[사무환경 가이드] 스타트업에 적합한 “평평한 사무실”

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

업무를 진행함에 있어, 가장 오랜 시간 머무르는 공간은 아마 업무공간 일 것입니다. 업무공간은 각 회사의 문화와 특성에 따라 독립적인 구조를 형성하기도 하고, 열린 회의실과 같은 배치를 형성하기도 합니다. 그럼, 많지 않은 인원이 다양한 분야에서 소통하며 회사를 성장시키는 스타트업 “에 적합한 업무공간은 무엇일까요?

  • 업무 공간의 변화

시대가 변하고 IT에 익숙한 밀레니얼 세대 가 사회구성원의 주축을 이루며, 회사의 업무 형태와 사무환경은 많은 변화를 겪고 있습니다. 이전의 업무공간이 직급을 나누어 실을 형성하고, 그 안의 사무가구의 사양을 달리하여 자리를 확인하는 것만으로도 그 사람의 직급을 알 수 있는 환경이었다면, 현 사무환경은 실의 구획을 줄이고, 팀장과 팀원에게 동일한 가구를 지급해 이동 및 조직 변경에 유연하게 대처할 수 있는 유니버설 플랜을 적용하고 있습니다. 제한된 공간을 효율적으로 활용하며, 원활한 의사소통을 방해하던 수직적인 분위기를 벗어나, 다양한 소통과 협업이 발생하는 평평한 업무공간으로 변화한 것인데요.

  •  스타트업에 적합한 업무공간

기존 기업에 비해 팀원들 간의 협업과 소통이 필요한 스타트업 의 경우, 업무공간은 수시로 발생하는 회의와 협업을 수행할 수 있도록 계획되어야 합니다. 장시간의 집중이 필요한 회의나 브레인스토밍과 같은 회의에는 어울리지 않지만, 모니터나 IT 기기를 활용하여 간단하게 발생하는 회의에 대응함으로써 시간과 공간을 효율적으로 활용할 수 있습니다.

또한, 공간의 제약으로 별도의 회의공간을 계획하기 힘들다면, 이동형 모니터와 유연하게 기능을 수행하는 가구들을 배치하여, 공간의 활용도를 높이는 것이 현명합니다. 또한 구성원들의 자유로운 이동을 위해, IT 기기 활용이 용이한 IT 환경을 구성해 주는 것이 좋습니다.

 

이러한 평평한 업무공간을 형성하기 위해서는 우선 공간의 크기와 구성원들의 업무 관련도, 업무 특성을 반영하여 공간을 구성 하는 것이 좋습니다. 공간의 여유가 있다면, 서로 마주 보는 대향형 레이아웃보단 서로 등을 지고 개인 업무를 진행하는 배향형 레이아웃이 개인 작업이 많은 업무 환경에 적합합니다. 다만, 간단한 회의를 위해 자리에 이동형 스툴이나 의자 기능을 할 수 있는 서랍장을 구비함으로써 수시로 발생하는 회의에도 대응할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

개인 업무보다 구성원 간의 회의가 많고 수시로 소통하며 전략을 수립해야 하는 부서의 경우, 서로 마주 보는 대향형 레이아웃으로 계획 후 눈높이 정도를 가려주는 스크린 등을 활용해 열린 업무공간을 형성하는 것이 좋습니다. 고개를 들면 상대방과 바로 대화가 가능하고, 구성원들 간의 간단한 회의를 이동 없이 진행할 수 있어 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있습니다. 다만, 이러한 배치는 소음으로부터 취약하기 때문에 업무 특성을 확인 후 구성하는 것이 좋습니다.

회사의 비전과 가치, 방향성에 대해 그 어느 기업보다 많은 소통과 협업이 필요한 스타트업 “. 업무환경 또한 수직적인 기존 체계에서 벗어나 구성원 모두가 자유롭게 의견을 펼치고 소통할 수 있는 평평한 사무실 계획이 중요합니다. 이미 계획이 되어 있는 코워킹 공간의 사용도 좋지만, 개인 사무공간을 계획 중이라면 회사 특성에 맞는 정확한 사무환경을 전문가와 계획해 보는 것이 좋을 것 같습니다.

[사무환경 가이드] 협업이 잘 이루어지는 회사의 비밀은?

오피스 환경 전반의 컨설팅을 진행하다 보면, 직원들의 소통이 조금 더 원활하게 이루어지는 환경을 만들고 싶다 “라는 담당자님들의 의견을 많이 듣습니다. 실제로 최근 많은 기업들의 업무 형태를 보면 혼자 하는 일 “에서 여럿이 함께 하는 일 로 업무의 형태가 바뀌고 있고, 이런 협업의 필요성을 인지한 회사들은 협업이 강조되는 업무환경으로 환경을 꾸미고 있습니다 

그럼 이런 협업이 잘 이루어지는 사무환경이란 무엇일까요? 단순히 막혀있던 개인 자리의 파티션을 제거하고, 회의실을 만들어 주는 것일까요? 대부분의 기업에서는 기존의 업무공간 형태는 유지하며 회의실 몇 개만을 확보하는 것에서 그치기에, 공간이 마련되어 있음에도 잘 활용되지 못하고 직원들은 회의공간이 부족하다는 불편함을 호소하고 있습니다. 그럼 사무공간 내에서 원활한 협업이 이루어질 수 있도록 어떻게 협업 공간을 확보하는 것이 좋을까요?

 
  • 업무 형태에 맞는 회의실 크기를 계획하라

많은 기업에서 사무환경을 계획할 당시 자신들의 업무 형태를 고려하지 않고, 일반적인 사무환경에 배정되는 < 대회의실 / 중규모 이상의 회의실 > 등을 획일적으로 배치하는 경우가 많습니다. 실제로 공간의 구획이 줄고, 사무집기를 여러 곳에 배치할 필요가 없어 단기간에는 효율적이라고 보일 수 있습니다. 하지만, 이는 필요 이상의 크기에서 오는 부담감으로 대회의실의 사용은 줄고, 직원들의 협업을 방해하는 요소가 될 수 있습니다.

많은 기업들의 업무 형태를 보았을 시 4~8인 정도의 회의 규모가 가장 많습니다. 4~8인의 경우 그에 맞게 회의실을 작게 구획하는 것이 좋습니다. 16m^2 정도의 공간이면 인원이 필요한 가구와 미디어 장비를 설치하기에 충분한 크기입니다. 또한 2~3인의 소규모 회의가 많은 경우라면, 굳이 공간을 구획하기 보다 테이블을 분리하는 것이 좋습니다. 쉽게 생각할 수 있는 휴게공간과 같은 오픈된 공간에서 여러 개의 테이블을 세팅하고 이동이 가능한 ” 독립형 디스플레이 거치대 “를 설치하여, 미디어 자료가 필요한 팀에서 자유롭게 활용 가능하고 다수의 회의를 진행할 수 있도록 고려하는 것이 좋습니다. 실제로 대부분의 회의가 30분 내외로 끝나는 점을 고려할 때 이런 작은 규모의 회의는 여러 팀의 회의를 대응할 수 있다는 점에서 사무공간을 효율적으로 활용할 수 있는 좋은 방법이 될 수 있습니다.

  •  IT 기기를 적극적으로 활용하라

최근 업무 형태를 분석하면, 자료를 출력하여 공유하던 방식보다 개인의 노트북이나 태블릿을 활용하여 화면에 자료를 공유하여 업무가 진행되는 경우가 많습니다. 그로 인해 간단한 회의는 자신의 자리에서 모니터를 보며 이루어지기도 하고, 회의실에서는 빔 프로젝터나, 무선으로 자료가 화면에 송신되는 장비를 사용하기도 합니다.

실제로 많은 오피스용 가구들이 이러한 요구 사항을 반영하여 < 배선 및 충전 기능이 내포 > 되어 있거나, 협업 솔루션을 위해 < 노트북 및 태블릿의 화면을 버튼 하나로 쉽게 전송 가능한 장비 > 그리고 < 모니터를 이동하며 사용할 수 있는 이동형 가구 > 등이 출시되고 있습니다. 회의의 준비 시간을 단축시키고, 유연하게 여러 공간에서 장비를 활용할 수 있다는 점에서 사무공간 어디에서는 협업이 이루어지고 공간을 효율적으로 활용하는 스마트한 업무 환경을 구성할 수 있습니다.

 

  • 휴게 공간을 적극 활용하라

사무공간의 크기가 충분하다면 ” 휴게공간 ” 과 ” 회의공간 ” 을 별도로 구획하는 것이 좋습니다. 하지만, 공간의 크기에 한계가 있다면 ” 휴게공간 ” 을 단순히 휴식을 취하는 공간에서 < 업무, 지식공유, 협업 > 등이 일어날 수 있는 < 소통이 일어나는 공간 >으로 계획하는 것이 좋습니다. 기본적인 탕비기구를 설치하고, 직원들이 휴식할 수 있는 공간으로 활용하지만, 테이블의 한편에 모니터를 설치하거나 ” 스탠드형 테이블 ” 을 곳곳에 두어 간단한 미팅이나 접객 공간으로 활용할 수 있도록 유도하는 것이 좋습니다.

실제로 많은 기업에서 업무공간 중간에 이러한 다기능의 공간을 설치하여 ” 캐주얼한 업무 미팅 ” 장소로 활용하고 있습니다. 또한 직원들이 조금 더 편안한 분위기에서 다양한 아이디어를 이끌어 낼 수 있는 < 아이디어 회의 > 공간으로도 많이 활용되고 있습니다.

사무환경을 구성하는 다양한 요소 중 < 협업공간 >에 대한 이야기를 해보았습니다. 단순히 회의가 일어나는 공간이라고만 생각할 수 있지만, 기업의 성향이 반영되어 있고, 원활한 협업을 진행할 수 있는 공간의 마련은 일의 능률과 생산성 향상에 큰 영향을 미칩니다. 편안한 환경에서 직원들은 만족감을 느끼고, 그러한 만족감은 창의적인 아이디어와 원활한 업무 진행으로 이어집니다. 단순히 공간만을 구획할 수도 있지만, 직원들의 업무환경 만족도 상승과 능률 상승을 고려해 협업 공간을 계획해 보는 것도 좋을 것 같습니다.