[사무환경 가이드] 작은 변화부터 시작하는 “스마트 오피스”

전자기기의 발달과 인터넷, 클라우드 서비스 등 실시간으로 정보 공유와 문서 열람이 가능해지면서 기업은 “ Paperless “ 즉, 종이가 없는 사무실을 만들려고 노력하고 있습니다. 이는 종이 사용량을 줄여 비품에 들어가는 비용을 줄이고, 문서를 보관하기 위해 할애하였던 창고 공간을 다른 용도로 사용할 수 있기 때문에 경제적으로 이익을 발생시킬 수 있습니다.

하지만, OA 공간을 통합시키는 더 큰 이유는 바로 “ 소통의 기회 “입니다. 많은 회사에 동선의 단축과 편의를 위해 다수의 프린터를 근무자들 가까운 곳에 배치하고 있는데요. 흩어져있는 OA 공간을 한 곳으로 통합한다면 같은 부서의 직원이 아니더라도 OA 공간에서 우연히 마주치는 기회가 발생하고, 이는 자연스레 소통을 할 수 있는 기회를 제공하게 됩니다.

단순히 인사하고 이야기 몇 마디 나누는 것이 “ 스마트 오피스 “ 와 무슨 연관이 있나?라는 의문이 드실 텐데요. 직원들이 서로 자연스럽게 소통하고, 언제 어디서나 편하게 대화할 수 있다면 이들은 업무공간에 한계를 두지 않고, 자신들의 아이디어를 누군가와 편하게 이야기할 수 있는 연습이 될 수 있고, 이러한 아이디어의 교류는 같은 부서의 직원들 안에서 한정적이던 아이디어의 한계를 좀 더 넓고 새로운 무언가를 해볼 수 있도록 할 것입니다.  때문에 이러한 소통의 시작은 “스마트 오피스 “를 형성하는 밑거름이라고 할 수 있습니다.

처음에 제시한 OA와 같은 맥락의 “ 탕비실의 위치를 조정하라. “입니다. 사실 지금까지의 국내 기업은 탕비실은 사무공간과 회의공간 등 주요 공간을 배치 후 자투리 공간에 배정하는 경우가 많았습니다. 또한 수전의 공유를 원활히 하기 위해 화장실 등의 건물의 코어 부분에 가까이 배치되는 경우가 많았습니다. 이로 인해 직원들은 탕비실이 편하기보단 사용하기 불편하고 빨리 커피만 타서 자리로 복귀해야 하는 공간이었습니다.

하지만, 커피를 마시며 휴식을 취할 수 있는 공간에서 생각하지 못했던 기발한 아이디어가 나오는 경우가 많은데요. 카페에서 잠시 쉬어갈 때 기발하고 엉뚱한 생각이 나오는 것을 생각해 보면 될 것 같습니다. 또한 업무라는 것은 꾸준히 집중만을 해서는 성과를 내기 힘들기 때문에, 적절한 집중과 이완이 조화를 이루어야 하는데요. 이러한 탕비실은 사무공간 안에서 이완을 할 수 있는 중요한 공간입니다.

그렇기 때문에, 탕비실은 구성원들의 업무공간에서 가깝고 많은 이들이 자연스럽게 접근할 수 있는 위치에 설정하는 것이 좋습니다. 사무실의 규모에 따라 위치 및 성격은 달라질 수 있지만, 휴식이라는 공간에 한정하지 않고, 간단한 회의와 소통이 발생하는 공간으로 인식한다면 조금 더 수월하게 “ 탕비실 “ 의 위치를 설정할 수 있을 것 같습니다.

개인 캐비닛을 도입해 보자

기존에 있는 사무공간은 한 번에 변하기에는 무리가 있습니다. 큰 비용이 들거나 다수의 부작용이 발생할 수 있는데요. 향후 사옥 이전이나 스마트오피스 도입을 고려하고 계신다면, 이러한 작은 부분부터 실천해 보시면 좋을 것 같습니다. 또한 정확한 기업 문화와 업무 스타일, 업무 형태 등을 전문가와 상담하여 기업에 적합한 제도를 도입하고 배치할 것을 추천드립니다.