출할 수 있습니다.
디자인이나 코딩과 같이 듀얼 모니터나 큰 화면을 사용해야 하는 경우, 공용 모니터를 배치하고, 자신의 노트북으로 연결하여 사용할 수 있는 공용 자리를 마련해 두어 변동좌석이 가능한 사무실을 구성할 수 있습니다.
하지만, 이러한 변동좌석이 잘 정착되기 위해서는 구성원 각자가 자신의 일에 책임감을 갖고, 팀원들과 정해진 회의 시간 및 마감시간을 준수가 기반이 되어야 합니다.
업무를 수행하는 사무환경을 확인해 보자.
사무환경에 대한 공간 컨설팅을 진행하다 보면, 많은 분들이 “ 스마트 오피스 “ 도입하고 싶어 하지만, 인테리어 공간의 변화나 그에 맞는 가구를 배치하는 것에는 인색한 것을 볼 수 있습니다. 단순히 지금 있는 공간 안에서 변동좌석제를 도입하겠다는 것인데요.
물론 영업직이나 연구직과 같이 지정 좌석에서 오랜 시간 근무하지 않는 직군들이 있는 사무실이었다면, “ 변동 좌석제 “ 의 도입만으로도 공간의 절약 및 사무환경 개선 등의 긍정적인 면이 발생할 수 있습니다.
하지만, 오랜 시간 자리에서 근무하는 직원들이 대다수인 경우, 그들의 업무 스타일과 협의 빈도 등을 구성하여 인테리어 환경 및 업무에 적합한 가구를 구비하는 것이 좋습니다.
사무환경은 직원들의 회사에 대한 만족도와 생산성을 향상시키는 “ 공간 복지 “ 의 하나로서 공간이 사람에게 미치는 영향력을 생각하였을 땐, 공간에 대한 투자는 유연한 스마트 오피스를 구성하는 데 필요한 요소입니다.
상담을 하다 보면 “ 스마트 오피스 “를 한 문장으로 요약해 달라고 하시는 분이 계십니다. 이때에는 “ IT와 인테리어, 문화가 조화를 이루어 스마트하게 일하는 오피스 “라고 말씀드리는데요. 사실 각 기업의 문화가 다르고 일하는 방식이 다른 상황에서 그들이 가장 일을 잘 할 수 있도록 환경을 구성해 주는 것이기에 한 문장으로 요약하기도, 어느 한 요소를 도입해 바로 결과를 창출하기도 어려운 점이 있습니다.
직원들의 생산성을 높이고, 만족도를 높이는 “ 스마트 오피스 “를 구성함은 더 이상 선택사항이 아닙니다. 전문가와의 상담으로 자신들의 공간에 적합한 환경을 바로 알고 유연하고 소통이 잘 어우러지는 공간을 창출해 보시기 바라니다.
[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru
[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru
2. 기간제 근로자와 근로계약서