[법무 가이드] 주주총회 소집통지

안녕하세요. 정호석 변호사입니다.

매년 3월 중 주주총회를 개최하는 회사가 많아서인지 요즘 정기주주총회와 관련된 질문을 많이 받습니다. 질문을 하시는 분들 중, 전년도에 기관 투자자들로부터 처음 투자를 유치한 회사가 대다수입니다. 추측해 보건대, 지인들로 주주가 구성되어 있다 외부인이 주주가 되면서 정식으로 주주총회를 처음 개최하는 경우가 많아서 그런 것으로 보입니다.

이 경우 첫 주주총회를 개최하기에 앞서 투자자를 포함한 주주들에게 발송할 주주총회 소집통지서를 어떤 내용과 형식으로 작성해야 하는지에 대해 막막해 하시는 경우가 많습니다. 그래서 이번 글을 통해 주주총회 소집 통지와 관련한 내용을 알려드리고자 합니다.

우선 통지 대상에 대해 이야기하자면 의결권 없는 주주는 통지 대상이 아닙니다. 여기서 의결권 없는 주주란 의결권이 없는 주식을 보유한 주주 뿐 아니라, 특별 이해관계가 있어서 의결권이 배제되는 주주와 같이 의결권이 제한되는 주주까지 포함됩니다.

통지는 주주총회 개최일 2주 전에 해야 하는데(상법 제363조 제1항), 2주를 기산하는 기준점은 주주들이 소집통지서를 받은 날이 아니라 회사가 주주들에게 통지서를 발송한 날입니다. 즉, 2주 전에 통지서를 발송하면 기한 요건을 충족하는 것이고, 그 통지서가 2주 전에 도달해야 하는 것은 아닙니다.

또한 소집통지서를 전자메일로 통지해도 괜찮은 지에 대해 궁금해 하시는 분들이 많은데, 원칙적으로는 주주의 동의가 있는 경우가 아니라면 이메일로 통지를 해서는 안되고 실제 서면으로 통지를 해야 합니다(상법 제363조 제1항).

주주총회 소집통지서에는 1) 주주총회 일자 및 시간, 2) 주주총회 장소, 3) 주주총회 목적사항을 기재해야 합니다.

주주총회 소집장소는 정관에 특별한 규정이 없으면 본점 소재지 또는 이에 인접한 장소로 정해야 한다는 점을 유의해야 합니다(상법 제364조).

주주총회 목적사항은 주주총회에서 결의할 의안을 말하는데, 주주가 어떤 내용을 결의하는지 알 수 있을 정도로만 기재해도 충분합니다. 예를 들면, ‘2018 회계연도 감사 보수 승인의 건’, ‘2018 회계연도 재무제표 승인의 건’과 같은 정도로 기재하면 됩니다.

하지만 정관 변경이나 자본금 감소, 회사 합병과 같이 주주총회 특별 결의사항의 경우에는 위와 같이 간단하게 작성해서는 안 되며, 결의할 사항의 주된 내용까지 기재해야 한다는 점을 유의해야 합니다. 예를 들어 정관 변경을 한다면 아래와 같이 변경 전후의 내용까지 기재해야 합니다.

모쪼록 제 지식과 경험이 회사를 운영하는데 조금이나마 도움이 되어 회사를 우뚝 세우시길 기원합니다. 감사합니다.