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[사무환경 가이드] 인식의 변화로 시작하는 ” 스마트 오피스”

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

시대가 변화하고, IT 환경이 너무도 자연스러운 2017년도의 오피스는 디자인적으로 아름다워졌지만, 전체적인 구성과 아이디어는 이전의 사무실들과 큰 차이가 없는 게 사실입니다.

IT 기기의 변화나 디자인의 변화는 빠른데 왜 “ 사무환경 – 업무환경 “ 은 천천히 변하는 것일까요? 아마도 이러한 사무환경의 변화 속도에 영향을 미치는 요인 중에 하나는 공간을 관리하는 매니저들이 가지고 있는 생각 때문일 것입니다.

 

기본적으로 직원을 관리하는 입장에서 보는 좋은 사무환경은 몇 가지의 조건을 떠 올리게 하는데요.

  •  사무실에서 근무하는 것이 집이나 카페에서 근무하는 것보다 집중도가 높다.
  • 직원들은 어느 정도 통제와 감독을 지속적으로 필요하다.
  • 부서와 기능은 확실히 구분하고 공간에 적용한다.
  • 지위에 따른 가구와 공간의 차별은 필요하다.
  • 가정에서 일하기란 쉬운 것이 아니다.

등을 생각해 볼 수 있습니다. 많은 이들의 인식이 변하였고, 그것을 바꾸어 스마트한 오피스를 구성하는 이들도 많지만, 이러한 생각이 전제되어 있다 보니 혁신적인 변화를 이루어내기는 어려운 것이 사실입니다.

실제로 이러한 체계를 한 번에 모두 바꾼다면, 그곳에서 일하는 근무자들 또한 변화에 적응하지 못하고 혼란스러워할 것입니다. 그렇기 때문에 공간에 적용해 봄직한 작은 인식부터 꾸준히 변화 적용시켜주는 것이 좋습니다.

 

 직급간의 공간과 가구의 차이를 줄여라.

공간의 크기나 가구의 구성품 ( 추가 서랍장 및 책상의 크기 등 ) 은 직급이 아닌, 실제 업무의 특성과 서류, 회의 등에 따라 구분하는 것이 좋습니다. 직급이 낮고 회사의 주요 부서가 아니더라도, 모든 구성원은 회사의 발전을 위해 기여하고 있는 사람들입니다.

이들에게 동일한 공간과 가구 조건을 제시 ( 부서의 업무 특성에 맞는 가구 조합 ) 한다면, 그들은 스스로 회사에서 자신들이 존경받고 있다는 느낌과 함께 스스로 책임감을 가지고 회사 발전에 기꺼이 기여할 것입니다.

또한 동일한 크기의 공간을 제시할 때, 공간에서 느껴지는 위계질서를 무너뜨리고 직원 모두가 자유롭게 소통하며  다양한 아이디어를 시도해 볼 수 있을 것입니다. 세계적인 기업인 facebook 의 대표 Mark Zuckerberg는 직원들과 같은 책상과 같은 공간에서 일하며 꾸준히 소통하고 있다는 점을 봐도 위계를 무너뜨린 공간에서 나오는 다양한 소통을 알 수 있습니다.

한 번에 공간의 구성을 바꾸기 힘들 때는 국내 기업 중 스마트 오피스를 잘 구현하고 있는 “ 유한킴벌리 “ 와 같이, 임원실을 회의실의 기능을 추가하여 공간의 활용도를 높이는 방법도 생각해 볼 수 있습니다.

 

시간과 장소의 선택권을 제시하라.

“ 아침형 인간 “ , “ 올빼미형 인간 “이라는 단어가 있을 정도로, 사람들의 생활주기는 다양합니다. 어떤 사람은 아침 시간에 집중하고 일의 효율을 낼 수 있지만, 어떤 이는 오후 시간이나 저녁시간에 집중하여 일하는 사람이 있을 수 있습니다.

하지만, 일반적으로 국내의 업무환경은 오전 9시를 시작으로 오후 6시에 획일적으로 업무를 마치는 구조이기 때문에, 대부분의 사람들을 자신의 선호도보다는 회사에 맞추어 일하는 경우가 많습니다.

팀원 모두가 동시에 모여 회의를 진행하고, 교류해야 일이 진행되는 업무가 아니라면, 스마트 기기를 활용한 정보 공유와 메일, 그리고 전화 등을 통해 업무에 관한 내용은 소통이 가능합니다. 물론 이는 IT 망과 자료 공유를 할 수 있는 클라우드 망이 갖추어져 있어야 합니다. 하지만, 이런 선택권을 직원들에게 주는 것만으로도 가정이 있거나 자신의 신체 리듬에 따라 일의 능률에 많은 영향을 받는 이들에게는 최고의 업무 효율을 낼 수 있는 기회가 될 것입니다.

실제로 몇몇 기업들은 이미 정해진 날짜와 시간의 일부 회의를 제외하고는 직원들에게 근무시간과 장소에 대한 자유를 주는 경우가 많습니다. 어떤 이들은 주어진 시간만큼 일을 하지 않는다는 우려를 하지만, 이는 오히려 짧은 시간에 많은 일을 집중해서 일하고 잔여시간을 자신을 위해 투자할 수 있어 업무 효율 및 직원의 사기 증진에 많은 도움이 됩니다.

경계를 모호화 시켜라

업무 특성에 따라 부서를 나누는 것은 부서 간의 관계와 소통에 긍정적인 영향을 미치게 됩니다. 하지만, 이는 자신의 부서 이외의 사람들과는 소통의 단절을 형성하고 같은 회사임에도 일처리에 있어 마찰을 발생시키기도 합니다.

이에 부서 공간 배치 시 부서 간의 협의 빈도, 업무 동선 등을 고려하여 소통의 기회를 주는 것이 좋습니다. 가장 많은 협의가 이루어지는 부서는 근거리에 두고, 모든 부서가 원활히 소통할 수 있는 동선을 구성해주는 것이 좋습니다. 많은 인원으로 이러한 협의가 힘들다면, OA 나 휴게실 등을 공간의 중심에 두고, 우연한 만남과 아이디어 회의가 가능하도록 유도할 수 있습니다.

 

많은 분들이 “ 스마트 오피스 “에 관심을 두고, 시행하기를 원하고 있습니다. 하지만, 지금까지 너무도 당연시 되어왔던 인식들과 관습들은 한 번에 “ 스마트 오피스 “를 받아들이기 힘들어하고, 적용하더라도 다시 과거로 회기 하기 일쑤였습니다.

이런 시행착오를 줄이고, “ 스마트 오피스 “를 시행하고자 계획하고 있다면, 이러한 작은 인식의 변화부터 시작해 보는 것이 좋을 것 같습니다. 인식의 변화는 많은 비용을 들이지 않더라도 생활하는 이들의 자세의 변화로 이전의 사무실과는 전혀 다른 스마트한 공간을 창출함에 많은 도움이 될 것입니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무공간 가이드] 변화하는 사무공간, Smart Office 란?

스마트 오피스의 사전적 의미는 “ 회사에 출근하지 않고도 업무를 처리할 수 있도록 IT 시설을 구축해 놓은 집 근처의 사무실을 이르는 말 “입니다. 이는 본격적으로 스마트 워크가 이루어지기 이전의 정의된 용어로, 최근은 집 근처의 IT 시설이 구비된 사무실 이외에도 스마트워크를 구현할 수 있는 업무환경으로 그 범위가 확대 적용되어 사용되고 있습니다.
 
또한 스마트 오피스는 “ 시간과 장소의 제약 없이 네트워크상에서 “ 다양한 사람들과 함께 일할 수 있는 유연한 업무 방식을 나타내기도 합니다. 국내를 포함해 세계 곳곳에는 이미 “ Nomad : 노매드족 “이라는 자유롭고 창조적인 인간형을 지칭하는 말까지 나오고 있고, 대기업을 비롯 많은 스타트업에서도 자유롭고 창의적인 업무환경 제공을 위해 직원이 원하는 공간에서 업무를 할 수 있도록 지원하고 있습니다.
 
그럼, 이러한 스마트 오피스를 구성하는 요소들은 무엇인지 소개해 드리도록 하겠습니다. 

공간에서 이루어지는 ” Smart Office “

가장 쉽게 생각해 볼 수 있는 “ Smart Office “는 공간에서 이루어지는 다양한 배치 및 좌석을 생각할 수 있습니다. 이미 여러 번 소개되었던 “ 변동좌석제 “를 비롯하여 집 주변에서 업무를 처리할 수 있는 “ 스마트 워크센터 “, 가정에서 업무를 진행할 수 있는 “ 재택근무 “ 그리고 직원들의 필요 요소와 동선을 파악하여 제공되는 “ 맞춤형 오피스 “ 등을 들 수 있습니다.
 
이 중 국내에서 가장 활발하게 적용되고 있는 요소는 “ 재택 근무제 “  를 들 수 있습니다. “ 변동 좌석제 “ 의 경우, 컨설팅 및 연구업무 등 평균 재석률이 높지 않은 직군 위주로 적용되고 있습니다.
 
“ 맞춤형 오피스 “ 의 경우는 각 부서의 업무 특성과 업무협의 빈도를 파악해 자리 배치 및 그에 적합한 가구를 배치하고, 분위기는 딱딱한 사무실 분위기가 아닌 “ 홈 라이크 오피스 “라고 하여, 집과 같이 편안한 분위기로 형성하여 업무 효율을 높이고 있습니다.

 시간으로 이루어지는 ” Smart Office “

다음은 시간을 유연하게 사용하는 “ Smart Office “를 생각해 볼 수 있습니다. 일부 공기업과 대기업을 중심으로 이미 시행되고 있는 “ 탄력근무제 “는 대표적인 시간을 활용한 “ Smart Office “입니다. “ Flexible Time : 플렉시블 타임 “이라고도 하는 이 제도는 출퇴근 시간을 정하지 않고, 어느 정도의 자유를 부여해 근로자 스스로 시간을 유연하게 운영하는 것을 말합니다. 이는 출퇴근 시간의 집중을 방지하고, 사람에 따라 다양한 신체 리듬에 맞추어 효과적으로 일할 수 있어 긍정적으로 활용되고 있습니다.
 
“ 탄력 근무제 “ 이외에도, 시간을 활용한 “ Smart Office “는 “ 집중 근무제 “를 생각할 수 있습니다. 공통적으로 일정 시간대를 정해두고, 그 시간에는 업무 이외의 행위를 배제하는 것입니다. 방해하는 이 없이 일에 집중할 수 있어 집중을 요하는 직군에서는 환영할만한 환경입니다. 단, 전화 업무가 많고, 서로 협의를 통해 업무가 이루어지는 직군에는 적합하지 않아 업무 형태의 고려가 중요합니다.

 IT환경으로 이루어지는 ” Smart Office “

마지막으로 ICT (Information and Communications Technologies) 등으로 대표되는 IT 환경에 의한 “ Smart Office “를 들 수 있습니다. 최근 사무환경은 무선 통신망과 클라우드 서비스의 발달로 “ 빅데이터, 모바일, 웨어러블 “ 등 장소의 제약을 벗어난 다양한 업무 형태와 사물 인터넷 등의 활용이 많아지고 있습니다.
 
이러한 환경에 발맞추어 국내 기업들 ( Microsoft Office Korea 등 ) 은 회사는 물론 외부 어디에서나 회사 인트라넷망에 접속할 수 있고, 언제나 업무협의를 진행할 수 있는 시스템을 구축하고, 종이 대신 노트북과 태블릿 등을 활용해 사무실의 불필요한 면적을 줄여나가고 있습니다.
 
이러한 환경의 구축은 빠른 업무협의는 물론, 추가 공간 확보로 임대료 및 회사 운영자금 등에 많은 영향을 미치고 있습니다.
그 이외에도 결과 중심의 성과제 평가 및 다양한 업무 로테이션 등을 통한 구성원들의 능력을 높이는 스마트한 업무 환경 구축이 시도되고 있습니다. 이는 업무만을 행하던 단순한 오피스가 구성원들이 편안함을 느끼고 행복을 추구할 공간으로 인식이 변화하고, 이러한 인식 변화를 통해 자연스레 업무 효율 상승에 기여함을 인식한 기업들의 자연스러운 행보라고 할 수 있습니다.
 
이러한 다양한 Smart Office에서 가장 중요한 점 중에 하나는 자신들에게 적합한 형태의 사무환경 구축이라고 할 수 있습니다. 각 기업에 적합한 Smart Office에 대하여 전문가와 컨설팅 후, 구성원이 만족하고 가장 이상적으로 활용 가능한 “ Smart Office “ 구축해보시기 바랍니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru

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[사무환경 가이드] 스마트 오피스에 대한 오해

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

최근 “ 스마트 오피스 / 스마트 워크 “ 라는 단어를 종종 듣게 되실 겁니다. 단순히, “ 스마트 오피스 “ 라는 단어를 들었을 때 연관되어 떠오르는 사항은 “ IT 가 접목된 사무실, 변동 좌석제 “ 등이 보편적일 것입니다. 실제로, 사무환경에 대한 컨설팅을 진행하다 보면, 많은 분들이 “ 우리 사무실에도 스마트 오피스를 적용시켜 달라. 변동 좌석제가 가능한가? “ 라는 질문을 많이 해주시는데요. 많은 분들이 ” 변동 좌석제 ” 자체가 스마트 오피스라고 생각하시는 경우가 있습니다.   

확실히, “ 변동 좌석제 “ 는 부족한 사무공간을 효율적으로 활용하고, 불필요한 임대료 절감, 활발한 직원 간의 교류를 발생시키는 스마트 오피스의 한 부분입니다. 하지만, 이는 스마트 오피스의 극히 작은 일부분으로 그것을 스마트 오피스 전체라고 생각하기에는 무리가 있습니다.

  •  스마트 오피스 = 변동 좌석제 ?

많은 기업, 특히 한정된 자금으로 직원에게 훌륭한 사무환경을 제공해야 하는 “ 스타트업 “ 의 경우, 비용을 절감하며 효율적으로 공간을 활용하는 방안에 대해 많은 고민을 하실 겁니다. 다수의 사람이 자리를 공유하며, 공간을 절약하는 “ 변동 좌석제 “ 는 이러한 공간 활용을 고민하는 분들에게 매력적인 “ 스마트 오피스 “ 의 형태일 것입니다. 

하지만, “ 변동 좌석제 “ 의 경우, 재석률 ( 하루 동안 자리에 머무는 시간을 통계화 한 수치 ) 을 정확히 파악하고, 업무의 성격, 기업 문화에 대한 이해가 선행하지 않는다면 오히려 많은 부작용을 발생시킬 수 있는 업무 형태입니다. 외근 업무가 다수인 업무 형태에서는 재석률이 낮아, 일정 시간 이상 비워진 자리들이 공간을 차지하기에 “ 변동 좌석제 “ 를 적용하여, 이런 남는 공간을 활용하는 것이 적합합니다. 하지만, 디자인, 일반 행정업무와 같이 하루의 대부분을 자리에서 업무하는 직원들에게 “ 변동 좌석제 “ 를 적용한다면, 많은 서류와 컴퓨터를 매일 옮겨야 하고, 중요 서류의 분실이나, 기밀자료 등이 노출될 수 있는 위험이 있습니다.

또한, 개인 자리에 대한 인식이 지배적이었던 국내 업무환경에 갑작스레 자신들의 지정 좌석이 없어진다면, 많은 분들이 불편함과 불안함을 느낄 수 있습니다. 이러한 “ 변동 좌석제와 같은 새로운 스마트 오피스” 의 적용은 기업의 업무 형태에 대한 정확한 이해와, 전문가와의 상의를 거쳐 시범기간을 진행한 후 도입하는 것이 올바른 방법입니다. 일례로 국내의 많은 기업에서도 변동 좌석제를 시범 도입 후 효율적인 부서에는 지속 적용하고, 일부 성격이 맞지 않는 부서는 다시 회귀하는 경우가 있습니다.

  • 스마트 오피스 = IT관련 기업의 오피스 ?

스마트 오피스로 대표되는 기업을 살펴보면 “ Google, Facebook, Dropbox, Microsoft ” 등 IT 관련 기업이 대부분입니다. 때문에, 컨설팅을 진행하다 보면 “ 우리는 IT기업이 아닌데, 스마트 오피스를 적용할 수 있냐? “ 라는 질문을 종종 듣게 됩니다.  

실제 IT기업의 경우, 새로운 기술에 조금 더 쉽게 접근하고, 창의적인 업무환경으로 인해 새로운 업무 형태 ( 변동 좌석제, 업무 성격을 겸하는 휴게공간 등 ) 를 받아들임에 있어 조금 더 유연한 것이 사실입니다. 그렇기에 “ 스마트 오피스 “ 는 IT기업에서 적용하는 것이라고 받아들일 수 있습니다. 하지만, 기업의 문화와 업무 형태를 파악해 알맞은 형태의 스마트 워크를 적용한다면, IT 이외의 업무 형태에서도 효율적으로 “ 스마트 오피스 “ 를 구축할 수 있습니다. 

 실제, Air bnb와 같은 숙박&여행 관련 업체, 유한킴벌리, 포스코건설 같은 다양한 업종의 회사에서 직원들의 쾌적한 업무환경 제공과 일의 능률을 높이기 위해 다양한 성격의 회의&휴게 공간 도입 등 “ 스마트 오피스 “ 를 구축하고 시행하고 있습니다.

업무환경이 변하고, 일하는 중심 세대가 변화하고 있습니다. “ 스마트 워크 / 스마트 오피스 “ 라는 단어로 정의되는 새로운 업무환경은 이제 선택이라기 보다 자연스레 받아들이고 변해가야 하는 시대의 흐름이라고 할 수 있습니다. 열정과 아이디어로 새로운 사업을 시작할 수 있지만, 그 새로움과 창의적인 생각을 유지하기 위해선 그에 걸맞은 업무환경이 필요합니다.  

우리는 편안한 가구와 따스한 컬러의 공간에 가면 편안함을 느끼고, 원색적인 컬러와 재미있는 형태의 인테리어가 있는 곳에서는 즐겁고 창의적인 느낌을 받게 됩니다. 이렇듯 공간이 인간의 심리와 감정에 미치는 영향은 무시할 수 없습니다. 시대는 빠르게 변하고, 새로운 세대가 받아들이는 업무환경은 이전과 많이 달라졌습니다.  

기업이 가진 문화와 업무 형태에 맞는 적합한 스마트 오피스에 대한 고민과 수용은 기업이 성장하는 긍정적인 변화를 이루어 낼 수 있을 것입니다.

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru