스마트 오피스의 사전적 의미는 “ 회사에 출근하지 않고도 업무를 처리할 수 있도록 IT 시설을 구축해 놓은 집 근처의 사무실을 이르는 말 “입니다. 이는 본격적으로 스마트 워크가 이루어지기 이전의 정의된 용어로, 최근은 집 근처의 IT 시설이 구비된 사무실 이외에도 스마트워크를 구현할 수 있는 업무환경으로 그 범위가 확대 적용되어 사용되고 있습니다.
또한 스마트 오피스는 “ 시간과 장소의 제약 없이 네트워크상에서 “ 다양한 사람들과 함께 일할 수 있는 유연한 업무 방식을 나타내기도 합니다. 국내를 포함해 세계 곳곳에는 이미 “ Nomad : 노매드족 “이라는 자유롭고 창조적인 인간형을 지칭하는 말까지 나오고 있고, 대기업을 비롯 많은 스타트업에서도 자유롭고 창의적인 업무환경 제공을 위해 직원이 원하는 공간에서 업무를 할 수 있도록 지원하고 있습니다.
그럼, 이러한 스마트 오피스를 구성하는 요소들은 무엇인지 소개해 드리도록 하겠습니다.
공간에서 이루어지는 ” Smart Office “
가장 쉽게 생각해 볼 수 있는 “ Smart Office “는 공간에서 이루어지는 다양한 배치 및 좌석을 생각할 수 있습니다. 이미 여러 번 소개되었던 “ 변동좌석제 “를 비롯하여 집 주변에서 업무를 처리할 수 있는 “ 스마트 워크센터 “, 가정에서 업무를 진행할 수 있는 “ 재택근무 “ 그리고 직원들의 필요 요소와 동선을 파악하여 제공되는 “ 맞춤형 오피스 “ 등을 들 수 있습니다.
이 중 국내에서 가장 활발하게 적용되고 있는 요소는 “ 재택 근무제 “ 를 들 수 있습니다. “ 변동 좌석제 “ 의 경우, 컨설팅 및 연구업무 등 평균 재석률이 높지 않은 직군 위주로 적용되고 있습니다.
“ 맞춤형 오피스 “ 의 경우는 각 부서의 업무 특성과 업무협의 빈도를 파악해 자리 배치 및 그에 적합한 가구를 배치하고, 분위기는 딱딱한 사무실 분위기가 아닌 “ 홈 라이크 오피스 “라고 하여, 집과 같이 편안한 분위기로 형성하여 업무 효율을 높이고 있습니다.
시간으로 이루어지는 ” Smart Office “
“ 탄력 근무제 “ 이외에도, 시간을 활용한 “ Smart Office “는 “ 집중 근무제 “를 생각할 수 있습니다. 공통적으로 일정 시간대를 정해두고, 그 시간에는 업무 이외의 행위를 배제하는 것입니다. 방해하는 이 없이 일에 집중할 수 있어 집중을 요하는 직군에서는 환영할만한 환경입니다. 단, 전화 업무가 많고, 서로 협의를 통해 업무가 이루어지는 직군에는 적합하지 않아 업무 형태의 고려가 중요합니다.
IT환경으로 이루어지는 ” Smart Office “
이러한 환경에 발맞추어 국내 기업들 ( Microsoft Office Korea 등 ) 은 회사는 물론 외부 어디에서나 회사 인트라넷망에 접속할 수 있고, 언제나 업무협의를 진행할 수 있는 시스템을 구축하고, 종이 대신 노트북과 태블릿 등을 활용해 사무실의 불필요한 면적을 줄여나가고 있습니다.
이러한 환경의 구축은 빠른 업무협의는 물론, 추가 공간 확보로 임대료 및 회사 운영자금 등에 많은 영향을 미치고 있습니다.
그 이외에도 결과 중심의 성과제 평가 및 다양한 업무 로테이션 등을 통한 구성원들의 능력을 높이는 스마트한 업무 환경 구축이 시도되고 있습니다. 이는 업무만을 행하던 단순한 오피스가 구성원들이 편안함을 느끼고 행복을 추구할 공간으로 인식이 변화하고, 이러한 인식 변화를 통해 자연스레 업무 효율 상승에 기여함을 인식한 기업들의 자연스러운 행보라고 할 수 있습니다. 이러한 다양한 Smart Office에서 가장 중요한 점 중에 하나는 자신들에게 적합한 형태의 사무환경 구축이라고 할 수 있습니다. 각 기업에 적합한 Smart Office에 대하여 전문가와 컨설팅 후, 구성원이 만족하고 가장 이상적으로 활용 가능한 “ Smart Office “ 구축해보시기 바랍니다.
[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru
[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru