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[사무환경 가이드] 스마트오피스 성공기업, 무엇이 다른가?

안녕하세요. 김준석 컨설턴트 입니다.

최근 국내 내로라하는 기업을 포함해, 중소기업 스타트업 등 다양한 분야에서 회사의 분위기 쇄신이나 업무 효율 증진을 이유로 “ 스마트 오피스 “를 도입하고 있습니다. 하지만 모든 일이 그렇듯 기존의 것에서 획기적으로 변화하는 것에는 부작용이 따라오기 마련입니다. 특히나 지정좌석제에 익숙하고 사무실에 머무는 시간이 길어, 자신의 자리를 꾸미기까지 하는 국내의 사정은 더할 텐데요. 지정 자리는 아니라지만, 변하지 않은 회사 업무방식이나 회의 수직적인 문화에서는 이러한 갑작스러운 변화는 오히려 업무 스타일을 파악하지 못한 불편만을 초래하게 됩니다.

실제 사무환경을 관리하고 개선해야 하는 기업의 총무나 구매팀에서도 윗선에서 내려온 “ 스마트 오피스 “ 구축에 대해 막막하다는 이야기를 많이 하시는데요. 표면적으로 가장 눈에 띄는 “ 자율 좌석제 “ 및 “ 높이 조절 책상 “ 그리고 가림막 없는 “ 오픈형 오피스 “ 등이 대부분의 기업에서 차용하는 “ 스마트 오피스 “의 모습입니다.

그럼 이러한 부작용을 줄이고 공간을 실제 사용하는 구성원들의 만족도를 높이려면 어떻게 해야 할까요? 국내에서도 “ 스마트 오피스 “로 대표되고, 꾸준히 유지하며 장점을 만들어가는 회사에서 그 단서를 찾아볼 수 있습니다.

 

마이크로소프트 코리아의 ” 기술력 “

기존 강남에 있던 사무실을 덕수궁 뷰가 보이는 위치로 옮기며, “ 마이크로소프트 코리아 “는 대대적인 사무실 변화에 들어갔습니다. 높았던 파티션을 낮추고, R&D 부서와 CSS 부서를 제외한 대부분의 자리를 자율좌석제로 변경하였으며, 시간의 구애를 받지 않고, 출퇴근 시간을 조율할 수 있도록 하였습니다. 이들 또한 처음 이러한 변화를 마주했을 때는 불편함과 익숙하지 않음에 많은 불만을 마주해야 했는데요. 놀랍게도 이러한 불만은 단시간에 해결되었습니다. 그 중심에는 마이크로소프트에서 개발하고 제공하고 있는 “ Pathway : 패스웨이 “라는 프로그램이 있었습니다. 그들은 팀원들이 떨어진 자리에서 근무를 하더라도 실시간으로 정보를 공유하고 의견 소통을 할 수 있도록 “ 클라우스 서비스인 윈도우 애저 와 스카이 드라이브 “를 제공하고 스카이프와 셰어포인트, 링크 (Lync) 그리고 소셜 서비스 야머(yammer)등을 활용하여 업무의 연속성과 효율적인 협업을 유도하였습니다.

많은 기업들이 이러한 인프라를 고려하지 않고, 기존의 전산망을 그대로 활용한 상태에서 좌석만을 자율좌석제로 변경하다 보니, 지정좌석제를 사용하던 때에 비해 이동의 불편함과 단점만이 부각이 된 것인데요. 실제자율좌석제를고민하고있는기업이라면영업직과같은특수한파트를제외하곤자신들의회사의이런서버와소프트웨어를우선확보하는것이좋습니다.

 

풀무원의 ” 기업문화 “

마이크로소프트 코리아만큼 국내에서 성공한 “ 스마트 오피스 “로 손꼽히는 회사가 있습니다. 바로 “ 풀무원 “인데요. 이들 또한 영업사원 태블릿 PC 지원 및 모바일 디바이스를 통한 스마트 워크 등 다양한 인프라를 확보했습니다. 하지만, 이들이 이렇게 성공적으로“ 스마트 오피스 “를 정착시킨 데에는 직원들을 먼저 생각한 회사의 변화가 있었습니다. 직급제의 폐지로 수직구조를 수평조직으로 바꾸고 양성평등을 위한 다양한 제도를 도입하였는데요.

이들의 가장 눈에 띄는 변화는 임원실의 다양한 활용이었습니다. 상대적으로 사무실에서 근무하는 시간이 적은 임원실은 불필요하게 크거나 많은 비용이 들어가기 일쑤였는데요. 이들은 과감히임원이 사용하지 않는 시간에는 구성원들이 “ 회의공간 “으로 활용할 수 있도록 공간을 변화시켰습니다. 사실 높은 위치에 있는 임원들에게는 자신의 공간을 공유한다는 것은, 쉬운 결정이 아니었을 텐데요. 회사의 변화를 위해 경연진부터 솔선수범하여 구성원들에게 많은 공감을 이끌어 내었다고 합니다. 또한 이들은 임신이나 육아 등으로 같은 업무환경에서는 육체적으로 정신적으로 피로한구성원들을 위해 신체 변화에 맞는 책상 ( 일반적인 일자형 책상이 아닌 배가 튀어나오더라도 충분히 편하게 사용할 수 있는 곡선형 책상을 도입 ) 을 도입하고, 높이 조절 데스크 및 동선 등을 분리함으로써 정신적으로 육체적으로 편안한 상태에서 업무를 진행할 수 있도록 하였습니다.

 

한국 전력의 ” 그린 오피스 “

스마트오피스로 변경 시에는 적응과 변화라는 불편함을 감수할만한 긍정적인 효과가 필요합니다. 위에 소개된 기업의 경우, 정신적, 신체적 만족감에서 오는 업무 효율 증진과 효율적인 협업 등을 생각해 볼 수 있을 텐데요. “ 한국전력 “의 스마트오피스 같은 경우 “ 경제적인 면 그리고 환경적인 면”에서 그 강점을 보이고 있습니다.

나주로 옮겨간 사옥은 직원들의 편의를 위해 다양한 인프라를 구축하고 자율좌석제로 인한 소통을 증진시킨 점은 위의 회사들과 유사합니다. 하지만, 회사의 특성에 맞게 그들은 전력 사용량을 줄이고 탄소 배출 감소 등에 기여하는 그린오피스를 함께 추구하였는데요. 사무실에서 전력을 많이 소비하는 “ PC 본체 “ 등을 대체하는 클라우드 기술을 적용하고, IoT 제어기술 등을 통해 사무실 내 OA 기기 및 조명의 전력 소모를 종전 대비 절반 이하로 줄였습니다. 또한 IoT 센서에 의해 에너지 사용량을 분석하고, 누전, 과열 개소 등을 즉시 파악해 불필요한 전력 낭비에도 대응할 수 있도록 하였습니다. 이는 업무 효율 증진 이외에도 전력 사용량을 줄이고 저탄소 그린오피스를 지향한다는 뚜렷한 목적이 있는 것으로 그들만의 스마트 오피스를 착실히 구현해 내고 있다고 할 수 있습니다.

위의 기업들은 같은 국내 기업이고 비슷한 시기에 스마트 오피스를 시작했지만, 꾸준히 성공적인 분위기를 유지하고 있습니다. 이는 외적인 것만을 추구하는 타 회사에 비해 확실히 “ 스마트오피스 “에 대한 구체적인 목표와 방향성을 설정하고 회사의 특성과 문화를 고려해 시행한 결과라 할 수 있는데요. 타 회사에서 진행하니 우리도 도입하자 식의 단편적인 생각보다 실제 공간을 사용하는 구성원들의 입장에서 생각하고 그들이 적응할 수 있는 기반을 마련하는 것이 먼저가 아닐까 생각됩니다.

만약 자신들의 업무환경에 “ 스마트 오피스 “를 구현하고자 한다면, 기업 문화와 상황, 목표를 정확히 파악 및 설정하여 장점으로 거듭날 수 있는 “ 스마트 오피스 “를 구현하시길 바랍니다.

 

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[작성자] 김준석 컨설턴트 / https://www.rocketpunch.com/@umesubaru

[출처] 공간 컨설팅 / http://blog.naver.com/umesubaru